郭佳

摘 要：檔案是企業(yè)不斷發(fā)展的真實歷史記錄，通過對檔案的精細化管理將這些歷史記錄有機集合，才能充分反映企業(yè)不斷創(chuàng)新和發(fā)展的軌跡，使檔案管理工作與企業(yè)管理達到同步，更好為企業(yè)改革發(fā)展提供服務。

關鍵詞：精細化管理；企業(yè)；借鑒；服務

中圖分類號：[G275.9] 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0248-01

檔案是企業(yè)不斷發(fā)展的真實歷史記錄，煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中將產(chǎn)生大量的生產(chǎn)技術、工程設計、設備管理、施工管理、質(zhì)量檢驗等科學技術檔案，會計檔案，人事檔案。管理作為一種藝術，從古至今被世人研磨。檔案資料的積累和利用，直接關系著企業(yè)的經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益。

一、提高認識，強化檔案精細化管理的重要性。

（一）實行檔案精細化管理的根本在制度。企業(yè)要強化檔案管理意識，將檔案管理納入企業(yè)議事日程，使其與安全生產(chǎn)經(jīng)營管理中心工作同計劃、同部署、同檢查；納入部門年度目標管理，同考核、同評價、同獎懲。實行精細化管理是一項長期、艱苦、細致的工作，要由淺入深、循序漸進，不能一蹴而就。只有將基礎管理進行長期地細化，使其根植于管理創(chuàng)新之中，滲透到日常管理之中，融匯于生產(chǎn)經(jīng)營之中，才能營造出一種無形的約束力。制度不是一牢永逸的，它是一個動態(tài)的過程。管理必須在實踐中針對新情況、新要求不斷完善、補充各項制度和標準，真正建立起一套科學、規(guī)范、操作性強的制度體系，才能形成一種具有強大動力的管理方式和運行機制。使廣大職工在一種動態(tài)管理中不斷完善自我，使企業(yè)在動態(tài)管理中不斷得以創(chuàng)新，進而實現(xiàn)管理中的人本內(nèi)涵，發(fā)揮精細化管理的作用。

實行檔案精細化管理的目的在利用。檔案管理在基本建設中起重要的基礎保證作用。金川煤礦結(jié)合檔案管理精細化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善礦井檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。

（三）實行檔案精細化管理的關鍵在領導。精細化管理的發(fā)力點在于抓落實。領導是企業(yè)運營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。企業(yè)檔案實行精細化管理，需要領導者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務，為在激烈的市場競爭中更大的跨越與發(fā)展，以及取得更大的勝利保駕護航。同時，企業(yè)領導要把企業(yè)檔案管理納入企業(yè)管理體制，實行檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理工作在企業(yè)領導心中的特殊地位。這樣有利于企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和發(fā)展，有利于理順企業(yè)科室及上下級之間的關系，使檔案工作更好地為企業(yè)服務。配備專職的高素質(zhì)的管理人員管理檔案，從而保證檔案管理水平的提高，更好地為企業(yè)服好務。因此，實行檔案精細化管理的關鍵在領導，在于領導發(fā)揮核心的組織和指揮職能。

金川煤礦在具體的檔案管理過程中起點高、基礎牢，強化精細化管理。成立了專門的檔案管理領導小組，配備專人從事檔案管理工作，對于檔案庫房的設備和設施和管理，檔案的裝具，文書檔案、科技檔案的組卷等根據(jù)國家、自治區(qū)、神華集團有關規(guī)定和標準進行具體的工作落實。

二、以精細化管理為目標，加快檔案的現(xiàn)代化管理進程。

檔案管理電子化是檔案管理工作實現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟建設提供有效服務的主攻方向，是現(xiàn)代企業(yè)精細化管理的發(fā)展方向之一，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和戰(zhàn)略選擇。企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)精細化管理和信息化的進程。

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，因傳統(tǒng)觀念，往往忽視了電子文件的歸檔。由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔。我認為，推動電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

實現(xiàn)檔案管理電子化，可以解決目前紙質(zhì)檔案管理中的標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理質(zhì)量不高、規(guī)格不統(tǒng)一等問題；解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率；解決了多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高了檔案的利用價值?？梢宰畲笙薅鹊貙崿F(xiàn)檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。

三、緊緊圍繞實際，為企業(yè)改革和發(fā)展提供優(yōu)良服務。

檔案在企業(yè)精細化管理中的作用主要表現(xiàn)。一是可為企業(yè)提供先進的科技信息和管理動態(tài)?，F(xiàn)代社會是信息社會，科技發(fā)展步伐快，知識更新的周期短，檔案管理通過開發(fā)檔案信息資源，以圖書、雜志、情報資料、電子郵件等形式，為企業(yè)及時提供最新科技動態(tài)和先進的經(jīng)營管理理念。二是圍繞企業(yè)資產(chǎn)和資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術創(chuàng)新、市場營銷、民主管理等方面，為企業(yè)經(jīng)營管理提供積極服務。檔案作為企業(yè)的一面鏡子，代表著企業(yè)不同時期的經(jīng)營管理水平，幫助企業(yè)不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對企業(yè)經(jīng)營管理各個方面和環(huán)節(jié)工作的不斷總結(jié)、反思，探索出符合企業(yè)實際的先進經(jīng)營管理模式。

煤炭企業(yè)的檔案管理是一個集諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是煤炭企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護煤炭企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，用精細化的管理手段保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理中的重中之重。檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡，檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用?！疤煜麓笫?，必做于細?！币虼?，檔案管理工作的質(zhì)量對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生著越來越重要的影響，加強精細化管理刻不容緩！