肖千紅　唐國(guó)華

摘要：研究生學(xué)位檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，該文梳理了研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容，指出了研究生學(xué)位檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：研究生；學(xué)位檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044（2012）29-6907-02

近年來(lái)，特別是“十一五”期間，我國(guó)的研究生教育發(fā)展迅猛，各高等學(xué)校的研究生招生人數(shù)、學(xué)位授予人數(shù)都有了大幅度的增長(zhǎng)。研究生教育的快速發(fā)展，對(duì)于研究生教育管理各個(gè)方面的改革創(chuàng)新都有著極大的促進(jìn)作用。研究生的學(xué)位檔案是研究生學(xué)習(xí)、科研和實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記載和重要的歷史資料，研究生的學(xué)位檔案管理也是各高等學(xué)校的檔案管理工作重要的組成部分，隨著研究生教育規(guī)模的擴(kuò)大，加強(qiáng)對(duì)研究生的學(xué)位檔案的管理是一件十分重要和具有非?，F(xiàn)實(shí)意義的事情。

1 研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容

要做好研究生學(xué)位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容。以下按照研究生的培養(yǎng)過(guò)程依次列出研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容。

1）研究生招生管理方面。主要是各年度各種類別研究生的招生簡(jiǎn)章。其內(nèi)容包括招生專業(yè)目錄、導(dǎo)師名單、參考書目、招生人數(shù)等信息。這些信息從宏觀上表現(xiàn)出高校的研究生教育的發(fā)展。

2）研究生培養(yǎng)管理方面。主要包括研究生的個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃書、學(xué)籍卡、成績(jī)單、中期篩選考核表、科研登記表、學(xué)術(shù)報(bào)告登記表、實(shí)踐登記表等各種培養(yǎng)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的歷史記錄。這些表格能詳細(xì)的展示研究生的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程。

3）研究生學(xué)位管理方面。主要包括論文開題報(bào)告表、論文中期檢查情況表、論文盲審、評(píng)閱、答辯所產(chǎn)生的一系列表格以及論文終稿。這些表格詳細(xì)記錄了研究生學(xué)位論文的開展情況。

4）研究生德育管理方面。主要包括研究生的獎(jiǎng)懲材料、思想情況鑒定表、入黨申請(qǐng)書、個(gè)人思想情況匯報(bào)材料等。

2 目前研究生學(xué)位檔案管理所存在的問(wèn)題

1）研究生學(xué)位檔案的管理意識(shí)還比較薄弱

目前我國(guó)許多高校的研究生管理工作者對(duì)于檔案管理的意識(shí)還很薄弱，沒(méi)有加以重視，加之研究生管理的日常工作繁雜，對(duì)于研究生的學(xué)位檔案管理，缺少時(shí)間和精力，更加疏于管理。而且，學(xué)院的檔案管理人員大多都是兼職管理人員，對(duì)于檔案的管理知識(shí)缺乏，沒(méi)有良好的約束機(jī)制，責(zé)任心也不強(qiáng)。同時(shí)，部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作也不夠重視，更沒(méi)有把研究生的學(xué)位檔案管理工作列為重要的工作內(nèi)容來(lái)抓緊抓好。

2）研究生學(xué)位檔案的歸檔工作還不夠規(guī)范有序

由于研究生的學(xué)位檔案內(nèi)容繁多，加之各部門的檔案管理人員意識(shí)不夠強(qiáng)，最終收集到學(xué)校檔案館的學(xué)位檔案材料普遍存在著信息收集不全、案卷質(zhì)量不高、沒(méi)有按照歸檔要求規(guī)范等問(wèn)題。這不僅給學(xué)校檔案館的工作帶來(lái)極為不便，同時(shí)也給研究生個(gè)人以后的工作生活帶來(lái)隱患。

3）研究生學(xué)位檔案管理的信息化程度還極為低下

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)對(duì)人們的工作和生活產(chǎn)生著越來(lái)越重要的作用，它為人們的生活帶來(lái)了極大方便。而高校的檔案管理工作大部分仍處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主體的檔案管理階段，對(duì)于研究生學(xué)位檔案管理的信息化，許多高校還沒(méi)有條件也沒(méi)有引起足夠重視來(lái)進(jìn)行研究生學(xué)位檔案的信息化處理。研究生的學(xué)位檔案仍然沿用以前的手工操作的手段來(lái)完成學(xué)位檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用工作。

3 建立健全研究生學(xué)位檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制

研究生的學(xué)位檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，高校的檔案管理部門必須要建立健全一套長(zhǎng)效的管理機(jī)制，做到對(duì)研究生學(xué)位檔案的全面、系統(tǒng)、科學(xué)地管理和應(yīng)用。

1）增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

研究生個(gè)人以及各方面工作人員都要增強(qiáng)學(xué)位檔案的意識(shí)，做到認(rèn)真重視、嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待每一份研究生學(xué)位檔案。研究生個(gè)人要明白學(xué)位檔案與個(gè)人發(fā)展息息相關(guān)的重要性，認(rèn)真對(duì)待；研究生管理工作者以及檔案管理工作者都要提高工作積極性，及時(shí)做好研究生學(xué)位檔案的歸檔和整理工作。

養(yǎng)成良好的學(xué)位檔案意識(shí)是開展學(xué)位檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是學(xué)校珍貴的歷史資料，檔案的管理工作也是高校全局工作中重要的組成部分，學(xué)校應(yīng)高度重視，將檔案工作納入學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之中，并由學(xué)校一副校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分管和協(xié)調(diào)，以此可確保實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的改革、發(fā)展和穩(wěn)定的局面，要建立起一套檔案管理的規(guī)章制度，并做到嚴(yán)格執(zhí)行，切實(shí)有效地把握好學(xué)位檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

同時(shí)要完善人事制度，制定一套嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制，對(duì)各個(gè)單位的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間等作出明確的規(guī)定，并且定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高學(xué)校兼職檔案人員的檔案意識(shí)和工作能力，為廣泛而深入地利用好研究生的學(xué)位檔案奠定好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）理順管理體制，加強(qiáng)部門協(xié)作

研究生學(xué)位檔案的各個(gè)內(nèi)容來(lái)自于學(xué)校研究生各個(gè)管理部門，不僅有學(xué)校研究生管理各部門形成的歷史記錄，也有研究生所在學(xué)院在研究生培養(yǎng)過(guò)程中形成的大量材料。各部門之間要樹立良好的合作意識(shí)，加強(qiáng)部門協(xié)作，才能做好高校的研究生學(xué)位檔案工作。

首先，研究生所在學(xué)院是研究生培養(yǎng)管理的具體負(fù)責(zé)部門，研究生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程中，形成了大量的學(xué)習(xí)、生活、科研等第一手記錄材料，這些材料內(nèi)容繁多，各學(xué)院研究生管理人員應(yīng)切實(shí)做到認(rèn)真負(fù)責(zé)對(duì)待每一份研究生學(xué)位檔案，以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的姿態(tài)做好每一位研究生的學(xué)位檔案歸檔工作。

另外，學(xué)校研究生處（院）是研究生工作的行政主管部門，負(fù)責(zé)研究生的招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予等工作，研究生處（院）除了將自身工作中形成的檔案材料歸檔外，還需要對(duì)學(xué)院的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、篩選和統(tǒng)計(jì)等工作。

最后，學(xué)校檔案館要對(duì)全校的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和全局指導(dǎo)，并對(duì)各部門交送的研究生學(xué)位檔案材料進(jìn)行集中收集、專業(yè)整理和科學(xué)保管。

3）加強(qiáng)信息化管理，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，各個(gè)高校的數(shù)字校園建設(shè)也正如火如荼地展開，作為學(xué)校公共服務(wù)體系之一的檔案館， 也應(yīng)該將學(xué)位檔案管理工作從單一的紙質(zhì)材料管理發(fā)展成學(xué)位檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式。利用計(jì)算機(jī)等數(shù)字化手段，使工作人員從浩如煙秒的宗卷中解放出來(lái)，不僅可大大減輕工作人員的工作量，有效提高工作效率，同時(shí)也可利用現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)，提供網(wǎng)上檢索各種信息等服務(wù)，為研究生學(xué)位檔案的有效利用提供了保證。

因此，高校檔案館要積極進(jìn)行各種信息化技術(shù)設(shè)施的建設(shè)工作，加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)步伐。依托現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)別，進(jìn)行研究生學(xué)位檔案信息的書目數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建工作， 先實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的目錄式檢索功能，再逐步實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)檢索功能?？筛鶕?jù)利用者的需求對(duì)館藏研究生的學(xué)位檔案進(jìn)行回溯建庫(kù)，優(yōu)先對(duì)近十年的、學(xué)術(shù)價(jià)值高和利用率高的研究生學(xué)位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。開發(fā)利用好學(xué)位檔案信息資源， 是檔案館適應(yīng)高校現(xiàn)代化發(fā)展的一項(xiàng)大有可為的工作。

總之，高校的研究生學(xué)位檔案管理工作，既是各個(gè)研究生管理部門的總體工作中的一部分，也是高校檔案工作不可或缺的一部分，要做好研究生的學(xué)位檔案管理工作，離不來(lái)高校各部門之間的共同協(xié)作和努力。我們應(yīng)該做好研究生的學(xué)位檔案管理工作，促進(jìn)研究生教育的發(fā)展與創(chuàng)新。

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