劉 瑜

（甘南州衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 合作 747000）

人事檔案是以人為單位形成的，要想歷史地、全面地考察一個人，就必須把他的全部材料放在一起，不能分散開來，也不能夾雜或混入他人或與其本人無關(guān)的材料。人事檔案是準(zhǔn)確反映本人歷史、為組織人事部門選準(zhǔn)人和用好人提供依據(jù)的重要基礎(chǔ)。筆者在藏族地區(qū)衛(wèi)生學(xué)校從事檔案管理工作，就整理人事檔案時遇到的幾個問題談?wù)劷鉀Q對策。

1 藏族干部人事檔案管理存在的問題

1.1 重名較多的問題

在漢族地區(qū)，干部人事檔案材料中同名同姓的人只有少數(shù)，而在筆者所在的藏族地區(qū)，藏族人名多是音譯過來的，重名較多，常用的人名如“扎西草”、“卓瑪草”、“拉毛草”、“貢保甲”、“才讓”、“扎西”等一個單位就有幾個，上千人中就有一二十個重名者。筆者在整理人事檔案材料的過程中就發(fā)現(xiàn)州藏醫(yī)院“卓瑪草”的檔案被放進(jìn)了州人民醫(yī)院的同名人檔案中；衛(wèi)生學(xué)?！柏暠＜住钡臋n案被放進(jìn)了血站的同名人檔案中；這個單位的“扎西草”的工資審批表是另一個單位“扎西草”的；有的檔案書寫隨心所欲，用字不規(guī)范，如將“德吉拉姆”寫成“代吉拉毛”，甄別起來很是費勁，這就勢必造成檔案的錯裝、漏裝，從而出現(xiàn)人事檔案材料的缺失現(xiàn)象，造成檔案材料的失真。

1.2 “三齡一歷”前后不符問題

“三齡”指年齡、工齡和黨齡，“一歷”是指學(xué)歷。在整理干部人事檔案時，鑒別檔案材料的真實性和完整性是一個重要的環(huán)節(jié)。但是筆者發(fā)現(xiàn)，有的工作人員在填寫履歷表時將年齡的時間向后推移，有的甚至填小了八九歲；有的工作人員卻將工齡越填越長，工齡按年齡推算一下，竟然在十一二歲就參加了工作，并且這樣的情況并不是個別現(xiàn)象，各單位的檔案材料中都有出現(xiàn)；有些工作人員前后填的出生年月不相符，甚至有四五種，無法確定到底哪個才是真實的。

1.3 檔案材料不全的問題

人事檔案是隨著人員的流動而不斷在不同單位之間傳遞的。有的干部由于工作調(diào)動或因當(dāng)年分配工作時的臨時改派，致使檔案在傳遞過程中不知遺留在了哪個地方，造成檔案材料的丟失；又或者因職務(wù)晉升、工資調(diào)整、獎罰材料、考核材料等原因，人事檔案管理人員沒有及時歸檔，也造成了歸檔材料的不全、缺失。

人事檔案建立后是動態(tài)的而不是靜態(tài)的，它需要及時補充新的材料以適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要。人事檔案所涉及的當(dāng)事人主要是現(xiàn)職干部、工人或?qū)I(yè)技術(shù)人員，他們?nèi)栽趶氖乱欢ǖ纳鐣顒?，并或多或少地發(fā)生著與人事管理工作相聯(lián)系的變化，從而不斷產(chǎn)生新的個人檔案材料，所以這就決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人的變化而不斷增加新的內(nèi)容?？墒且恍┕芾砣耸聶n案的人員對人事檔案的重要性認(rèn)識不足，責(zé)任心不強，加之業(yè)務(wù)能力差、懶惰，把幾個單位的人事檔案材料任意堆放在一起，不及時進(jìn)行整理歸檔，加上藏族同胞重名的情況較多，由此造成檔案材料的歸屬鑒別困難，致使人事檔案材料丟失，甚至張冠李戴。

2 藏族干部人事檔案管理對策

2.1 判斷人事檔案材料收集的準(zhǔn)確性

人事檔案以姓名為標(biāo)準(zhǔn)，以人為單位進(jìn)行整理保存。藏族同胞重名多、同音異名、一人多名的情況比較普遍，在藏族地區(qū)從事檔案管理工作，更要樹立以人為本，精益求精的思想理念。有關(guān)單位的材料移交到人事檔案管理部門時，人事檔案管理人員要與相關(guān)單位的檔案管理人員主動聯(lián)系，判斷材料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性，及時歸檔。而需要繼續(xù)查清的材料，應(yīng)轉(zhuǎn)交有關(guān)單位查清后再歸檔，無法查清的，應(yīng)抽出后另立專卷待查。人事檔案材料的內(nèi)容必須真實準(zhǔn)確，實事求是，不能有虛假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果發(fā)現(xiàn)存在上述問題的文件材料，應(yīng)及時退回原單位進(jìn)行核實改寫。每一份材料都應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，特別要注意藏族同胞同音異名、同名異人等的現(xiàn)象，避免張冠李戴，也不能因一人多名或者用字不規(guī)范而將材料分散。所以，鑒別人事檔案材料時必須弄清楚是誰的檔案材料，不要因為同名而將他人的材料裝給另一個同名人，這就要求人事檔案管理人員與相關(guān)單位的檔案管理人員多溝通，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，具備高度的檔案管理意識，隨時接收、隨時歸檔，及時整理收集來的檔案材料。

2.2 鑒別人事檔案材料收集的真實性

隨著時間的推移，人事檔案材料不斷會有新的材料補充進(jìn)來，所以人事檔案材料必須在來源、形成和內(nèi)容等方面都保持真實性，必須要符合客觀事實，不能有虛假成分。凡是來源不明、內(nèi)容不實的材料，都不能歸入本人的檔案之中，對已經(jīng)歸檔的不實材料要按有關(guān)規(guī)定予以剔除。出生時間根據(jù)2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》中的明確規(guī)定，對檔案中更改出生日期的材料，應(yīng)有個人申請、調(diào)查報告、證明材料和上級批復(fù)，否則，應(yīng)以最早的材料記載為準(zhǔn)。以身份證記載的出生年月為準(zhǔn)；對參加工作時間不一致的，應(yīng)嚴(yán)格按照人事部門及中組部有關(guān)規(guī)定查閱最初單位的原始檔案予以確認(rèn)；對入黨時間記載不一致的，應(yīng)以入黨志愿書中記載的時間為依據(jù)確定；檔案材料中對學(xué)歷、學(xué)位記載不一致的情況可通過省級以上教育行政主管部門網(wǎng)絡(luò)協(xié)助認(rèn)定，并將相關(guān)材料及時裝入本人檔案。真實性是干部人事檔案的生命線，也是發(fā)揮其現(xiàn)實作用的基礎(chǔ)和前提。目前人事檔案的內(nèi)容成分已基本規(guī)范，對哪些材料應(yīng)歸入人事檔案，哪些材料不應(yīng)歸入人事檔案都有統(tǒng)一規(guī)定。在人事檔案的收集和管理中，要特別注意人事檔案的真實性和可靠性。要加強人事檔案材料的鑒別和清理工作，維護(hù)人事檔案的真實性和可靠性，真實、準(zhǔn)確、恰如其分地記載和反映人的真實歷史狀況，使人事管理建立在可靠的人事檔案基礎(chǔ)上。

2.3 確保人事檔案材料的完整性

人事檔案管理人員在管轄范圍內(nèi)要求有關(guān)部門按規(guī)定送交材料，一般應(yīng)在材料形成后的一個月內(nèi)完成送交工作，與非管轄范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，及時收集人事檔案材料，適時安排所管干部員工填寫或補充填寫個人履歷表。及時與有關(guān)單位和人員聯(lián)系，補送、補辦不齊全、不符合要求的檔案材料。人事檔案管理人員要把好“接受”和“歸檔”關(guān)，對新錄用的職工和調(diào)入的職工檔案要認(rèn)真審核，保證以前的檔案材料無遺漏、無錯誤。此后還要同相關(guān)單位人員時常聯(lián)系，要求他們及時收集、整理新產(chǎn)生的檔案材料。經(jīng)過認(rèn)真鑒別后，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整、齊全，同時要文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，如有頭尾不清、來源不明、時間模糊的材料要查清注明后才可歸檔。

2.4 增強人事檔案管理員的責(zé)任心

檔案管理人員要對人事檔案的重要性有明確的認(rèn)識，要對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。提高自身綜合素質(zhì)，提高工作主動性，做到科學(xué)、規(guī)范地收集、整理、鑒定和保管檔案，從根本上確保人事檔案材料的準(zhǔn)確完備。此外，要建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全、完整，內(nèi)容真實、可靠。本著對每個人負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時補充材料，及時歸檔，以提高檔案的利用價值。

2.5 提高人事檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案管理人員必須加強業(yè)務(wù)能力鍛煉，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率和業(yè)務(wù)素質(zhì)。努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷提升完善自己，拓寬專業(yè)基礎(chǔ)的知識面，完善知識結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)研究問題、分析問題的能力，能夠明辨是非，不斷提高鑒別能力，堅決把虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理員必須熟悉相關(guān)的政策和法律法規(guī)，鉆研業(yè)務(wù)，提高收集、整理、管理和利用檔案的能力。同時還要不斷學(xué)習(xí)新知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗，提高人事檔案的管理質(zhì)量，為組織人事部門發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和利用人才奠定信息基礎(chǔ)。■