李春芳

廣東省林業(yè)科學研究院，廣州市 510520

人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。[1]流動人員人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分。隨著我國經(jīng)濟體制不斷完善，人員流動日益頻繁，做好流動人員人事檔案管理工作，對促進人力資源開發(fā)，人才有效配置，人員自由合理流動具有重要的意義。本文就流動人員人事檔案管理工作中存在的問題，提出粗淺的對策。

1 現(xiàn)階段流動人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 多頭管理，似管非管

1996年12月中組部、人事部關于《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》指出：“流動人員人事檔案管理機構只能是縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬人才流動機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴禁個人保管人事檔案”[2]。但是，目前流動人員的人事檔案除政府人事部門所屬人才流動服務機構管理外，很多部門都在公開或私自管理人事檔案。如：失業(yè)管理部門、社會保險機構、企業(yè)勞資部門、外企人才服務部門、社區(qū)街道辦事處、中介機構、社會團體等利用各種名目也在管理人事檔案，有的還把保管人事檔案當成謀利的手段。在檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等方面，又處于都不管的現(xiàn)象。

1.2 檔案質(zhì)量不高，材料失真

人事檔案材料質(zhì)量不高，內(nèi)容陳舊，缺乏反映個人綜合素質(zhì)和專業(yè)特長，不能適應現(xiàn)代市場經(jīng)濟對人才信息的動態(tài)需求，利用價值不高。如反映人才類型、管理才能、技術專長、科技成果、繼續(xù)教育、專業(yè)職稱等很少；有關守法、納稅、借貸等信用內(nèi)容的記錄更少；再有就是檔案內(nèi)容亂填，如入黨入團時間每次填寫都不同，出生日期根據(jù)利益隨意寫，參加工作時間前后不一致，只有優(yōu)點，沒有缺點等。這些都是造成用人單位在招聘人員時不用人事檔案的原因。

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎和賴以存在的前提。[3]內(nèi)容失真會造成誤導用人。造成內(nèi)容失真的原因：一是人事檔案部門的一些人素質(zhì)低，工作責任心不強，把關不嚴，使一些虛假材料順利地進入檔案袋。二是有的人為了提前或延期退休，把年齡改大或改小。三是管理人員玩忽職守，導致檔案丟失重填。四是濫發(fā)學歷學位證書，造成一些學歷學位的“縮水”和貶值。五是自帶或保管個人檔案，造成檔案涂改、丟失。如果這些失真的檔案通過某些渠道變成了“真”檔案，會給社會帶來不公平競爭，誤導用人單位。

1.3 以檔養(yǎng)檔，收取管理費

根據(jù)2007年3月11日《羊城晚報》報道，全國人大代表吳自祥在《關于改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》中說，目前人事檔案的收費很亂。一份人事檔案一個月的收費10～30元不等，以20元居多，而檔案相對人要利用、調(diào)檔時還要繳費。若是異地調(diào)檔還要額外繳交500元左右的調(diào)檔費，且手續(xù)繁瑣。這種所謂“以檔養(yǎng)檔”的做法是沒有法律依據(jù)的，是不合理的。

1.4 管理不規(guī)范，問題較多

1996年12月中共中央組織部、人事部印發(fā)了《流動人員人事管理暫行規(guī)定》，規(guī)定流動人員人事檔案包括：辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費出國人員的人事檔案；外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等。非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐機構的中方雇員的人事檔案；其它流動人員的人事檔案等。[4]流動人員工作不固定，頻繁換崗，檔案管理出現(xiàn)了如下幾個問題。

一是“棄檔現(xiàn)象”逐年上升。據(jù)全國及各省人才流動服務中心的不完全統(tǒng)計，國有和非國有單位在代管的人事檔案中，至少有15%的人事檔案與主人失去聯(lián)系，而且呈逐年上升趨勢。

二是無頭檔案數(shù)量不斷增加。大中專畢業(yè)生離校時忙于擇業(yè)，無暇顧及檔案之事，學校只好將其檔案轉(zhuǎn)回原籍；辭職、下崗、企業(yè)改制后的人員流向不明。這些都是造成人檔分離，形成無頭檔案的原因。

三是檔案丟失。有些單位對人事檔案不夠重視，違規(guī)郵寄或讓本人自帶檔案，導致檔案丟失。

2 解決問題的措施

2.1 制定人事檔案管理法規(guī)

目前我國人才流動日益頻繁，檔案質(zhì)量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業(yè)不再完全相信人事檔案。這就要求我們在對人事檔案管理制度進行系列改革的同時，制定出專門針對人事檔案管理方面的相關法律法規(guī)。因為到現(xiàn)在為止，還沒有這方面的法規(guī)。現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定，沒有處罰辦法，沒有強制約束力，很難發(fā)揮作用。[5]因此，政府部門很有必要制定一項法律法規(guī)，以規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規(guī)管理的軌道，做到有法可依。

2.2 人事檔案材料應具有個性化

人事檔案的構成，應根據(jù)人員不同，職業(yè)職位不同采用不同的歸檔標準。同時還應根據(jù)時代的不同和職業(yè)職位的變化，及時補充當事人具有個性化的材料。如：技術專長、管理才能、綜合能力、繼續(xù)教育情況、個人信用、違法違規(guī)及犯罪等方面的材料，要實行跟蹤記載，保持人事檔案的時效性，及時地把各類人員的各項考核結果存入人事檔案，增加動態(tài)材料的比重，以提高人事檔案的價值。

2.3 建立流動人員人事檔案管理中心

根據(jù)我國的有關法律法規(guī)的規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應屬于國家所有。[6]因此政府所屬的人才流動服務中心向檔案相對人收取管理費是不合理的。目前我國流動人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，由公共財政全額提供經(jīng)費，不向檔案相對人收取任何費用。

2.4 建立社會化開放式的人事檔案管理模式

建立開放式的人事檔案管理模式，是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然。只有創(chuàng)建一個具有社會公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當而又合理地處理個人、組織、國家之間的關系，建立國家所有、公共管理、社會共享、個人知情的新型人事檔案管理模式，[7]才能實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合，才能真正實現(xiàn)對人的宏觀管理。做法是：設立全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計算機，再由各級“人事檔案管理中心”按統(tǒng)一的標準歸檔?！叭耸聶n案管理中心”向社會所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進入“人事檔案管理中心”網(wǎng)，如需查閱個人檔案的，輸入居民身份證號碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對人力資源的宏觀調(diào)控，為人才戰(zhàn)略的實施提供基礎性服務。[8]此外，還可以和公安、銀行、社會保險、醫(yī)療保險等相關部門聯(lián)合，把有關個人的信息資料全部輸入到計算機中，建立全國通用的、標準的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現(xiàn)信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。[9]形成人事檔案信息管理、服務、開發(fā)三位一體的人事檔案管理格局。

2.5 檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的主體。提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務能力是人事檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員不僅要具有較高的思想政治素質(zhì)，還要具有深厚的專業(yè)知識和較強的操作能力,要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，熟練地掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進的操作技術。同時，還要淡泊名利、忠于職守、踏實工作、增強服務意識。只有這樣，檔案管理工作才能更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管[J].中國檔案出版社，2002年5月

[2]中共中央組織部、人事部.關于印發(fā).流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定.的通知[J].中國人力資源開發(fā)，1997年05期

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管[J].中國檔案出版社，2002年5月

[4]蘭家友.對新時期加強流動人員人事檔案的思考[J].四川職業(yè)技術學院學報，第17卷第4期

[5]譚麗珍.和諧社會呼喚人事檔案管理制度的創(chuàng)新[J].城建檔案，2008年第3期

[6]王英瑋.我國人事檔案若干問題的思考[J].檔案學通訊，2007年第一期

[7]沈衛(wèi)（導師：趙渭榮）.論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].復旦大學碩士學位論文，2007年6月

[8]律黎江等.建立適應人才戰(zhàn)略的人事檔案管理系統(tǒng)[J].浙江檔案，2007年，第1期

[9]林艷鳳（導師：王云慶）.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題與解決問題的對策[J].山東大學碩士學位論文，2008年10月