羅嫻　劉耀鴻

摘 要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的新問題，提出解決人事檔案管理工作困境的策略，以便其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；策略

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。因此明確人事檔案管理的重要性，分析人事檔案管理的現(xiàn)狀、找到做好人事檔案管理的方法，是促進(jìn)人才資源開發(fā)、個(gè)人切身利益需求實(shí)現(xiàn)的保證。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下，企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。我國人事檔案管理中存在的主要問題有以下幾個(gè)方面：

1.1人事檔案管理力量薄弱

人事檔案管理人員大多數(shù)是兼職，變動(dòng)頻繁，沒有經(jīng)過檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，難以適應(yīng)人事檔案管理工作，影響了檔案管理水平。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.2人事檔案管理現(xiàn)代化水平低

人事檔案管理工作繁瑣、重復(fù)勞動(dòng)多、勞動(dòng)強(qiáng)度大，這就要求在新時(shí)期做到人事檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)階段內(nèi)，很多人事檔案管理人員自身的專業(yè)水平跟不上設(shè)備的更新，導(dǎo)致設(shè)備閑置，不能快捷的反映信息更新結(jié)果，制約了人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

1.3人事檔案管理內(nèi)容不夠齊全

人事檔案管理制度要完善起來，才能正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

二、 加強(qiáng)人事檔案管理中的應(yīng)對(duì)策略

2.1建立科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.2轉(zhuǎn)換對(duì)人事檔案的觀念意識(shí)

利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí)，要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)員工本人進(jìn)行定位的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

2.3提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

2.4建立網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理模式

推廣信息化人事檔案管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。信息化人事檔案應(yīng)增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力， 動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。

三、結(jié)束語

總之，人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，作為新時(shí)期背景下的人事檔案管理人員，必須緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，在實(shí)際工作認(rèn)真分析存在的不足，并采取有效的措施確保人事檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

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