周曉芬

摘要：重大建設(shè)項目檔案管理工作是重大建設(shè)項目建設(shè)工程中不可或缺的一環(huán)，做好重大建設(shè)項目檔案管理工作，能有效滿足對于重大建設(shè)項目竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、擴建提供服務(wù)的需求。筆者結(jié)合自己多年檔案管理的工作經(jīng)驗，對如何做好重大建設(shè)項目檔案管理工作嘗試進行探討。

關(guān)鍵詞：重大建設(shè)項目；檔案；管理

檔案管理工作是一項管理性質(zhì)的工作，是一項利在當代功在千秋的工作。它直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)，其服務(wù)性和政治性的特征，決定了檔案管理工作的進行，必須嚴格按照規(guī)定的流程進行；重大建設(shè)項目的檔案管理，是項目的提出、立項、審批、勘探設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，認真細致的做好重大建設(shè)項目檔案管理工作，是重大建設(shè)項目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

一、重大建設(shè)項目檔案管理工作的形成與特點；

1、重大建設(shè)項目檔案管理的形成；

重大建設(shè)項目是龐大的社會系統(tǒng)工程，具有投資數(shù)額大，資金來源渠道多；建設(shè)工期長；施工、設(shè)計、科研單位多，并且資質(zhì)參差不齊；國內(nèi)外新技術(shù)、新材料、新設(shè)備大量引進和采用等特點，對整體工程的要求也比較高，一般都是涉及到國計民生的骨干項目；在整個重大建設(shè)項目建設(shè)的過程中，會形成各種文字、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料，對這些材料進行建檔，形成規(guī)范化的管理，這就是重大建設(shè)項目檔案管理的形成過程。

2、重大建設(shè)項目檔案管理的特點；

（1）重大建設(shè)項目檔案一般都具有數(shù)量龐大繁蕪的特征，且種類繁多，因為在其形成過程中，由于重大建設(shè)項目是個系統(tǒng)工程，各種子系統(tǒng)整合起來，才構(gòu)成整個的重大建設(shè)項目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個子系統(tǒng)的檔案所構(gòu)成的。

（2）重大建設(shè)項目檔案的價值一般比較高在，這是由于重大建設(shè)項目的工藝設(shè)備和工程組織相較一般性質(zhì)的工程要先進和周密，對于今后類似工程的建設(shè)，可以提供很高的參考意義，所以做好重大建設(shè)項目檔案管理，不僅僅是對項目本身的一個備查備考的作用，更是著眼于未來的一項非常有意義的工作。

（3）重大建設(shè)項目一般周期都很長，跨年度甚至數(shù)年的情況是非常普遍的，所以重大建設(shè)項目檔案管理工作一般周期也相應(yīng)很長，這就要求從事重大建設(shè)項目檔案管理工作必須要有充分的耐心，檔案管理人員相對穩(wěn)定，堅持開始確定的原則，從而保持整個檔案工作管理的完整性。

二、重大建設(shè)項目檔案管理要科學分類；

由于重大建設(shè)項目檔案管理是一項長期性質(zhì)的工作，其由多個子系統(tǒng)的檔案構(gòu)成，這就決定了必須采取科學的分類方法對各項文檔進行分類，才能保證整個重大建設(shè)項目檔案管理工作的完整性。

一般重大建設(shè)項目檔案管理可以采用以下幾種分類方法來達成合理分類歸檔的目的：

1、分項工程組卷法，這里面也包含將一個項目或者單位作為一個子項目的分類標準進行組卷，這種組卷方法，可以有利于對一個子項目的檔案快速檢索，但是，不利之處在于，對于整個工程中同一問題的分析比較就不容易進行。也就是說，這種分類方法，有利于縱向檢索但不利于橫向檢索。

2、對于施工文件，可以采用結(jié)構(gòu)或者專業(yè)、階段組卷法，按照工程或者設(shè)備的結(jié)構(gòu)，以及工程進行的不同階段進行組卷的優(yōu)點在于，方便進行階段性檢索，在出現(xiàn)問題的時候，可以進行分階段排除。

3、專題組卷法，對于涉及同一問題的文檔進行組卷分類，這里面包括同一特定的問題，或者是同一類的問題，一般管理性質(zhì)的文件可以采用這種方法，比如各種批示請示，這些都屬于內(nèi)容單一的行政文書，按照這個方法歸類，可以保持整個行政文書的完整性，避免漏一掛萬情況的出現(xiàn)。

4、對于一些具有明顯時間段特征的檔案，可以采用時間組卷法，將同一時間段形成的文檔歸結(jié)為一處進行建檔管理。

5、按照名稱上的共性分類歸檔，相同名稱的文檔歸為一處，這樣可以快速檢索。

6、按照文檔的來源進行建檔；這個來源，既可以按照來自于同一地區(qū)這個標準，也可以按照針對同一地區(qū)這個標準，根據(jù)文檔數(shù)量的多寡合理采用。

三、做好重大建設(shè)項目檔案管理的工作必須認真細致，嚴格遵從科學管理原則；

重大建設(shè)項目檔案管理的目的在于保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用。為竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、擴建服務(wù)。更為了對將來同類工程建設(shè)可以提供重要參考，因此，必須認真細致做好重大建設(shè)項目檔案管理工作，確保重大建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

1、系統(tǒng)收集各種材料。必須對照歸檔的范圍收集各個部門和人員工作中形成的各種材料，并認真檢查這些材料，確保其完整性和準確性，且必須是原始材料。

2、對于收集到的各種材料，根據(jù)其性質(zhì)、用途等特征進行科學分卷建檔；

3、對卷內(nèi)文件進行認真細致的整理，這是重大建設(shè)項目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。整理可分以下八步，第一、對收集整理的文件材料按建設(shè)項目檔案的歸檔范圍進行鑒定，剔除不屬于對檔范圍及重份文件。第二、將應(yīng)歸入建設(shè)項目檔案的文字材料、圖表、圖紙按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同的形成階段、不同的單項工程，文件材料不能混淆在一起。第三、同一單項工程內(nèi)，按不同專業(yè)分開排列。如果該工程是由若干單體工程構(gòu)成，則想先將文件材料按單體工程分開，同一單體工程下分專業(yè)。第四、分類組卷。管理性文件材料按問題分類組卷，圖紙按專業(yè)分類組卷；施工文件按形成規(guī)律組卷，如原材料、構(gòu)件的出廠證明、試驗報告可按結(jié)構(gòu)或分批分類組卷，質(zhì)量檢驗、評定記錄但單位、分部、分項工程組卷。第五、根據(jù)文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個案卷。第六、卷內(nèi)文件材料排列。一個項目內(nèi)形成的文件材料數(shù)量不多時可以組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列按形成階段的先后順序排列。如果文字材料、圖紙分別組卷的，則可將反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件材料排列在一起，或按時間順序、重要程度排列；圖紙則按圖紙目錄的順序排列；同一案卷中有文字、有圖紙的則按文字材料在前，圖紙在后排列。第七、案卷裝訂。第八、編目。

4、其它工作，包括案首的處理，目錄的填寫等等；分類管理過程中認真做好卷內(nèi)目錄的填寫，有利于方便檢索，卷內(nèi)目錄的填寫，第一要注重項目的完整性，包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、形成時間、頁碼，以及說明有關(guān)情況的相關(guān)備注，都必須注意不得遺漏；第二要保持目錄填寫的規(guī)范性，比如時間格式、字體大小等。而在案首的處理上也需要仔細，案首工作也就是案卷封面內(nèi)容的填寫，主要包含了對案卷形成單位的標注，統(tǒng)稱立卷單位，對卷內(nèi)文件起始時間的填寫，統(tǒng)稱立卷時間，按照期限劃分的標準，將文檔準確區(qū)分為永久、長期、短期等不同保管時限，這個統(tǒng)稱為保管期限，區(qū)分這點有利于減少過時文檔的積壓。最重要的一點，還必須對文檔標注保密級別，這是很容易遺漏的細節(jié)，也從側(cè)面反映出檔案管理人員保密意識的強弱。

重大建設(shè)項目檔案管理是重大建設(shè)項目工程中的重要環(huán)節(jié)，項目檔案既是竣工驗收的內(nèi)容，也是竣工驗收的重要依據(jù)，檔案部門參加工程驗收是保證工程檔案資料符合驗收標準的關(guān)鍵，是檔案工作的重要職責。由此可見檔案管理在重大建設(shè)項目建設(shè)工程中的重要性；從事重大建設(shè)項目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項工作，認真細致對待這項工作的各個環(huán)節(jié)，充分利用計算機等各種現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務(wù)于重大建設(shè)項目這個大局，為經(jīng)濟建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻：

[1]《國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]2號）

[2]《對水利工程重點建設(shè)項目檔案管理工作的思考》，江波，田軍，中華園林網(wǎng)，20070426；

[3]《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2000（中華人民共和國檔案局2000-12-06發(fā)布2001-01-01實施）