程青如

(福建省腫瘤醫(yī)院，福州 晉安 350000)

基建檔案也稱建設(shè)工程檔案，是指在工程建設(shè)過程中形成的有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等各種形式和載體的文件材料。近幾年，醫(yī)院的基建工程不斷的建設(shè)和完善，其工程檔案的管理工作也成為醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，做好基建工程檔案的管理，提高其實用價值，對實際工作起著十分重要的作用。

一 醫(yī)院基建工程檔案特點

1.成套性。是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。

2.專業(yè)性。是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。

3.階段性。工程的建設(shè)是分階段進行的，每一階段具有相對的獨立性，隨之而產(chǎn)生的檔案也具有階段性的特點。

4.現(xiàn)實性。是指基建檔案有很強的現(xiàn)實使用價值，在醫(yī)院將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的現(xiàn)實指導作用。

5.動態(tài)性。建設(shè)工程從提出、設(shè)計到施工，檔案會隨著建設(shè)情況的變化面相應(yīng)地發(fā)生變更，直至驗收以后才能相對穩(wěn)定。工程檔案的動態(tài)性特點，決定了工程檔案管理工作的難度。

二 醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成

1.建筑工程前期準備階段的檔案，主要有該項目的建議書，項目的可行性研究報告，以及政府批準的立項報告，該項目的土地征用，涉及到拆遷的，還要有拆遷文件。另外，醫(yī)院規(guī)劃圖，測繪地形圖、用地紅線圖，以及規(guī)劃許可證、施工許可證等。

2.工程的設(shè)計檔案，主要有:該項目的設(shè)計合同，前期的地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，施工中的圖紙變更、竣工資料等。

3.工程施工檔案。這方面收集的檔案主要有工程開工報告，施工組織設(shè)計和技術(shù)交底，隱蔽工程驗收時的原始記錄，主體結(jié)構(gòu)驗收記錄，以及各種建材的檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質(zhì)量評定報告等。

4.工程竣工結(jié)算經(jīng)濟檔案。主要有招投標文件，竣工結(jié)算書，工程以及審計報告等。

5.工程后期的檔案。主要有改造翻修圖紙以及裝修維修的記錄等等。

三 醫(yī)院基建工程檔案的作用

1.對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。基建檔案承載了醫(yī)院基本建設(shè)的大量信息，它真實地記載了醫(yī)院各類建筑物、地上地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計、招投標、施工以及使用過程中維護等詳細資料，為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建提供翔實的參考，所以，做好工程項目的檔案管理工作對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史的依據(jù)。建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動的真實反映，對工程建設(shè)具有很強的現(xiàn)實指導作用，認真做好工程檔案的收集工作，是指導工程建設(shè)順利進行的重要保證。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。醫(yī)院基建工程檔案為醫(yī)院設(shè)備的使用、維護提供了歷史的依據(jù)。它不僅服務(wù)今天，也服務(wù)未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位的重視。

3.建設(shè)過程中可以重復(fù)利用。檔案的價值不僅是項目建設(shè)歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備重復(fù)利用或參考的特征，基建工程設(shè)計檔案已經(jīng)過了施工考驗，承受了實踐的檢驗，通用性很強的設(shè)計標準圖都可以略加修改重復(fù)使用，借鑒以往的施工圖不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計質(zhì)量減少設(shè)計成本，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

四 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)

1.提高管理人員素質(zhì)，加強培訓。加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高專業(yè)能力。要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)。要增強檔案意識，要掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高基建檔案的科學管理水平。

2.規(guī)范建檔程序，密切協(xié)作關(guān)系。在每項工程開工前，檔案管理人員要把檔案方面的規(guī)定要求向參與基建的單位和部門進行宣傳，保證檔案收集的完整性、準確性。必須發(fā)動全體工作人員一起參與檔案收集，讓每個參與人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責。特別是在項目建設(shè)初期，應(yīng)遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案管理人員要充分了解工程的總體安排，以便做到哪些資料應(yīng)該及時收集;同時，在工程施工期間，基建檔案人員要深入施工一線，要加強對基建管理單位檔案工作的監(jiān)督檢查力度，并且根據(jù)工程進度，定期對檔案進行清查，對發(fā)現(xiàn)的問題，要監(jiān)督整改落實。對應(yīng)該歸檔的要及時歸檔，以免因保管不當造成丟失或者損壞，把好檔案收集工作的質(zhì)量關(guān)。

3.完善管理機制，健全崗位責任制。工作中，要把好工程進度、質(zhì)量、造價等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時要對基建檔案建立有效的管理機制。因為基建工程檔案在實際管理中十分復(fù)雜，所以一定要做好崗位職責，責任到人，并且工作中要分工合作。為配合這項工作，各部門要做好屬于本部門的資料收集工作。

4.科學分類，合理組卷，系統(tǒng)排列由于基建工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，因此在工程檔案分類中，必須根據(jù)項目特點及其內(nèi)在聯(lián)系，依照有關(guān)規(guī)定和要求進行案卷整理，合理劃分。組卷工作是檔案整理工作的核心內(nèi)容，組卷要遵循工程文件自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，系統(tǒng)組卷，并按照重要程度和工程的工序進行排列，從而方便管理和查閱。

5.重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案。工程投入使用后，使用科室會對建筑物進行改造、裝修，這些改造、裝修資料都應(yīng)當收集整理，連同工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理，使基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復(fù)利用。

6.加大硬件投入，建立電子檔案。比如，加大投入，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以方便查閱。

五 結(jié)語

基建工程檔案是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財富，反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷加快、基礎(chǔ)建設(shè)項目越來越多，醫(yī)院的基建檔案也越來越龐雜，檔案的開發(fā)利用價值亦越發(fā)顯現(xiàn)。只有重視檔案建設(shè)，認識其重要性，才能更好地發(fā)揮它的作用。