徐敬仙

摘 要：本文基于筆者多年從事信息管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)的相關工作經(jīng)驗，以面向電子政務的流程管理系統(tǒng)設計為研究對象，論文首先分析了電子政務發(fā)展面臨的瓶頸，進而提出了該流程管理系統(tǒng)中各功能模塊的設計思路，全文是筆者長期工作實踐基礎上的理論升華，相信對從事相關工作的同行有著重要的參考價值和借鑒意義。

關鍵詞：電子政務 流程管理 模塊功能設計

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（c）-0015-02

1 電子政務發(fā)展現(xiàn)狀與瓶頸

經(jīng)過十余年的發(fā)展，中國電子政務的建設已進入實質(zhì)階段，從中央到地方的電子政務建設都是突飛猛進，“兩網(wǎng)、一站、十二金”建設取得了明顯進展，全國257個地市級城市中己經(jīng)有90%的城市建立了自己的政府網(wǎng)站，NC下注冊的域名數(shù)、網(wǎng)站數(shù)分別達到38萬和62，7萬，其中政府網(wǎng)站建設快速推進，總數(shù)量突破2萬個。與此同時，網(wǎng)絡技術與基礎設施也飛速發(fā)展，網(wǎng)絡國際出口帶寬增長飛速，總數(shù)達到53.9G，而國內(nèi)，不管是政府部門還是企業(yè)、個人，基本都已從拔號上網(wǎng)方式，進入到寬帶時代。電子政務建設己經(jīng)從網(wǎng)絡基礎建設向功能應用層面和社會服務層面轉(zhuǎn)變。來自賽迪顧問的數(shù)據(jù)顯示，2004年中國電子政務市場規(guī)模將達到400億元，其中用于軟件及信息服務的投資將超過140億元。

我們在為電子政務的內(nèi)外部環(huán)境取得可喜成績而高興的同時，也應該看到，在推進電子政務過程中，也存在著一些問題，主要有以下幾個方面。

（1）重復建設問題。

隨著電子政務的發(fā)展，各級政府，上至國家部委下至街道辦事處，都有自己的網(wǎng)上辦事網(wǎng)站，不僅如此公安、民政、工商、稅務等職能部門也在不斷推出自己的電子政務網(wǎng)站，同時出于安全性考慮，各家的網(wǎng)絡硬件還要求自成體系，有的甚至要求物理隔離，這樣造成硬件、軟件的巨大重復建設，同時也為各企業(yè)和個人用戶造成諸多不便，面對諸多入口，不知從哪開始。因此首先有必要將各職能部門的業(yè)務流程進行規(guī)范，特別是聯(lián)合辦理、協(xié)同辦理的一些業(yè)務流程需要規(guī)范化。其次是要統(tǒng)一入口，目前很多地方開設了辦事大廳，各職能部門集中辦公，有效解決了這一問題，這也為網(wǎng)上政務辦理提供了思路。

（2）對電子政務的認識問題。

目前，我國的政府上網(wǎng)工程雖然呈現(xiàn)星火燎原之勢，但許多己建立的政府網(wǎng)站都存在著短期效應的弊端。一些地區(qū)為了趕時髦、走過場，倉促地建立網(wǎng)站、注冊域名、配備硬件設備，但熱過一陣子后，那投資幾十萬甚至上百萬元的網(wǎng)站便再也無人問津。這不僅有悖于國家提倡政府上網(wǎng)的初衷，而且造成了人、財、物等資源的極大浪費。還有一些地區(qū)盲目投資興建政府信息網(wǎng)絡的基礎設施，由于缺乏長遠的戰(zhàn)略計劃，造成地區(qū)內(nèi)網(wǎng)絡基礎設施的重復性建設，既給各政府垂直機構(gòu)之間的信息溝通造成了不必要的麻煩，又違背了區(qū)域性網(wǎng)絡的“一個大腦和一套神經(jīng)系統(tǒng)”原則，從而增大了建設地區(qū)性統(tǒng)一政府網(wǎng)絡的難度。

政府網(wǎng)站的建設是我國推行電子政務的起點，它不是要給上級領導和普通老百姓“作秀”，而是要在因特網(wǎng)上真正建設一個內(nèi)容豐富、服務快捷、實用性強的電子政府，而這需要一個循序漸進的過程。

（3）數(shù)據(jù)來源的復雜性問題。

在我國的電子政府逐步構(gòu)建完成以后，政府的網(wǎng)上應用會越來越廣泛，數(shù)據(jù)庫的信息來源也會越來越復雜。如果在推行電子政務的初期，政府對形形色色的數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，就會造成相同信息在不同數(shù)據(jù)庫中的重復，并且彼此無法相互連接。在這種情況下，如果某一個人的數(shù)據(jù)稍有變化，就需要到政府的各個部門逐一進行修改，這不僅沒有提高政府的辦事效率，反倒給公眾服務帶來了極大不便。因此，在我國構(gòu)建電子政府的初級階段，我們必須重視數(shù)據(jù)來源的復雜性問題，注意加強政府各部門以及地方政府間的協(xié)調(diào)，爭取把數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)建設得既能彼此相互獨立又能彼此相互連接，從而有效避免因重復建設而造成的重復投資。也只有建成這樣的信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，才能使電子政府的公眾服務體系名副其實地發(fā)揮作用。

（4）缺少實用軟件問題。

當今世界，信息技術的發(fā)展可謂日新月異，信息技術水平自然成為決定一個國家能否順利實現(xiàn)電子政務戰(zhàn)略計劃的關鍵性因素。一些單位投入巨資購置了先進的硬件設備，卻因沒有實用的軟件而致使設備常年閑置于塵土之中；還有些單位盡管采購到或者開發(fā)出了一些應用軟件，但最終還是由于易用性不甚過硬而將設備束之高閣。因此需要大量以工作流為核心的應用系統(tǒng)代替單位原有的手工業(yè)務辦理。

以上這些是目前阻礙電子政務發(fā)展的共性問題。如何恰當?shù)亟鉀Q這些問題，將是電子政務建設能否良性發(fā)展的關鍵。通過對以上這些問題的分析發(fā)現(xiàn)：開展網(wǎng)上辦事（GTOC和GTOB）、公文流轉(zhuǎn)（GTOG）是解決這些問題的關鍵點，而它們都與工作流技術密切相關的。只有流程規(guī)范化了并投入到使用中，其它配套措施和技術才能及時跟上，另外隨著以工作流為核心的電子政務的推廣，也將會帶動觀念的轉(zhuǎn)變和其它瓶頸的解決。

2 工作流系統(tǒng)與電子政務結(jié)合的優(yōu)勢

2.1 簡化開發(fā)

主要是針對應用軟件開發(fā)而言，它可以。

（l）降低開發(fā)風險：業(yè)務分析師和開發(fā)人員使用相同語言交談，如狀態(tài)和動作術語，這意味著開發(fā)人員沒有必要將用戶需求轉(zhuǎn)化成軟件設計。（2）集中實現(xiàn)：業(yè)務流程經(jīng)常變化，使用工作流系統(tǒng)的最大好處是：實現(xiàn)不再是散落在各種系統(tǒng)中模糊整合的軟件片斷。（3）加快應用開發(fā)：因為工作流系統(tǒng)提供大量底層API，使得實現(xiàn)開發(fā)應用軟件只需要關注交互界面，而且成熟工作流系統(tǒng)的代碼都久經(jīng)考驗，使得我們開發(fā)更快，代碼更容易維護。

2.2 促進政務流程管理

主要是針對系統(tǒng)應用級而言，通過對政務流程分析并創(chuàng)建規(guī)范化描述，最終將具體流程用統(tǒng)一的流程定義語言來描述，是一件艱苦但會有很好回報的工作，具體的優(yōu)勢是。

（1）提高效率：許多業(yè)務流程自動化的結(jié)果是去除許多不必要的步驟。（2）更好的流程控制：通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業(yè)務流程的管理。（3）改進客戶服務：流程的一致性，提高了各層次對用戶響應的可預見性。（4）靈活性：基于流程的軟件控制，使得可以重新設計以符合業(yè)務需要的變化。

2.3 信息交換的統(tǒng)一

由于各級政府各級部門流程眾多，而電子政務的一個重要任務就是促進它們之間信息的交流，以及聯(lián)合辦公，協(xié)同審批等，這就要求各職能部門之間必須要做到信息統(tǒng)一，這樣交互才有基礎。同時也有利于各級政府，不同地區(qū)之間流程。

3 系統(tǒng)各模塊功能設計（見圖1）

3.1 流程定制

流程定制模塊的功能主要包括。

（1）可視化流程自定義：如用圖標表示流程元素；流程圖可放大、縮小、自適應顯示全圖；繪制流程圖時可拷貝、剪切、粘貼。（2）設置流程屬性：如指定流程擁有者為個人或角色；指定流程時限；指定流程為自由流或預定義流程等。（3）流程的輸入輸出：如將在其它系統(tǒng)中定制的XPDL流程文件導入本系統(tǒng)；在本系統(tǒng)中從圖形化流程圖生成XPDL文件；定制的流程圖可打?。或炞C流程的有效性；版本管理，己定義的流程可修改，草稿可暫存服務器端；基于瀏覽器遠程定制流程等。

3.2 流程解釋

流程解釋模塊的功能主要包括。

（1）將XPDL流程定義文件解釋到數(shù)據(jù)庫流程定義的相關字段。（2）將運行狀態(tài)的數(shù)據(jù)字段構(gòu)造成XPDL流程描述文件。

3.3 流程控制

流程控制模塊的功能主要包括。

（1）流程控制：如直流控制，這是最基本的應用；分流控制，它應支持多種可能流向的選擇；自循環(huán)控制；輔流控制，它主要應用于主辦、協(xié)辦相互協(xié)作的活動；會流控制，它主要用于多部門網(wǎng)上審批或協(xié)同辦公，如會簽、會辦；子流控制；自由流控制；條件流轉(zhuǎn)控制等。（2）支持各類特殊流程模型：如：回退，可退回到以前的任何一步；抄送，它與分流的區(qū)別是不簽意見，分支不要求匯聚；取回，當某節(jié)點的下一節(jié)點還沒有開始處理時，本節(jié)點用戶有權取回，重新修改。（3）中間處理結(jié)果保存，對一些重要步驟可留待以后查詢。（4）操作控制：如必備與必讀文檔，在流程過程中，資料夾內(nèi)常會加上附件，承辦人員必需閱讀附件資料后才可辦理。事實上手工方法對這一點很難控制，而通過工作流自動化軟件可以設定未閱讀附件則不能繼續(xù)流程。（5）權限控制：如相同角色或具有一定權限可取得他人的任務：同一流程中，可以限制不同處理者能夠查看和輸入的內(nèi)容。（6）啟動與結(jié)束控制：如手工啟動；設定條件啟動（如周期啟動）；其他程序啟動（如E-mail啟動）；結(jié)束也一樣。

3.4 流程監(jiān)控

（l）可視化流程監(jiān)控：如有權限用戶可通過流程狀態(tài)圖查詢流程運轉(zhuǎn)情況；工作負荷量顯示，顯示所有員工目前的工作負荷，能將指定工作或任務臨時調(diào)派給其它人員處理。（2）異常查詢：如監(jiān)控者可以查看流程辦理是否超過辦理時限，如是發(fā)出催辦通知。（3）流程查詢：如本用戶已審批工作查詢；己申請項目查詢等。

3.5 流程辦理

（1）工作列表顯示：它主要是顯示待處理工作項的相關信息，如待審批工作列表；可申請項目列表。（2）察看和填寫審批意見：包括協(xié)辦等，它出現(xiàn)在輔流中，協(xié)辦無權修改表單。（3）歷史記錄保留：如支持原件版本跟蹤、痕跡保留技術?？梢员４嫖恼隆⒐牡乃行薷?、批改痕跡，并可以根據(jù)需要顯示“干凈”文檔（最后版本的文檔）和“花臉”文檔（顯示修改痕跡的文檔），便于跟蹤文件的修改歷史和確認字句的修改責任人。（4）提醒報警：如根據(jù)工作時限與任務到達時間報警，時間排除非工作日。

3.6 用戶管理

（1）用戶的建立：如新建用戶或從其它系統(tǒng)中導入用戶。（2）用戶的改變：如用戶資料的改變；授權代理人和代理期限，在本人出差或其它原因不在時使用。（3）用戶的管理：如多級角色管理；用戶、角色與組織關系管理。

3.7 流程統(tǒng)計與查詢

（l）日志查詢：如每一流程實例運行日志查詢；每月每季日志查詢和歷史記錄查詢等。（2）辦理數(shù)量質(zhì)量統(tǒng)計：如超期任務情況分析；任務平均辦結(jié)周期分析；任務參與者辦理時間分析等。

4 結(jié)論

本文從電子政務的特殊需求出發(fā)，介紹了一個應用于該領域的專用工作流程管理系統(tǒng)的功能設計，介紹了國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫如何與JZEE開發(fā)平臺WSAD的結(jié)合；XPDL在系統(tǒng)中的應用等。

參考文獻

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[2]董亞波，賀清洲，魯東明.從國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)狀看其發(fā)展方向[EB/OL].中國國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫發(fā)展技術論壇，2004.