王藝楠，李 靜

（延安大學附屬醫(yī)院，陜西延安716000）

淺談醫(yī)院檔案管理工作

王藝楠，李 靜

（延安大學附屬醫(yī)院，陜西延安716000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、行政管理等活動中形成具有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像等，是制定工作計劃，領(lǐng)導決策的重要依據(jù)和可靠參考資料。包括病案、人事、基建、科研、設(shè)備、財務檔案等多個門類。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案管理工作，對于提高醫(yī)院管理水平具有十分重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題

就目前現(xiàn)實情況來看，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展普遍比較滯后，檔案管理混亂，與現(xiàn)代化醫(yī)院管理要求相距甚遠，其存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案意識淡薄

由于眾多社會原因，人們對檔案的重要性認識嚴重不足，這一現(xiàn)象在醫(yī)院管理中表現(xiàn)比較突出。工作人員對自己工作中產(chǎn)生的文件材料不能及時加以收集、歸檔，造成文件材料遺失。有時形成的文件材料不夠規(guī)范，給后期整理檔案帶來很大困難。特別是一些領(lǐng)導干部，只重視醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務，經(jīng)濟效益，缺乏對檔案工作重要性的認識，對檔案工作重視不夠，支持不力。

1.2 檔案管理機構(gòu)不全，監(jiān)管不力

目前絕大部分醫(yī)院都設(shè)有病案檔案室，但設(shè)置管理全院檔案的獨立檔案管理機構(gòu)很少，特別是一些較大醫(yī)院，科室工作部門多，更是缺乏一個龐大的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，就醫(yī)院檔案管理制度來講，也很不完善，一般醫(yī)院注重醫(yī)療制度的建立，很少建立一整套完善的檔案管理制度。檔案管理制度與規(guī)范是醫(yī)院檔案工作開展的保證與準則［1］，在醫(yī)院的常規(guī)考核和目標考核中，也沒有將檔案工作納入考核內(nèi)容。由于機構(gòu)的不健全，致使對檔案監(jiān)管不力，缺乏對各工作部門、各科室檔案管理的監(jiān)督、檢查。

1.3 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)差

從事醫(yī)院檔案管理人員的文化程度、專業(yè)知識參差不齊，真正掌握檔案專業(yè)知識的人員很少，特別是各工作部門、科室配備的檔案管理人員由于隨意性、流動性較大，其中對檔案管理有所了解的人很少，且存在知識結(jié)構(gòu)不合理，觀念老化的現(xiàn)象，特別是缺乏現(xiàn)代化檔案管理知識。檔案管理人員業(yè)務知識匱乏，嚴重制約檔案工作的順利開展。

1.4 檔案管理投入不足，管理手段落后

有些醫(yī)院由于經(jīng)費緊張等各種原因，對檔案管理投入嚴重不足，檔案整理、保管等基本要求得不到保證。裝具落后，設(shè)備陳舊，給檔案安全保管帶來嚴重后患。檔案手段嚴重落后，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用到醫(yī)院檔案管理中很少，絕大部分醫(yī)院檔案管理基本還停留在手工收集、檢索階段，致使檔案信息量少，工作效率低，不利于檔案的收集和開發(fā)利用。

2 做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 加強宣傳教育，提高檔案意識

要積極開展檔案宣傳教育工作，充分利用院報、墻報、網(wǎng)絡(luò)、會議等各種形式宣傳檔案工作，向職工介紹什么是檔案和檔案工作、檔案工作的職能和性質(zhì)，使全院每位職工都能充分認識到檔案工作的重要性。增強職工檔案意識，提高他們參與、支持檔案工作的自覺性和積極性，樹立起檔案工作人人有責的觀念。

2.2 加強領(lǐng)導，健全機構(gòu)

要全面加強對檔案工作的領(lǐng)導，院級領(lǐng)導分工中要有分管檔案工作的領(lǐng)導，要把檔案工作納入醫(yī)院全盤工作之中，做到有計劃、有安排、有部署。各部門、科室也要落實分管領(lǐng)導，形成層層有人負責，上下齊抓共管的良好局面。做好檔案工作責任落實，要把檔案工作納入各部門、科室目標責任中。加強檔案工作責任考核，一方面是要加強對分管領(lǐng)導的考核，另一方面是要加強對業(yè)務人員的考核。要大力形成檔案工作年初有安排，平時有監(jiān)管，年終有總結(jié)的工作機制。要建立健全檔案工作機構(gòu)。像延安大學附屬醫(yī)院這樣規(guī)模的醫(yī)院，要建立檔案管理中心，全面負責醫(yī)院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監(jiān)督、檢查、指導工作，要配備足夠的人員。各部門、科室應根據(jù)機構(gòu)大小、產(chǎn)生文件材料的多少配備專（兼）職檔案員，要建立院、科二級檔案管理機構(gòu)，使檔案工作有機構(gòu)、有人員，確保檔案工作健康、順利開展。

2.3 健全制度，規(guī)范管理

要根據(jù)《檔案法》及國家檔案局第8號令的要求，結(jié)合醫(yī)院實際，建立健全醫(yī)院檔案管理工作各項規(guī)章制度。制定出檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限表以及文件材料的收集，歸檔，檔案管理、利用、統(tǒng)計等制度。對分管檔案工作領(lǐng)導，各類檔案工作業(yè)務人員的職責，也應做出明確規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作步入制度化、規(guī)范化、標準化的發(fā)展軌道。

2.4 加大投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

要不斷加大對檔案管理的投入力度，提高檔案管理手段。在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)劃中，要充分考慮對檔案工作的投入。一是滿足檔案裝具基本要求，要建立檔案專用庫房，配備密集架、除濕機、空調(diào)、滅火器等基本設(shè)施，確保檔案安全，確保檔案工作順利開展；二是要充分利用現(xiàn)代化科學技術(shù)管理檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化動態(tài)管理、監(jiān)控［2］。要給檔案管理部門配備計算機、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，利用計算機對檔案進行編號、整理、存儲、檢索，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息量大，傳輸速度快的巨大優(yōu)勢，加強檔案信息化建設(shè)，共享檔案信息資源。

2.5 加強學習，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案學是一門學科，具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性［3］。首先，要加強政治理論學習。認真學習江澤民“三個代表”重要思想，以科學發(fā)展觀為指導，牢固樹立全心全意為人民服務思想，要發(fā)揚不怕吃苦精神，耐得住清貧，耐得住寂寞，干一行、愛一行，熱愛檔案事業(yè)。其次，要加強檔案業(yè)務知識學習。深入鉆研檔案管理、編纂、保護等業(yè)務知識，提高檔案業(yè)務水平，使自己真正成為檔案工作的行家里手。第三，要加強計算機等現(xiàn)代化知識學習，拓展知識結(jié)構(gòu)，開闊視野。掌握基本醫(yī)療知識，把檔案工作與醫(yī)療業(yè)務很好的結(jié)合起來，使檔案人員成為一專多能的“復合型人才”。第四，做好檔案業(yè)務人員培訓工作。醫(yī)院要將檔案工作人員培訓納入全院人才培訓計劃，要積極將檔案工作人員派出去，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修等渠道進行業(yè)務培訓，全面提高檔案工作人員的業(yè)務水平，為檔案工作的順利開展奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

［1］葛書文.加強醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2008，8（6）：140-141.

［2］潘習龍，徐莉，趙茜倩等.醫(yī)院改革——醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)［J］.中國醫(yī)院管理，2008，28（5）：1-2.

［3］林越陵.檔案學理論基礎(chǔ)［M］.呼和浩特，內(nèi)蒙古人民出版社，2001.107.

2012-01-20；責任編輯 趙菊梅］