部門(mén)是整個(gè)企業(yè)構(gòu)成的重要單元，只有每個(gè)部門(mén)都能真正做到各司其職，完成自己的目標(biāo)，才能談到整個(gè)公司的戰(zhàn)略和遠(yuǎn)景。

進(jìn)入一個(gè)大型企業(yè)的中心辦公區(qū)，你會(huì)有怎樣的感受?忙碌，瘋狂的忙碌，電話鈴響個(gè)不停，主管走來(lái)走去，每隔幾個(gè)小時(shí)就有一場(chǎng)重要的會(huì)議。從周一到周五，每天到深夜都有人加班，做不完的PPT，改不完的各種報(bào)告。

不過(guò)很多人身在其中卻似乎并沒(méi)有發(fā)覺(jué)，這種表象的忙碌其實(shí)很多都是為了所謂的——“內(nèi)部溝通”。一個(gè)大公司內(nèi)每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)都有若干小部門(mén)，其中很多還是跨區(qū)域辦公，要讓公司高層的決策從一開(kāi)始就貫徹下來(lái)，面對(duì)外界環(huán)境的變化做到迅速反應(yīng)，都變得不那么容易，必須要層層匯報(bào)，互相討論，而最令主管頭疼的一點(diǎn)就在于各部門(mén)之間的扯皮。對(duì)自己職責(zé)的不同認(rèn)定，導(dǎo)致部門(mén)各自為政，可是在解決問(wèn)題時(shí)又需要互相協(xié)調(diào)，矛盾隨之產(chǎn)生。

如何改善這種窘境，如何讓每個(gè)部門(mén)都能厘清自己的職責(zé)?筆者認(rèn)為必須要讓每個(gè)部門(mén)都了解自己的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，并且能夠根據(jù)整個(gè)集團(tuán)的要求完成與其它部門(mén)的協(xié)作。也就是說(shuō)，除了整個(gè)集團(tuán)要有大戰(zhàn)略，每個(gè)部門(mén)也該有自己的年度小戰(zhàn)略，而做好這個(gè)小戰(zhàn)略，要注意哪些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，會(huì)有哪些常見(jiàn)的誤區(qū)，就成為我們此次討論的核心議題。

主管是設(shè)計(jì)師和架構(gòu)師

在現(xiàn)實(shí)中，公司的年度方針目標(biāo)確定之后，很多部門(mén)并沒(méi)有著手去做自己的部門(mén)計(jì)劃，而是在相關(guān)報(bào)告中照抄公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)，部門(mén)不清楚自己的定位是什么，也不知道如何與其它部門(mén)去對(duì)接。這樣一來(lái)，就會(huì)出現(xiàn)上文中的困境。

究其關(guān)鍵在于，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根本就不認(rèn)為制定部門(mén)的年度戰(zhàn)略是自己的事情，通常隨便找個(gè)文筆好的下屬寫(xiě)一些標(biāo)語(yǔ)式的口號(hào)應(yīng)付了事，正像—本關(guān)于職場(chǎng)的漫畫(huà)描述的那樣，主管是用嘴干活，累死累活是下面的事情，為未來(lái)著急是上面的事情。如此的結(jié)果是，每到年底匯報(bào)，部門(mén)主管會(huì)將業(yè)務(wù)成績(jī)沒(méi)有提升歸結(jié)為其它部門(mén)不給力，或者沒(méi)有得到高層的資源支持等等外界原因。

其實(shí)論及對(duì)部門(mén)業(yè)務(wù)的熟悉，以及與公司領(lǐng)導(dǎo)層的溝通頻率，中層干部是最具優(yōu)勢(shì)的群體，他們是連接企業(yè)上下之間最關(guān)鍵的橋梁，通常對(duì)外部環(huán)境能做出更靈活的反應(yīng)，這些都使得他們制定出的部門(mén)小戰(zhàn)略比較準(zhǔn)確也具可行性。

因此在具體運(yùn)作中，主管應(yīng)該深入淺出來(lái)制定戰(zhàn)略。深入就是要吃透上面的精神，將公司的戰(zhàn)略目標(biāo)切實(shí)轉(zhuǎn)化為部門(mén)的業(yè)績(jī)指標(biāo)，并且形成相應(yīng)的書(shū)面報(bào)告，然后通過(guò)與部門(mén)成員的詳細(xì)溝通和商談，制定出定量定時(shí)的計(jì)劃與目標(biāo)。所謂的淺出，就是要最終將目標(biāo)分解到每一個(gè)成員的頭上，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量，按照計(jì)劃一步步實(shí)施，并且通過(guò)及時(shí)反饋，隨時(shí)做出相應(yīng)的補(bǔ)救計(jì)劃，最終使得年度部門(mén)戰(zhàn)略得以實(shí)施。

特別需要強(qiáng)調(diào)的是，在整個(gè)戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中，主管的地位舉足輕重，不能幻想用嘴管理，而是要制定詳細(xì)的部門(mén)預(yù)算、部門(mén)資源投入計(jì)劃、戰(zhàn)略實(shí)施步驟，同時(shí)還要宴時(shí)總結(jié)反省整個(gè)戰(zhàn)略思路，組織成員討論，說(shuō)主管是整個(gè)部門(mén)戰(zhàn)略的設(shè)計(jì)師和架構(gòu)師并不為過(guò)。

找準(zhǔn)核心務(wù)落腳點(diǎn)

對(duì)于部門(mén)戰(zhàn)略來(lái)說(shuō)，無(wú)需解釋?zhuān)攸c(diǎn)當(dāng)然是核心業(yè)務(wù)，但有趣的是，許多部門(mén)戰(zhàn)略的錯(cuò)誤制定往往就是因?yàn)闆](méi)有找準(zhǔn)自己的核心業(yè)務(wù)落腳點(diǎn)，讓我們用一個(gè)具體的案例來(lái)進(jìn)行說(shuō)明。

一家公司的出口業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)澳洲市場(chǎng)訂單的接單、下單和跟蹤，公司在澳洲當(dāng)?shù)赝瑫r(shí)設(shè)置了市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)分支機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)氐臓I(yíng)銷(xiāo)公司會(huì)策劃每年澳洲展會(huì)的新產(chǎn)品，并轉(zhuǎn)給中國(guó)總公司的研發(fā)部門(mén)進(jìn)行研發(fā)、制作。展會(huì)上受到澳洲經(jīng)銷(xiāo)商和客戶青睞的產(chǎn)品會(huì)馬上得到明確的訂單或者意向訂單，營(yíng)銷(xiāo)公司就會(huì)把這些訂單發(fā)給總公司的出口業(yè)務(wù)部，再由出口業(yè)務(wù)部向客戶確認(rèn)訂單的單號(hào)、產(chǎn)品號(hào)，之后作為正式訂單發(fā)給制造部門(mén)，制造部門(mén)向研發(fā)部索要生產(chǎn)物料表，并向采購(gòu)部、物流部查詢材料存貨和提出采購(gòu)指令。這些都齊全后，進(jìn)行生產(chǎn)和出貨。

但是，令這家公司最為頭痛的問(wèn)題是交期延誤日益嚴(yán)重，此外還常常有意想不到的產(chǎn)品質(zhì)量投訴甚至退貨，出口業(yè)務(wù)部深受其苦，認(rèn)為都是研發(fā)、制造和采購(gòu)等環(huán)節(jié)所造成的，但研發(fā)和采購(gòu)、制造各部門(mén)也都有各自的理由，認(rèn)為出口業(yè)務(wù)部以及前端的澳洲營(yíng)銷(xiāo)公司才是問(wèn)題的根源。

盡管問(wèn)題已經(jīng)很突出，不過(guò)在出口業(yè)務(wù)部制定本部門(mén)的年度戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，卻似乎根本沒(méi)有改變的意思，依然照抄公司的澳洲市場(chǎng)部的銷(xiāo)售目標(biāo)，除了表示要降低質(zhì)量問(wèn)題和提前交期，它們并沒(méi)有提出實(shí)質(zhì)性的對(duì)策。

在它們眼中，公司目標(biāo)中的銷(xiāo)售額取決于澳洲營(yíng)銷(xiāo)公司的業(yè)績(jī)，而質(zhì)量、交期都是研發(fā)、工藝、制造部門(mén)的目標(biāo)。在談到自己部門(mén)應(yīng)該做的事情時(shí)，出口業(yè)務(wù)部的經(jīng)理說(shuō)，“我們就是個(gè)跟單部，客戶發(fā)過(guò)來(lái)的訂單我們整理了發(fā)給制造部門(mén)，它們?nèi)ドa(chǎn)，而生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題和交期，都不是我們能夠管得了的?！?/p>

坦率地說(shuō)，若真如此，出口業(yè)務(wù)部根本沒(méi)有存在的必要。不能認(rèn)識(shí)自己部門(mén)的職責(zé)和使命，正是這個(gè)部門(mén)無(wú)法發(fā)揮作用創(chuàng)造業(yè)績(jī)的根本原因。

在為展會(huì)策劃商品和制作展會(huì)樣品的過(guò)程中，我們可以發(fā)現(xiàn)澳洲營(yíng)銷(xiāo)公司與研發(fā)部溝通的過(guò)程并不順暢，一是因?yàn)榘闹逘I(yíng)銷(xiāo)公司的人不能長(zhǎng)期呆在總公司，與研發(fā)部的溝通不夠直接，加上語(yǔ)言差異導(dǎo)致研發(fā)部無(wú)法充分理解營(yíng)銷(xiāo)的視角和思路。而出口業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)人員既通曉英語(yǔ)又非常熟悉澳洲營(yíng)銷(xiāo)部對(duì)市場(chǎng)的思路和判斷。當(dāng)澳洲營(yíng)銷(xiāo)公司人員不在國(guó)內(nèi)時(shí)，就需要出口業(yè)務(wù)部代其對(duì)商品規(guī)格參數(shù)和直觀感受做出判斷，同時(shí)還可以保持雙方的持續(xù)溝通。其次，這些商品毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)成為展會(huì)后市場(chǎng)訂單的主力，出口業(yè)務(wù)部必須在制作過(guò)程中充分理解商品的特性、賣(mài)點(diǎn)和質(zhì)量方面的要求，對(duì)于后續(xù)接單生產(chǎn)尤為重要。尤其是當(dāng)澳洲營(yíng)銷(xiāo)公司的要求過(guò)于繁復(fù)，研發(fā)部即使趕工期也無(wú)法保證交期的情況下，就需要出口業(yè)務(wù)部代為判斷需要如何取舍，以去掉某些無(wú)關(guān)緊要的制造程序，保證出貨。

同樣，無(wú)論是新產(chǎn)品訂單還是成熟產(chǎn)品的訂單，出口業(yè)務(wù)部都要確認(rèn)訂單編號(hào)等信息的核準(zhǔn)，并發(fā)給下游的制造系統(tǒng)，包括制造(生產(chǎn)計(jì)劃部)、采購(gòu)、質(zhì)量管理、物流等，這個(gè)程序稱之為“下單”。接到訂單之后下單之前的流程是出口業(yè)務(wù)部的主要職責(zé)，如何將訂單信息準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)給后端制造系統(tǒng)，直接影響著質(zhì)量和交期。同時(shí)，對(duì)于市場(chǎng)質(zhì)量投訴，出口業(yè)務(wù)部及時(shí)對(duì)應(yīng)的同時(shí)，應(yīng)盡快將質(zhì)量投訴的信息準(zhǔn)確(意味著定量化、直觀化比如照片和檢查報(bào)告等)傳遞給制造系統(tǒng)，解決問(wèn)題的同時(shí)，避免同樣問(wèn)題在后續(xù)訂單中再次發(fā)生。對(duì)于交期延誤的訂單也是如此。

通過(guò)這個(gè)案例，我們可以明確地發(fā)現(xiàn)，為什么很多部門(mén)的管理和業(yè)績(jī)都很難提升，其實(shí)是由于目光過(guò)于狹窄，僅僅盯在自己部門(mén)里面，不能與公司整體的戰(zhàn)略結(jié)合在一起，同時(shí)在制定目標(biāo)時(shí)，僅僅照抄公司的目標(biāo)，沒(méi)有真正制定屬于自己部門(mén)的具體細(xì)分目標(biāo)，因此在實(shí)施過(guò)程中，當(dāng)然很難真正獲得改善。

細(xì)分是準(zhǔn)則

日本企業(yè)界曾流傳一個(gè)《小心防火》的小故事。各企業(yè)做好防火工作是頭等大事，社長(zhǎng)在公司會(huì)上反復(fù)強(qiáng)調(diào)一句話“小心防火”。廠長(zhǎng)回去向車(chē)間主任們也是反復(fù)強(qiáng)調(diào)同樣的話，“小心防火”，車(chē)間主任向組長(zhǎng)、組長(zhǎng)向班長(zhǎng)、班長(zhǎng)向一線工人同樣反復(fù)強(qiáng)調(diào)這句話，但是工廠還是著火了。原因在哪里?他們不重視嗎?不是。僅有小心防火這句話，是不足以讓員工懂得如何防火的。能夠達(dá)到防火目的的做法是，廠長(zhǎng)回到工廠召集車(chē)間主任開(kāi)會(huì)完善防火工作機(jī)制體制，以及進(jìn)行廠長(zhǎng)級(jí)的安全排查；車(chē)間主任帶領(lǐng)部門(mén)明確部門(mén)所轄區(qū)域的火災(zāi)隱患和對(duì)應(yīng)體制及防護(hù)設(shè)施；班組長(zhǎng)培訓(xùn)員工使用防火器具，定期進(jìn)行防火演練，讓員工熟悉何處放置何種防火器材，以及正確的使用方法。將每一級(jí)別應(yīng)該做的事情進(jìn)行定量化，如活動(dòng)的次數(shù)、器材數(shù)量、員工培訓(xùn)和演練次數(shù)、參訓(xùn)人數(shù)、達(dá)到目標(biāo)等，才能真正做到防范火災(zāi)。

這個(gè)例子同樣適用于公司方針目標(biāo)的分解和轉(zhuǎn)化。如同前面所說(shuō)的出口業(yè)務(wù)部的例子，出口業(yè)務(wù)部對(duì)保證交期或者改善交期方面的職責(zé)就是“如何減少漏單的數(shù)量、如何完整而正確傳遞訂單商品的信息”等，將這些設(shè)定定量化目標(biāo)并制定時(shí)間表，才具備實(shí)施的可能。

一年的業(yè)務(wù)和改善課題，要有一個(gè)總的計(jì)劃，稱為“大日程計(jì)劃”，它要細(xì)化到以月為單位的時(shí)間表，完整地把握一年中的所有事項(xiàng)在時(shí)間上的分布，有利于調(diào)整資源配置，比如人手的安排。每個(gè)月的計(jì)劃要細(xì)化到以天為單位的時(shí)間表，這個(gè)可以成為“中日程計(jì)劃”，如果使用甘特表，對(duì)于某一天要做的事情切記要明確日期，不要一條線從月頭到月尾。只有少數(shù)持續(xù)幾天的事項(xiàng)可以使用連續(xù)的線條。每天的工作都有很多事項(xiàng)，包括日常重復(fù)事項(xiàng)、改善事項(xiàng)、突發(fā)事項(xiàng)、臨時(shí)配合他人等這幾種類(lèi)型。因此，如果沒(méi)有明確的時(shí)間規(guī)劃，一天的時(shí)間很快就過(guò)去而一事無(wú)成，要完成該做的事隋只有加班。所以日計(jì)劃要細(xì)化到小時(shí)甚至更小的時(shí)間刻度，才有可能讓自己有條不紊。

責(zé)任編輯：鄧純雅