朱少華 秦梅梅 鐘普浴 崔 娜

(山東省地震局，濟(jì)南 250014)

引言

隨著檔案信息化水平不斷發(fā)展進(jìn)步，全國地震系統(tǒng)檔案工作的信息化程度越來越高，室藏檔案條目的計算機(jī)檢索，文件內(nèi)容的全面數(shù)字化，使建立檔案信息網(wǎng)成為可能。通過檔案信息網(wǎng)的建立，為防震減災(zāi)事業(yè)提供快捷、方便、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，已成為地震系統(tǒng)檔案工作的發(fā)展方向。2012年山東省地震局綜合檔案室對這一課題進(jìn)行了專項研究，通過為期近一年的項目實施和在局域網(wǎng)內(nèi)試運(yùn)行，它已成為山東省地震局政務(wù)工作和科研管理獲取信息的重要手段和全新模式。在此，筆者就檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的作用意義和具體做法，談幾點自己的看法。

1 建立檔案信息網(wǎng)站的目的及意義

1.1 建立檔案信息網(wǎng)站的目的

多年檔案工作實踐告訴我們，準(zhǔn)確、方便、快捷是檔案信息工作為防震減災(zāi)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基本要素，檔案工作在防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展中要有所作為，就必須充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷創(chuàng)新，提高服務(wù)技能，為全局性工作提供全方位的檔案信息幫助。

建立檔案信息網(wǎng)站的目的就是利用現(xiàn)代化先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，加快檔案部門同機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位的溝通，提高全局干部職工的檔案意識，擴(kuò)大檔案宣傳力度和范圍。通過網(wǎng)站建立起檔案部門、檔案工作者與每一位職工之間相互交流的橋梁。把檔案信息網(wǎng)作為宣傳檔案工作，為防震減災(zāi)事業(yè)提供準(zhǔn)確、快捷、方便的優(yōu)質(zhì)服務(wù)平臺和陣地。

1.2 建立檔案信息網(wǎng)站的意義

(1) 提高全國地震系統(tǒng)信息資源共享程度。目前，全國地震系統(tǒng)的地震信息資源都會以檔案的形式存到各省局、各直屬事業(yè)單位的綜合檔案室。因此，通過建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，將系統(tǒng)內(nèi)各類檔案信息串并起來，使全系統(tǒng)地震科技工作者和社會其他組織通過正規(guī)渠道獲取地震檔案信息，對于促進(jìn)地震檔案信息資源被更好地利用，促進(jìn)新的科研成果、新的預(yù)測手段更快推廣，全面推動地震科研事業(yè)發(fā)展，有著不可估量的重要作用和意義。

(2) 豐富網(wǎng)上各類檔案信息資源，宣傳地震文化。在信息時代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為繼報刊、電視、電臺之后的“第四傳媒”，并有傳播速度快，傳播地域廣，省時、省力、省錢等巨大優(yōu)勢，已經(jīng)成為人們獲取信息的重要載體。全國的地震科技信息網(wǎng)已非常發(fā)達(dá)，但是缺少檔案信息的互聯(lián)交流，而檔案文化又是傳承、借鑒文化的載體，記錄著防震減災(zāi)事業(yè)從無到有不斷發(fā)展的史實。建立檔案信息網(wǎng)站可以發(fā)揮檔案部門的信息優(yōu)勢，讓公眾通過檔案信息，充分了解防震減災(zāi)工作豐富的內(nèi)涵，用豐富的地震檔案信息去參與解決防震減災(zāi)事業(yè)中出現(xiàn)的矛盾和問題，宣傳先進(jìn)的地震文化。

(3) 轉(zhuǎn)變職能，改善傳統(tǒng)的服務(wù)模式，打破空間局限，為用戶提供嶄新的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)內(nèi)容，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將檔案信息網(wǎng)站建設(shè)成為便民服務(wù)的“窗口”。

(4) 增加政務(wù)公開的透明度，提高全員參與程度，進(jìn)一步加強(qiáng)群眾監(jiān)督作用，促進(jìn)勤政廉政建設(shè)。通過檔案信息網(wǎng)站公布現(xiàn)行文件，可以增強(qiáng)全局信息的透明度，使群眾對政務(wù)工作的監(jiān)督更加容易、更加全面。

(5) 樹立檔案部門形象，密切與各部門的聯(lián)系，提高檔案部門自身的凝聚力。在信息化已成為人們的生活和工作方式的情況下，廣大地震科技工作者和機(jī)關(guān)干部呼喚全新的信息服務(wù)模式。檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性，決定了檔案部門完全能夠為職工提供網(wǎng)絡(luò)化、全方位、多層次的信息服務(wù)，獲取更高的知名度和社會效益。這對檔案部門無疑也是一個擴(kuò)大宣傳、增加民眾檔案意識的好途徑。檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，對于檔案工作緊跟時代步伐，加強(qiáng)基本建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)人員、提高檔案人員現(xiàn)代化技術(shù)水平，有著積極的引導(dǎo)作用。

(6) 為檔案事業(yè)的工作者和使用者提供了一種方便快捷的交流方式。檔案人員之間，檔案工作人員與檔案使用者之間可進(jìn)行在線交流，交換工作中的心得，取長補(bǔ)短，互幫互學(xué)，讓原本枯燥乏味的檔案工作變得快樂和輕松[1]。

2 檔案信息網(wǎng)站建設(shè)過程和欄目設(shè)置

2.1 山東省地震局檔案信息網(wǎng)站建設(shè)

2011年山東省地震局檔案部門已把建立檔案信息網(wǎng)站作為一項重要任務(wù)提到議事日程，撰寫項目計劃書和實施方案，收集相關(guān)資料。2012年在局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持下申請了合同制科研課題，又下?lián)芰藢ｍ椊?jīng)費(fèi)，課題組便開始網(wǎng)頁制作工作準(zhǔn)備。首先，收集了大量的文字材料和照片素材，與網(wǎng)頁制作專業(yè)技術(shù)人員共同研究，對網(wǎng)頁中的每一個板塊進(jìn)行反復(fù)討論，集思廣益，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)同檔案信息完美地結(jié)合起來，使檔案信息主體得到有效的展示。其次，在制作中對照片、圖片進(jìn)行了必要的處理，便于提高瀏覽速度。局檔案部門對1969—1999年文書檔案的計算機(jī)檢索條目和部分科技檔案計算機(jī)檢索條目進(jìn)行了重新核對，以保證檔案信息的真實、準(zhǔn)確。2012年12月第一版“山東省地震局檔案信息網(wǎng)”制作完成，并推上山東省地震局電子政務(wù)網(wǎng)。

2.2 欄目設(shè)置

檔案信息網(wǎng)站欄目的設(shè)置既要符合本單位閱覽者的需求和現(xiàn)存室藏檔案的具體情況，又應(yīng)以室藏檔案信息為主體，同時包括檔案機(jī)構(gòu)職能信息、檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息和相關(guān)資源信息。

作為檔案信息網(wǎng)站，要保持檔案信息特有的真實性的特點，堅決杜絕虛假信息。精心選取有價值的真實適用的信息，以質(zhì)取勝，使信息資源得到最大限度的有效利用，且向受眾展示檔案工作的細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的作風(fēng)。

(1) 整體風(fēng)格。作為專門的檔案信息網(wǎng)站，在形式上，力求與檔案的內(nèi)涵相和諧，網(wǎng)頁應(yīng)選用古樸、大方、穩(wěn)重的色調(diào)，來襯托檔案的凝重感和真實感。山東省地震局檔案信息網(wǎng)的基本色調(diào)是褚色，它給人一種經(jīng)過歷史沉淀后的厚重與質(zhì)樸之感，很符合檔案網(wǎng)站的定位。在首頁板塊的設(shè)計上，采用了對稱的幾個窗口，在每一部分都略加裝飾圖案，有的板塊很巧妙地加入了一些滾動條的設(shè)計，并且通過改變字體大小和顏色，使得整個頁面有一種動態(tài)的感覺。改變了傳統(tǒng)檔案室給人的壓抑之感，體現(xiàn)出數(shù)字檔案室的新風(fēng)貌[2]。

(2) 在進(jìn)入檔案信息網(wǎng)主網(wǎng)頁前，有一個滾動播出屏----卷首語，向閱檔者介紹綜合檔案室的基本情況和室藏檔案的基本情況，右下角處注有“點擊進(jìn)入主網(wǎng)頁”的提示。

(3) 進(jìn)入主網(wǎng)頁，導(dǎo)航欄共設(shè)有8個部分：編研成果、業(yè)務(wù)導(dǎo)航、檔案信息、珍檔薈萃、職能介紹、查檔指南、網(wǎng)上展廳、檔案博覽等。點擊每一小欄目都有下拉式菜單，有多項內(nèi)容可供選擇。在導(dǎo)航欄的下面有幾個大的欄框：機(jī)關(guān)榮譽(yù)室、檔案信息、數(shù)字全宗、檔查指南、編研成果、規(guī)章制度、網(wǎng)上展廳(照片、圖片滾動播出)、檔案榮譽(yù)室(刷新式交替)、職能介紹、珍檔薈萃、檔案博覽、檔案業(yè)務(wù)教學(xué)等。

(4) 編研成果。包括：①領(lǐng)導(dǎo)講話匯編：按年度提供山東省地震局局長歷年重要講話；②組織機(jī)構(gòu)沿革：山東省地震局發(fā)展歷史及每個不同時期的領(lǐng)導(dǎo)班子成員和機(jī)構(gòu)設(shè)置的變化；③大事記：按年代列出山東省地震局大事記。

(5) 業(yè)務(wù)導(dǎo)航。包括：①政策法規(guī)：介紹國家檔案法規(guī)，省檔案法規(guī)，山東省地震局檔案管理制度等；②管理規(guī)范：介紹檔案管理有關(guān)規(guī)范，各處室案卷整理規(guī)范等；③工作制度：介紹有關(guān)檔案工作制度，相關(guān)名詞解釋等。

(6) 遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)教學(xué)。有中國檔案局專家講座；山東省地震局舉辦檔案培訓(xùn)時的各類授課短片。

(7) 檔案動態(tài)。通過簡明新聞的方式介紹了檔案工作開展的近況，起到了宣傳檔案工作進(jìn)展情況、突出檔案工作重要性的作用，體現(xiàn)出檔案管理對于防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的重要價值，喚起人們自覺利用和保護(hù)檔案資源的意識。

(8) 職能介紹。檔案工作職能說明、發(fā)展歷史、現(xiàn)有設(shè)施、現(xiàn)藏檔案數(shù)量、種類、獲得榮譽(yù)等。

(9) 查檔指南。包括查檔須知、全宗介紹、借閱表下載等內(nèi)容。

(10) 檔案查詢。包括文書檔案、科技檔案、重點項目檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、照片檔案、現(xiàn)行文件。此功能需進(jìn)行身份驗證，僅在山東省地震局局域網(wǎng)內(nèi)的用戶可以進(jìn)行查詢。顯示現(xiàn)有檔案的一級目錄。提供多種查詢條件供用戶選擇，用戶可按卷號、題名、處室、日期、責(zé)任者、文號等查詢，并可以組合以上多項關(guān)鍵字綜合查詢，可以模糊查詢等。如果記錄存在，以表格形式列出現(xiàn)有記錄相關(guān)信息。查詢共設(shè)3級權(quán)限：初級、中級和高級。對閱檔的范圍加以區(qū)別。

(11) 機(jī)關(guān)榮譽(yù)室。在主頁顯著位置動態(tài)展示山東省地震局各部門獲得榮譽(yù)情況，圖片下方配有簡單說明。

(12) 網(wǎng)站維護(hù)。管理員通過身份驗證登錄維護(hù)界面，對網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行增加、刪除、更改等；對指定信息設(shè)定瀏覽權(quán)限；對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行增加、刪除；查看、回復(fù)、刪除用戶留言等。

3 檔案信息網(wǎng)站的效果與存在的不足

(1) 推出重點的服務(wù)項目，方便了廣大閱檔者查閱檔案，收到良好的效果。

檔案查閱服務(wù)在檔案信息網(wǎng)中所占的比例是最重的，這也是檔案信息數(shù)字化成果的展示平臺。用戶在“數(shù)字全宗”一欄中，可以登錄用戶名進(jìn)行信息查閱。室存全部檔案實現(xiàn)了文件級計算機(jī)檢索，并向全局職工提供查詢目錄信息3萬余條，所有目錄均可在局域網(wǎng)絡(luò)上檢索和利用。

(2) 通過一個階段的試運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)存在以下幾點不足：①內(nèi)容不夠翔實。由于趕在2012年年底前推出，有些欄目只是搭起了架子，內(nèi)容還不夠充實，需不斷地開發(fā)檔案信息資源，不斷增加新的內(nèi)容。②有些欄目的設(shè)置不盡合理。需要在不斷的實踐中進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。③在真實性的前提下，增加趣味性。上網(wǎng)是為了使檔案的價值得到充分的實現(xiàn)，也是提高檔案利用率的新途徑，只有吸引更多的人訪問瀏覽，才能充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)站的宣傳教育和服務(wù)功能[3]。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄧朝暉. 關(guān)于檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的思考. 湖南第一師范學(xué)報，2003(3)：105-106

[2] 梁永萍，丁自亮，尚志強(qiáng). 走進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)----新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)建設(shè)側(cè)記. 檔案管理，2001(4)：42-43

[3] 宋艷萍. 青島檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的成功經(jīng)驗. 山東檔案，2006(4)：12-14

(作者電子信箱，朱少華：sddz67@163.com)