沈蕾 金秋鈺 奚明遠(yuǎn)

摘要：實(shí)物檔案都是以物的形態(tài)呈現(xiàn)，很多信息不能在實(shí)物本體上直觀體現(xiàn)，需要借助于文字、圖表、聲像等符號(hào)形式才能釋放出來，所以實(shí)物檔案登記不能僅依靠實(shí)物檔案目錄，還應(yīng)該以一物一表的形式詳細(xì)登記實(shí)物檔案的形成信息、本體屬性信息、管理信息、利用信息及其他各種有用信息，這樣才能符合實(shí)物檔案的管理和利用需要。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案藏品檔案檔案登記

上世紀(jì)八九十年代以后，我國(guó)各地檔案部門紛紛開始將實(shí)物列為新興檔案門類，要求各機(jī)關(guān)檔案室系統(tǒng)收集和保管本單位工作中形成的、具有保存和利用價(jià)值的各類實(shí)物。這些實(shí)物同其他檔案互為補(bǔ)充，使得單位的歷史記錄更加全面系統(tǒng)，其形象生動(dòng)直觀的特性更在宣傳教育、文化傳承等活動(dòng)中發(fā)揮出得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。但是就現(xiàn)有情況看，由于工作開展時(shí)間短，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)實(shí)物檔案管理工作普遍比較薄弱，其中一個(gè)突出表現(xiàn)就是實(shí)物檔案登記只有實(shí)物檔案目錄一種形式，登記項(xiàng)目只有編號(hào)、名稱、日期、形成者等少數(shù)幾個(gè)，既無法滿足保管和利用工作的需要，又無法全面體現(xiàn)和保全實(shí)物檔案的價(jià)值。

筆者認(rèn)為，實(shí)物檔案是檔案的大家族中比較特殊的一類，它是以物的形態(tài)呈現(xiàn)，很多信息不能在實(shí)物本體上直觀體現(xiàn)，需要借助于文字、圖表、聲像等符號(hào)形式才能釋放出來，所以應(yīng)該從其特點(diǎn)出發(fā)，認(rèn)真研究實(shí)物檔案的信息采集和登記工作。

一、從實(shí)物檔案的特點(diǎn)看信息采集要求

第一，實(shí)物檔案雖然也是單位社會(huì)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄和見證，卻不是慣常的文字、圖表、聲像等符號(hào)形式的記錄，其形成信息和來源信息等并沒有直接在該物上體現(xiàn)，所以在發(fā)揮依據(jù)、憑證、宣傳等作用時(shí)，必須要借助文字說明等輔助形式才能顯現(xiàn)價(jià)值和釋放內(nèi)含信息。例如，因某項(xiàng)活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯、錦旗，受贈(zèng)的書畫、禮品、題字，及其他有重要紀(jì)念意義和保存價(jià)值的物品，如果沒有配之以相關(guān)情況說明，則信息不完整，價(jià)值無從體現(xiàn)。

第二，很多實(shí)物檔案除具備一般檔案價(jià)值以外，紀(jì)念價(jià)值和情感價(jià)值更為突出，在宣傳教育、文化傳承、組織文化建設(shè)等活動(dòng)中可以發(fā)揮重要作用。一塊老牌匾、一臺(tái)老設(shè)備、一枚徽章……，往往會(huì)使后來的睹物者產(chǎn)生感慨、共鳴、回味、崇敬等多種情緒，這也是檔案部門收集實(shí)物檔案的一個(gè)重要原因。所以，當(dāng)年形成的歷史事件背景及其他相關(guān)情況越詳細(xì)，越能保全甚至增加這些實(shí)物檔案的價(jià)值。

第三，實(shí)物檔案種類繁多，載體多樣，形式規(guī)格各異，因此要求有不同的保管環(huán)境和保管手段。例如，不同活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀，可能會(huì)大小不同、形狀不同、質(zhì)地不同，同樣的情況在書畫、藝術(shù)品、牌匾、證章等其他類別也很普遍，這是實(shí)物檔案保管工作中的一個(gè)難題。工作人員必須要詳細(xì)掌握每件物品的物理屬性和自然狀況，才能分門別類地施之以得當(dāng)?shù)谋９艽胧?/p>

第四，實(shí)物比文字更加形象直觀，在提供利用時(shí)，往往以展覽陳列為主要形式，其中不少還會(huì)被長(zhǎng)期借出展覽陳列。從好的方面說，展覽陳列使實(shí)物檔案的價(jià)值得到了很好的體現(xiàn)，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，有時(shí)甚至?xí)蛞恍┹^高規(guī)格的利用活動(dòng)增添新的價(jià)值；從不利的方面說，它加大了檔案部門對(duì)實(shí)物檔案管控的難度，一些實(shí)物檔案容易由于材質(zhì)脆弱、展室條件簡(jiǎn)陋、陳列擺放位置失當(dāng)?shù)仍蚴軗p甚至丟失，輕則降低實(shí)物檔案的價(jià)值，重則帶來無法彌補(bǔ)的損失。出于安全考慮，檔案部門不僅要掌握其借出和退還情況，還要隨時(shí)掌握其在展覽陳列時(shí)發(fā)生的各種情況。

第五，實(shí)物檔案往往是在一些重要活動(dòng)中形成的，同時(shí)產(chǎn)生的可能還會(huì)有文書、音像等多種形式的檔案，但由于實(shí)物檔案載體形式多樣，形制規(guī)格差異大，館（室）收進(jìn)后要分門別類分區(qū)存放，一些實(shí)物之間的關(guān)聯(lián)容易就此被割裂，例如，因某次活動(dòng)同時(shí)獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗，會(huì)根據(jù)檔案分類和不同的保管條件要求，保存在不同柜架，而且與之相關(guān)的文件、音像等檔案甚至可能會(huì)分處于不同的庫房。只有掌握并建立起實(shí)物檔案之間、實(shí)物檔案同其他檔案之間的關(guān)聯(lián)信息，才能為今后的查找和利用工作提供便利。

所以，只有實(shí)物檔案登記中能夠完整體現(xiàn)上述信息，才能真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

二、實(shí)物檔案登記的主要內(nèi)容

從上文分析中可以看出，實(shí)物檔案與其他檔案有很大的不同，每一件實(shí)物檔案的形成信息、本體信息、保管信息、關(guān)聯(lián)信息、利用信息等都會(huì)對(duì)實(shí)物檔案的價(jià)值產(chǎn)生直接影響，并在保管提供利用時(shí)發(fā)揮重要作用。具體來說，實(shí)物檔案應(yīng)該登記以下內(nèi)容：

（一）實(shí)物檔案的形成信息

除形成時(shí)間、形成者、物品名稱、保管期限等一般信息外，還需要詳細(xì)登記其來源、形成者基本情況、形成背景、使用情況等信息。一些從社會(huì)征集接收來的實(shí)物，還需要有鑒定和考證信息。這些對(duì)于判斷和了解實(shí)物檔案的價(jià)值具有重要作用，也是今后提供利用時(shí)所必須的信息。

（二）實(shí)物檔案的本體信息

如實(shí)物檔案的質(zhì)地、形狀、形態(tài)特征、規(guī)格尺寸、顏色、完好程度、上面的文字圖案等，是實(shí)物檔案整理和保管工作的重要依據(jù)，一些難以用文字準(zhǔn)確描述的信息，則還需要用照片的形式補(bǔ)充。

（三）實(shí)物檔案的保管和利用信息

主要包括檔案的存放位置（可以通過編號(hào)體現(xiàn)）、保護(hù)等級(jí)、保存條件、歷次維護(hù)記錄、受損情況、修復(fù)情況、仿制復(fù)制情況、借出退還情況、利用情況等。

（四）實(shí)物檔案與其他檔案的關(guān)聯(lián)信息

主要是該件實(shí)物檔案與其他實(shí)物、文書檔案、音像檔案、數(shù)字檔案等其他相關(guān)檔案之間的關(guān)聯(lián)，一般是采用參見號(hào)（或稱互見號(hào)）的方式來體現(xiàn)。

《實(shí)物檔案目錄》中的主要項(xiàng)目

以上內(nèi)容和項(xiàng)目基本可以涵蓋實(shí)物檔案從收進(jìn)、整理、鑒定、保管、利用等各方面的情況，但由于各單位實(shí)物檔案種類不盡相同，可以根據(jù)本單位實(shí)物檔案情況做具體調(diào)整。

三、實(shí)物檔案登記的具體形式

如果要全面記錄上述內(nèi)容，明顯不能再僅僅是實(shí)物檔案目錄那樣一件一行（條）簡(jiǎn)單登記的形式，必須是一件一表才可以，具體來說，應(yīng)該是實(shí)物檔案登記表與實(shí)務(wù)檔案目錄二者的組合。這一想法的提出，是受到了文物部門藏品登記表的啟發(fā)。

實(shí)物在檔案部門和文物部門都存在，只不過在檔案部門保存的是本單位活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的實(shí)物，被稱為“實(shí)物檔案”；在文物部門保存的是具有歷史、藝術(shù)或科學(xué)價(jià)值的實(shí)物，被稱為“藏品”。一般來說，二者在價(jià)值取向、收集方式和范圍等方面有很多不同，但由于同樣是對(duì)“物”進(jìn)行管理，所以在保管和管理上卻應(yīng)該是相通的，而且文物部門在保管“物”的方面比檔案部門歷史長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)多，非常值得借鑒學(xué)習(xí)。

文物藏品登記表是對(duì)藏品信息的文字記錄，按照文物管理部門的要求，每一件藏品都要有一個(gè)單獨(dú)的登記表，通過諸多內(nèi)容登記來保證藏品信息的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2009年國(guó)家文物局頒布《文物藏品檔案規(guī)范》（WW/T0020-2008）中的藏品登記表設(shè)計(jì)選擇了涵蓋文物藏品指標(biāo)體系核心指標(biāo)內(nèi)容的58個(gè)指標(biāo)項(xiàng)，從文物藏品本體屬性信息、文物藏品管理工作信息、文物藏品研究利用信息、文物藏品保護(hù)修復(fù)信息四個(gè)方面進(jìn)行信息組織，登記表頁碼長(zhǎng)達(dá)六頁之多，而且還可以視情況需要另外加頁。

實(shí)物檔案需要登記的信息未必有如此之多，但文物藏品登記表這種一物一表的形式完全適用于實(shí)物檔案，檔案部門可在其信息框架基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)符合檔案管理需要的《實(shí)物檔案登記表》，詳細(xì)記錄每件實(shí)物檔案的形成信息、本體信息、保管信息、關(guān)聯(lián)信息和利用信息。

這樣，既能全面體現(xiàn)和保全實(shí)物檔案的價(jià)值，又能滿足保管和今后利用工作的需要。而且從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，現(xiàn)在檔案部門保存的一些重要實(shí)物檔案很可能會(huì)在將來某一天因其所具有歷史、藝術(shù)和科學(xué)價(jià)值轉(zhuǎn)化為文物，現(xiàn)在參照文物藏品登記的方式對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行登記，還有利于未來二者的對(duì)接。

綜上所述，從實(shí)物檔案的特點(diǎn)出發(fā)，檔案部門應(yīng)該以實(shí)物檔案目錄為日常利用的檢索工具，以《實(shí)物檔案登記表》實(shí)行一物一表登記，全面記錄相關(guān)實(shí)物的各種信息，以切實(shí)滿足管理和利用需要。

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