孫宏志

【摘 要】 醫(yī)院的基本建設(shè)檔案對(duì)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展起著重要的的作用。加強(qiáng)基建檔案資料的科學(xué)管理，確保基建檔案的準(zhǔn)確、完整、歸檔與建設(shè)的同步，是每個(gè)基建檔案管理者義不容辭的責(zé)任。同時(shí)在醫(yī)院基建檔案管理工作中也存在著不少問(wèn)題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學(xué)習(xí)和改進(jìn)的。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；基建檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

引言

隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的逐步深入，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，為了更好的改善病人的就醫(yī)環(huán)境，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和硬件設(shè)施的更新已經(jīng)成為了醫(yī)院發(fā)展的重要因素，在這過(guò)程中，基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要作用。加強(qiáng)基建檔案資料的科學(xué)管理，確保基建檔案的準(zhǔn)確、完整、歸檔與建設(shè)的同步，是每個(gè)基建檔案管理者義不容辭的責(zé)任。同時(shí)在醫(yī)院基建檔案管理工作也存在著不少問(wèn)題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學(xué)習(xí)和改進(jìn)的。

1 加強(qiáng)管理意識(shí)

落實(shí)檔案管理制度搞好基建檔案管理離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)， 將檔案工作列入到醫(yī)院的管理日程， 納入到有關(guān)人員的職責(zé)范圍， 納入到年終考核目標(biāo)， 建立專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)， 配置專門(mén)檔案人員，制訂嚴(yán)格的檔案管理制度， 規(guī)范收集、整理、保管、登記、使用等行為。

2 嚴(yán)謹(jǐn)收集管理

確保檔案真實(shí)完整基建檔案資料種類多而且復(fù)雜， 包括土建、水暖、電氣、電訊、安全等設(shè)備， 有表面的、隱蔽的， 有臨時(shí)的、永久的， 有文字的和圖紙的， 對(duì)待每類材料， 首先都必須認(rèn)真核實(shí)、登記， 造冊(cè)立卷， 保證做到案卷質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確。一項(xiàng)基建工程都是嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行施工的， 形成的材料都有其規(guī)律性， 一般可劃分為四個(gè)部分， 即/ 依據(jù)性文件材料0、/ 基礎(chǔ)性文件材料0、/ 施工文件材料與竣工圖0 和/ 竣工驗(yàn)收文件材料0。歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成不同載體形式的文件材料， 特別是全套的圖紙， 只有把握其檔案的規(guī)律性， 才能保證檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。

收集階段是檔案管理的最基礎(chǔ)的工作， 由于基建檔案的數(shù)量大、種類多、形式復(fù)雜， 需要細(xì)心和耐心收集。每個(gè)工程項(xiàng)目都包含由事先論證、報(bào)批、批復(fù)、計(jì)劃安排、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工和驗(yàn)收使用等九個(gè)階段， 每個(gè)階段形成的檔案材料都是有規(guī)律性的， 表現(xiàn)在時(shí)間的延續(xù)性和內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性， 抓住時(shí)間和內(nèi)容這兩個(gè)特性是保證基建檔案完整齊全的重點(diǎn)。

（1） 必須及時(shí)收集基建檔案材料。近幾年， 各級(jí)醫(yī)院的改建、擴(kuò)建工程逐漸增多， 邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)、邊建設(shè)的事情經(jīng)常發(fā)生， 這就給檔案的收集帶來(lái)很多困難， 如果檔案工作人員不了解情況， 不及時(shí)進(jìn)行收集、整理， 文件材料就可能導(dǎo)致分散、零亂， 甚至遺失。

（2） 必須保證檔案材料的真實(shí)性。醫(yī)院的檔案部門(mén)應(yīng)與基建部門(mén)密切配合、齊心協(xié)力、共同監(jiān)督， 嚴(yán)把基建項(xiàng)目材料的質(zhì)量關(guān)， 要求施工部門(mén)先出圖再施工， 以保證項(xiàng)目材料的完整性， 使其不漏頁(yè)、不缺項(xiàng)，做到有物必有圖文， 圖物相符。充分做好基建前期的收集、核實(shí)工作， 力求后期的整檔工作完整、齊全、真實(shí)。

（3） 必須把握基建檔案材料的階段性。在事前、事中、事后全程指導(dǎo)收集工作， 工程初始階段， 檔案部門(mén)要求施工方先出圖再施工， 以保證圖紙資料的完整性， 做到有物必有圖， 圖物并且相符。工程施工階段，要對(duì)工程技術(shù)資料實(shí)行/ 動(dòng)態(tài)管理0， 檔案人員應(yīng)該走出檔案室， 深入到工地， 了解施工的進(jìn)度， 統(tǒng)計(jì)施工、設(shè)備安裝和實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的原始記錄， 驗(yàn)收隱蔽工程記錄、變更和設(shè)計(jì)通知單等系列文件材料。竣工前階段， 把基建項(xiàng)目資料存在的主要問(wèn)題解決在竣工前，做好竣工圖紙和資料的初步驗(yàn)收和整理工作， 逐一登記， 發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)補(bǔ)缺， 以便于歸檔資料的完整和準(zhǔn)確。

工程驗(yàn)收階段， 必須要求具備完整的技術(shù)檔案和施工資料。一項(xiàng)工程在交付使用之前， 認(rèn)真做好工程竣工檔案驗(yàn)收是至關(guān)重要的， 它不僅是嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)程序的需要， 也是為建設(shè)工程交付使用后的管理、維修、改建、擴(kuò)建提供依據(jù)。因此建設(shè)單位在收到施工

單位遞交的建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后， 在設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收前， 必須會(huì)同檔案人員事先審查工程技術(shù)檔案和施工資料是否完整， 如果不完整就按照國(guó)務(wù)院5建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例6的要求， 不予驗(yàn)收， 并要求其限期整改。

竣工審核階段， 基建檔案經(jīng)過(guò)醫(yī)院基建部門(mén)嚴(yán)格審核后簽字， 再報(bào)上級(jí)有關(guān)監(jiān)督部門(mén)審核， 在確認(rèn)無(wú)誤后交城建檔案館一套， 醫(yī)院檔案部門(mén)留置一套。

3 實(shí)行集中統(tǒng)一管理、規(guī)范服務(wù)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院信息資源之一， 使用才能體現(xiàn)出它的獨(dú)有的價(jià)值。因此， 檔案工作人員應(yīng)牢固樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀， 主動(dòng)參加醫(yī)院的工程建設(shè)管理， 加強(qiáng)依法治檔的力度， 規(guī)范檔案的統(tǒng)一管理， 使基建檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化， 為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障和服務(wù)， 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

4 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

（1）對(duì)推動(dòng)醫(yī)院 經(jīng)濟(jì) 可持續(xù) 發(fā)展 具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)論文聯(lián)盟WWW.LWLM.COM整理院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

（2）為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周?chē)嗷リP(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué) 研究 等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

5 結(jié)束語(yǔ)

基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富 隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和 社會(huì) 的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。

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