葉玲

隨著信息化時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，基層醫(yī)院傳統(tǒng)的圖書、情報、檔案各自為政的分散化管理模式已日益暴露出弊端，改革勢在必行。要打破傳統(tǒng)圖書、情報、檔案部門管理界限，將圖書、情報、檔案管理合為一體，建立圖書情報檔案館，可以充分發(fā)掘、整合圖書、情報、檔案資源，為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)和管理工作提供更好的信息服務(wù)。本文就基層醫(yī)院開展圖書、情報、檔案一體化管理的優(yōu)勢與可行性進行分析與探討。

何為圖書、情報、檔案“一體化”管理

圖書、情報、檔案一體化管理是指將多個獨立的系統(tǒng)整合為一個整體的過程，一體化管理可以充分發(fā)掘和綜合利用圖書、情報、檔案信息資源，發(fā)揮系統(tǒng)整體的功能[1]。由于圖書、情報、檔案是相關(guān)學(xué)科，均屬于文獻范圍，所以其工作原理基本相同。三者的基本職能、工作目的和作用、工作性質(zhì)、工作程序等也基本相同。(1)三者基本職能都是進行知識信息的采購、儲存、加工、輸出和反饋；(2)工作目的和作用就是儲存、傳播科學(xué)文化知識，保證繼承和傳遞，為當(dāng)代社會政治、經(jīng)濟、科研提供科學(xué)信息，促進社會的發(fā)展。(3)三者工作程序都是對文獻信息進行搜集、加工、整理、保管和傳遞利用等，只是各有側(cè)重而已。根據(jù)目前的實際情況對圖書、情報、檔案一體化管理可以理解為： 一是指在特定范圍內(nèi)對機構(gòu)和資源進行整合，實現(xiàn)管理的一體化。二是指在特定范圍內(nèi)加強協(xié)調(diào)合作，進行資源信息的網(wǎng)上整合，實現(xiàn)信息服務(wù)的一體化。三是指在特定范圍建立一個專門的機構(gòu)負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，遵守統(tǒng)一的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，各有分工，相互協(xié)調(diào)，共同對社會提供完整的信息保障服務(wù)[2]。

基層醫(yī)院圖書、情報、檔案管理的現(xiàn)狀

管理方式分散單一 目前多數(shù)基層醫(yī)院圖書館、情報站、檔案室是三個不同的獨立部門。圖書館負(fù)責(zé)圖書保管與借閱，情報站負(fù)責(zé)信息的收集與分類，檔案室負(fù)責(zé)檔案的建立與保管。三個部門之間分工明確，相互之間缺乏交流，資源不能共享。如有的科室開展的科研項目課題比較多，為讓自己查閱檔案方便，不愿將檔案交檔案室集中統(tǒng)一管理； 有的是因書房緊張就將檔案分散到各科室自己保管。這種檔案的分頭管理和分散保管容易造成資料的流失。

管理手段落后 雖然多數(shù)基層醫(yī)院圖書館、情報站、檔案室都配備電腦并能上網(wǎng)，但在管理軟件的開發(fā)利用方面滯后，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和信息數(shù)據(jù)的傳送與交換意識較淡薄，手工管理依然占據(jù)著主導(dǎo)地位，可以說電腦只是充當(dāng)存儲資料的機器，而電腦的查詢和檢索功能沒有得到充分開發(fā)和利用。

專業(yè)人員團隊建設(shè)滯后 長期以來，基層醫(yī)院對圖書、情報、檔案管理重視不夠，從業(yè)人員有些是轉(zhuǎn)行，有些身兼多職，普遍缺乏專業(yè)知識，大多數(shù)人員未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)繼續(xù)教育。信息時代醫(yī)院要發(fā)展， 院領(lǐng)導(dǎo)需要及時了解國內(nèi)外的醫(yī)學(xué)發(fā)展新動態(tài)、新技術(shù)，以便進行宏觀決策； 醫(yī)務(wù)人員的臨床科研選題、科研計劃、成果鑒定、專利申報等，也必須有技術(shù)情報咨詢服務(wù)的支持。但由于缺乏專業(yè)的人才團隊，大多數(shù)基層醫(yī)院從業(yè)人員難以勝任這方面的工作。

實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的優(yōu)勢

優(yōu)化館藏資源，聯(lián)合開發(fā)信息 傳統(tǒng)基層醫(yī)院圖書、情報、檔案管理各立門戶，不通信息，不相往來，不僅浪費了許多信息資源，也存在提供信息上的重復(fù)和交叉現(xiàn)象。醫(yī)院各級管理和醫(yī)務(wù)人員希望提供的信息資料要及時、準(zhǔn)確、全面，而各自獨立的圖書、情報、檔案部門很難滿足醫(yī)務(wù)人員的要求。如果改變目前信息管理單一的傳統(tǒng)管理模式，將三者實行一體化管理，建立一個圖書情報檔案館，聯(lián)合開發(fā)館藏資源，可以進行信息的相互交流，有利于整合信息資源，優(yōu)勢互補，通過三者的橫向聯(lián)系和協(xié)調(diào)合作，統(tǒng)一信息管理系統(tǒng)，組建資源信息一體化門戶網(wǎng)站，形成實體資源分布式收藏，虛擬資源網(wǎng)上共享，在任一機構(gòu)里都能提供所有的信息服務(wù)體系，就能為臨床、科研和管理提供充足的信息資源。

綜合管理，提高信息的利用率 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的不斷發(fā)展，信息具有很強的時效性，圖書、情報、檔案的信息價值是隨時間延長而逐步衰減的，一體化管理使圖書、情報、檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就馬上在網(wǎng)上綜合利用，省略了傳統(tǒng)意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，避免信息資源在產(chǎn)生者那里無效保存所導(dǎo)致的浪費和信息價值的衰減，可確保信息價值最充分的利用。

一體化管理使圖書、情報、檔案信息實現(xiàn)信息互補和資源共享，實現(xiàn)信息檢索和查詢。根據(jù)基層醫(yī)院中心工作的需要，可編制多種檢索工具，如案卷目錄、專題目錄、分類目錄等，完善檢索工具體系，使檢索方法更便于利用者掌握； 還可建立開放目錄，利用者可根據(jù)需要自行查閱這部分目錄； 三是建立計算機檢索系統(tǒng)，保證準(zhǔn)確、快捷的查詢效果。

精簡機構(gòu)，提高工作效率 圖書、情報、檔案部門各自獨立，館藏重復(fù)，人員重疊，工作性質(zhì)單一，不利于醫(yī)院信息間的橫向交流，不利于資源共同開發(fā)利用，不能滿足醫(yī)院用戶對信息多方面、多層次的需求。采用一體化管理可使圖書、情報、檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力得到提升，具備了既專又兼和一崗多能的工作能力。圖書館員既可以了解掌握檔案管理和情報工作，檔案館員也可以擔(dān)負(fù)圖書管理工作，改變相互隔離，不通信息的工作氛圍，從而提高了工作效率，避免造成人力、物力、財力的浪費，同時也影響科學(xué)研究及現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。只有聯(lián)合開展綜合服務(wù)，充分利用圖書、情報、檔案信息資源，才能及時、準(zhǔn)確、全面地為醫(yī)院各項工作提供信息服務(wù)。

實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的措施

改革管理體制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展 目前受管理體制的制約，圖書、情報、檔案部門各自獨立、封閉，各系統(tǒng)間難以相互合作，基本上無橫向聯(lián)系，局限性極大。這種模式既束縛各自的發(fā)展，也不能適應(yīng)未來社會的發(fā)展。因此國家要通過各種政策、法規(guī)，協(xié)調(diào)和規(guī)范信息資源的合理配置，建立一個國家圖書、情報、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心[3]，鼓勵各圖書館、情報所、檔案館參與信息資源的共建共享，在宏觀上真正實現(xiàn)信息資源共建共享。

統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范一體化管理 圖書、情報、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作是信息一體化管理的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，綜合加工、信息檢索，信息一體化網(wǎng)絡(luò)管理的建立就無從談起。因此，在信息的著錄、標(biāo)引、分類、檢索以及計算機、通訊設(shè)備等通用性方面都應(yīng)進行標(biāo)準(zhǔn)化，從而形成一體化服務(wù)模式。一是分工合作，中心協(xié)調(diào)； 二是內(nèi)容特色化，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化； 三是網(wǎng)絡(luò)兼容通用，搭建共享平臺。實施圖書、情報、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，在考慮其特點、個性的同時，更要考慮一體化管理的共同性和實用性，這樣才有利于資源共享，有利于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理和建設(shè)，并形成一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺。

全面加強館員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng) 在掌握傳統(tǒng)服務(wù)技術(shù)的同時，館員要努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷提高網(wǎng)絡(luò)和計算機知識的應(yīng)用能力，掌握現(xiàn)代化信息服務(wù)的技能。要加強繼續(xù)教育，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。館員不僅要有系統(tǒng)的專業(yè)知識，對政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求。同時要激勵館員的創(chuàng)新精神，提高知識獲取和知識創(chuàng)新的能力，造就一批德才兼?zhèn)涞膱D書、情報、檔案館員，才能夠更好地實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的目標(biāo)，更好地滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理發(fā)展的需要。

綜上所述，圖書、情報、檔案一體化管理是基層醫(yī)院資源共享、優(yōu)勢互補的一種創(chuàng)新管理模式。只有實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理，才能為用戶提供有效的、多樣化、個性化的信息服務(wù)，以滿足用戶對信息資源的要求。信息時代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使圖書、情報、檔案三者有機地結(jié)合起來，采用一體化管理，是一種切實可行的管理方法，是實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，也是信息社會發(fā)展的必然趨勢。同時也是圖書、情報、檔案管理人員今后應(yīng)深入研究的課題。

1 秦元元.圖書情報檔案一體化管理創(chuàng)新機制構(gòu)建[J].蘭臺世界，2009(3):29-30

2 徐楚雄.圖書情報檔案一體化管理的理性思考[J].云南檔案，2009(11):62-64

3 孫曙明.信息資源共建共享與圖書情報檔案一體化管理的探討[J].檔案管理，2008(2):88