每逢打印證書，總是感覺很煩瑣，一份一份地編輯打印總要花費很長時間。您是否想過找個快捷方便的方法，高效地完成工作呢？在這里，我將利用Word中的“郵件合并”功能批量打印證書的方法分享給大家，希望大家能從中獲得一些幫助。下面我就以打印“獲獎證書”為例，逐步講述“郵件合并”的操作方法。
　　第一步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源
　　數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，因為“郵件合并”實際上就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。本文以Excel工作表為例，文件名為“獲獎名單.xls”，里面有一個工作表“獲獎名單”，工作表里面有五條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這五條記錄按照指定的模板打印成獲獎證書。 如圖1所示。
　　第二步：準(zhǔn)備模板
　　模板文件是要輸出的界面模板，也就是最終打印的證書的大致形式。這里以Word文檔為例，新建Word 2010文檔，在文檔中輸入如圖2中的文字，保存文件并命名為“獲獎證書.doc”。
　　您的作品 在20Iz7fCRTkWLfhmYn1V/FBWP8muAroo5zHtzPJiT634rk=10年多媒體課件大賽中獲得 ，特發(fā)此證，以資鼓勵。
　　2010年7月
　　第三步：郵件合并
　　打開模板文件“獲獎證書.doc”，在Word 2010中，從“郵件”菜單中依次選擇“開始郵件合并”、“郵件合并分步向?qū)А?，打開郵件合并對話框。如圖3所示。
　　按照向?qū)崾?，選擇文檔類型“信函”，選擇開始文檔“使用當(dāng)前文檔”，選擇收件人“使用現(xiàn)有列表”，通過瀏覽找到數(shù)據(jù)源文檔“獲獎名單.xls”。下一步撰寫信函，將收件人信息添加到信函中，即將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方，然后單擊列表中的項目，將數(shù)據(jù)域插入到模板文檔中，完成信函撰寫之后預(yù)覽每個收件人的信函，即每條記錄的文檔打印頁面。完成之后的文檔如圖4所示。
　　《姓名》老師：
　　您的作品《作品名稱》在2010年多媒體課件大賽中獲得《獎次》，特發(fā)此證，以資鼓勵。
　　 市教育局
　　 2010年7月
　　到此，郵件合并的工作基本結(jié)束了，點擊工具欄上的“預(yù)覽結(jié)果”，可以預(yù)覽合并后的數(shù)據(jù)結(jié)果，點擊工具欄上的“完成并合并”下拉箭頭，選擇編輯單個文檔、打印文檔或者發(fā)送電子郵件，完成郵件合并。
　　如果打印成證書還要調(diào)整版式，根據(jù)證書尺寸調(diào)整頁邊距、行距等格式，調(diào)整好之后就可以批量打印了，幾十條甚至上百條記錄一會兒就能打印出來。另外，本文中使用的是Office 2010版，由于版本不同，“郵件合并”的按鈕在Word中的位置有所不同，不過大同小異，大家可以自己研究。Word的功能非常強大，我們要挖掘其潛在功能，充分利用這一文檔編輯工具。
　?。ㄗ髡邌挝唬荷綎|高唐縣特殊教育學(xué)校）