【內(nèi)容提要】 作為綜合管理部門，高校辦公室要準(zhǔn)確定位，認(rèn)清職責(zé)；圍繞中心，突出重點(diǎn)；處理好人與人、人與事、大與小以及知與行四個(gè)關(guān)系，提升綜合素質(zhì)，不斷提高綜合服務(wù)水平，更好地服務(wù)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 辦公室 準(zhǔn)確定位 綜合服務(wù)

【作者簡(jiǎn)介】 周勝美，長(zhǎng)江大學(xué)學(xué)校辦公室副主任，副教授。

【中圖分類號(hào)】 G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 2095-5103（2013）07-0016-03

高校辦公室的工作水平直接影響高校的管理水平。作為綜合管理部門，高校辦公室要按照新形勢(shì)新任務(wù)的要求，找準(zhǔn)定位，認(rèn)清職責(zé)，圍繞中心，突出重點(diǎn)，不斷提高綜合服務(wù)水平，充分發(fā)揮參謀助手作用和溝通協(xié)調(diào)作用，以更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)，服務(wù)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展。

一、找準(zhǔn)定位，明晰思路

高校辦公室的工作定位主要取決于辦公室的工作職責(zé)、基本任務(wù)和工作重點(diǎn)。定位理論把消費(fèi)者的心靈看作是營(yíng)銷的終級(jí)戰(zhàn)場(chǎng)，強(qiáng)調(diào)“攻心為上”，將產(chǎn)品或服務(wù)在潛在顧客的心目中確定一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢?，并力?zhēng)最終取得有利地位。把這一理論運(yùn)用到辦公室工作上來(lái)，就是要了解領(lǐng)導(dǎo)的思維模式，抓住領(lǐng)導(dǎo)的思想和工作思路，這是進(jìn)行辦公室工作定位的前提。高校辦公室的主要工作職責(zé)是文字工作、信息調(diào)研、督促檢查、承辦事務(wù)和綜合協(xié)調(diào)，通常概括為：參與校務(wù)、搞好事務(wù)、做好服務(wù)，簡(jiǎn)稱“三辦”，即辦文、辦會(huì)、辦事，其工作具有明顯的綜合性、層次性、程序性、終局性、服務(wù)性、輔助性和機(jī)要性。辦公室的基本任務(wù)是當(dāng)好參謀助手，搞好“三服務(wù)”，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，實(shí)質(zhì)是為師生員工負(fù)責(zé)、為師生員工服務(wù)。從服務(wù)對(duì)象上講，辦公室的地位及其特點(diǎn)決定了服務(wù)的主要表現(xiàn)形式是以協(xié)調(diào)、落實(shí)、把關(guān)、督辦等方式為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)尤其是對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。從服務(wù)內(nèi)容上講，辦公室的工作重點(diǎn)和主要精力是服務(wù)決策，為領(lǐng)導(dǎo)“出點(diǎn)子”、“找路子”。從服務(wù)效果上講，辦公室的工作重在服務(wù)落實(shí)，通過(guò)督促檢查協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校重大決策和工作部署，維護(hù)機(jī)關(guān)正常辦公秩序、保證機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室的工作職責(zé)、基本任務(wù)決定了辦公室必須以學(xué)校中心工作、以校領(lǐng)導(dǎo)尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)為工作軸心來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)。只有明確了工作軸心，辦公室工作才能夠同校領(lǐng)導(dǎo)的工作思路貼近并合拍，做到思維“同頻共振”，從而確保學(xué)校工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、認(rèn)清職責(zé)，突出重點(diǎn)

高校辦公室的主要職責(zé)是文字工作、信息調(diào)研、督促檢查、承辦事務(wù)和綜合協(xié)調(diào)。提高辦公室綜合服務(wù)水平，必須強(qiáng)化這些重點(diǎn)工作，著力提高工作質(zhì)量和效率。

1. 加強(qiáng)文稿起草和公文審核，提高辦文質(zhì)量和效率

抓文稿起草工作，提高文稿質(zhì)量。文稿質(zhì)量是衡量辦公室工作水平的重要標(biāo)尺，是辦公室發(fā)揮以文輔政參謀助手功能的體現(xiàn)。起草文稿要緊跟時(shí)代步伐，關(guān)注國(guó)內(nèi)外高等教育形勢(shì)；緊扣學(xué)校實(shí)際，深入調(diào)查分析研究；緊貼領(lǐng)導(dǎo)思維，善于知關(guān)節(jié)、得要領(lǐng)、把精髓、抓要害，在謀劃和研究上下功夫，深入實(shí)際，勤學(xué)深思，善于總結(jié)和提煉，做到了解問(wèn)題有廣度、思考問(wèn)題有高度、分析問(wèn)題有深度、提供建議有力度，通過(guò)創(chuàng)造性工作，為領(lǐng)導(dǎo)完善工作思路和強(qiáng)化工作舉措上出思想、出思路、出“精品”。

抓公文處理工作，提高辦文質(zhì)量。公文是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的一種重要方式。公文質(zhì)量好壞、辦文效率高低，是辦公室工作水平的綜合體現(xiàn)。要強(qiáng)化責(zé)任，在規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、制度化和時(shí)效性上下功夫，從法律上、政策上、內(nèi)容上、文字上、格式上把好公文質(zhì)量關(guān)和運(yùn)轉(zhuǎn)流程關(guān)，即嚴(yán)格審核公文，做到內(nèi)容準(zhǔn)確充實(shí)，表述簡(jiǎn)明扼要，邏輯嚴(yán)密，體制格式規(guī)范，政策措施符合有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，達(dá)到思想性、政策性、規(guī)范性和可操作性的統(tǒng)一。

2. 加強(qiáng)信息調(diào)研，提高服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的質(zhì)量和參謀服務(wù)水平

辦公室要高度重視信息工作，貼近學(xué)校中心工作，狠抓重點(diǎn)信息；貼近基層，捕捉亮點(diǎn)信息；貼近上級(jí)需求，采編綜合信息，精篩選、快傳送，努力做領(lǐng)導(dǎo)決策的“情報(bào)部”、掌握工作進(jìn)度的“顯示屏”、觀察工作動(dòng)態(tài)的“晴雨表”和反映問(wèn)題的“預(yù)警器”。報(bào)送信息既要真實(shí)全面及時(shí)，又要突出重點(diǎn)。既要報(bào)成績(jī)，又要指問(wèn)題；有利于領(lǐng)導(dǎo)正確決策，要報(bào)送反映客觀實(shí)際和基層本來(lái)面貌的真實(shí)信息，重點(diǎn)報(bào)送黨委中心工作所需要的信息，尤其是學(xué)校重大決策和部署貫徹落實(shí)情況，以及學(xué)校改革發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、新矛盾；要增強(qiáng)時(shí)效性，建立快速、靈敏、順暢的信息傳輸和反饋系統(tǒng)，管好、用好辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，不斷提高網(wǎng)絡(luò)的靈敏度。作為信息處理中心，辦公室要高度重視并做好信息的整體開(kāi)發(fā)和綜合利用，發(fā)揮信息“加工廠”的作用，對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、歸類、加工，尤其要進(jìn)行深加工，提高信息服務(wù)質(zhì)量，確保報(bào)送的信息有情況、有分析、有建議、有方案，向黨委提供高價(jià)值的“產(chǎn)品”。

3. 強(qiáng)化督促檢查工作，不斷推進(jìn)校黨委決策的落實(shí)

督促檢查工作的重點(diǎn)在落實(shí)，其根本目的是確保各項(xiàng)重大決策和工作部署落到實(shí)處，這也是高校辦公室的重要職責(zé)和任務(wù)。

突出重點(diǎn)。要緊緊圍繞學(xué)校重大決策和部署，以事關(guān)改革、發(fā)展和穩(wěn)定的重大問(wèn)題以及師生關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題為重點(diǎn)，定期檢查落實(shí)。凡是出臺(tái)的重要文件、召開(kāi)的重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，要及時(shí)反饋實(shí)施的進(jìn)展情況和出現(xiàn)的問(wèn)題，做出對(duì)策建議，便于領(lǐng)導(dǎo)完善決策。

注重實(shí)效。推動(dòng)決策落實(shí)是督促檢查工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。要加大督辦力度，加快辦理速度，提高辦理質(zhì)量。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)限辦結(jié)，并按程序和規(guī)定的公文形式報(bào)送。加大審核把關(guān)力度，對(duì)辦理結(jié)果不符合要求的，堅(jiān)決退回重辦。

做好督查服務(wù)。督查前，為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)信息，擬制督查預(yù)案，協(xié)調(diào)組織督查力量，確定督查方式，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備；督查中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)做好各項(xiàng)督查工作，并解決和反映遇到的各種問(wèn)題；督查后，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)匯總督查結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決問(wèn)題，推動(dòng)決策落實(shí)的進(jìn)一步深入。

4. 組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保學(xué)校工作有序高效運(yùn)行

加強(qiáng)內(nèi)部管理，在分工負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上發(fā)揮整體功能。辦公室的每一項(xiàng)工作都關(guān)系到整體功能的發(fā)揮和整體效率的實(shí)現(xiàn)。要合理確定內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作投向、力量使用和工作布局，以及工作分工、任務(wù)銜接和業(yè)務(wù)聯(lián)系，理順工作關(guān)系，完善運(yùn)行機(jī)制；建立健全內(nèi)部管理制度，建立科學(xué)的管理方式，不斷提高科學(xué)化服務(wù)水平；縮短辦事流程，簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)，加快工作節(jié)奏，提高整體效率。辦公室的每個(gè)工作人員都要各司其職，各負(fù)其責(zé)，恪盡職守，一絲不茍，做好本職工作。同時(shí)，要顧全大局，統(tǒng)籌兼顧，保證辦公室的整體效益。

加強(qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校內(nèi)各種關(guān)系。辦公室要抓綜合協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、辦公室內(nèi)部之間的關(guān)系，在推動(dòng)工作合力上下功夫。通過(guò)協(xié)商、調(diào)解方式，及時(shí)解決工作中產(chǎn)生的矛盾和問(wèn)題，使整個(gè)組織系統(tǒng)和有關(guān)人員相互配合、密切合作，減少內(nèi)耗，同心協(xié)力實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。發(fā)揮辦公室的三個(gè)作用：發(fā)揮在學(xué)校日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中的樞紐作用，盡量把問(wèn)題想在前面，工作做在前頭，并善于總結(jié)和提高；發(fā)揮在組織學(xué)校重要會(huì)議和重大活動(dòng)中的統(tǒng)籌作用，力求上下暢通、左右合拍；發(fā)揮牽頭作用，加強(qiáng)與各部門、院系之間的聯(lián)系溝通，形成相互配合、相互支持的局面。從工作作風(fēng)上講，要堅(jiān)持敢于協(xié)調(diào)和善于協(xié)調(diào)相結(jié)合。既要強(qiáng)化責(zé)任分解，狠抓任務(wù)細(xì)化，按職能分工；又要著眼全局，綜合權(quán)衡，充分考慮各方利益，善于集中不同意見(jiàn)，在大的原則上取得共識(shí)，調(diào)動(dòng)各方積極性，形成合力，推動(dòng)決策落實(shí)。從工作方法上講，要堅(jiān)持橫向協(xié)調(diào)和縱向協(xié)調(diào)相結(jié)合。既要發(fā)揮辦公室的牽頭作用，提升統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，加強(qiáng)與各職能部門以及院系的溝通，形成共謀事業(yè)發(fā)展的和諧局面，又要加強(qiáng)與上級(jí)主管單位、校內(nèi)各二級(jí)單位之間的聯(lián)系，對(duì)上爭(zhēng)取業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)下實(shí)施指導(dǎo)引領(lǐng)。尤其要加強(qiáng)與校內(nèi)各二級(jí)單位辦公室的協(xié)調(diào)聯(lián)系，既要通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事等日常工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)傳達(dá)校黨委工作意圖，使校黨委的決策部署迅速貫徹落實(shí)；又要不斷了解新情況、發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、把握新動(dòng)向，協(xié)助校黨委領(lǐng)導(dǎo)深化決策。

三、處理好關(guān)系，提升人員素質(zhì)

1. 處理好人與人的關(guān)系

辦公室的工作職責(zé)和工作軸心要求辦公室工作人員要處理好辦公室內(nèi)、外部人員的關(guān)系，做到分工不分家、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，到位不越位，出力不出名，依靠不依賴；處理好與校內(nèi)其他人員的關(guān)系，做到“己所不欲，勿施于人”，與人為善，以誠(chéng)待人。尤其要處理好同校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，處理好“管家”與“東家”的關(guān)系。尊重領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性和風(fēng)格，尊重領(lǐng)導(dǎo)的決策與權(quán)威，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)與形象，全心全意支持和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作。

2. 處理好人與事的關(guān)系

辦公室的主要任務(wù)就是辦事，交辦事務(wù)與承辦事務(wù)，從表面上看是事與事的關(guān)系，實(shí)際上卻是人與人的關(guān)系，是一種信任與被信任、尊重與被尊重的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)生命周期理論認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者的行為方式應(yīng)隨著被領(lǐng)導(dǎo)者成熟程度的變化而變化。辦公室工作人員受過(guò)高等教育，情感相對(duì)成熟，對(duì)歸屬感、被認(rèn)可、受人尊重、發(fā)揮才能機(jī)會(huì)的要求相對(duì)要高，更希望接受低工作低關(guān)系的授權(quán)型領(lǐng)導(dǎo)方式，但無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)采用哪種方式，辦公室工作的地位和作用都要求工作人員必須言必信，行必果；交必辦、辦必果。只有心中有人，把人當(dāng)人，才能把事當(dāng)事，才能做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為。還要作風(fēng)扎實(shí)，工作盡忠職守，勤奮務(wù)實(shí)、踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)定下的、上級(jí)交辦的事情，周密籌劃、精心安排、辦實(shí)辦好。

3. 處理好大與小的關(guān)系

抓大事與抓小事，舉重若輕與舉輕若重，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，要正確處理二者之間的關(guān)系。從整體意義上講，辦公室工作要舉輕若重。辦公室無(wú)小事，事事皆大事，每一件事都得認(rèn)真去做，大事小事都不能出錯(cuò)。老子說(shuō)：“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)。”細(xì)節(jié)決定成敗，要注重細(xì)節(jié)，尤其是體現(xiàn)辦公室工作人員素質(zhì)、代表學(xué)校形象的、重要的關(guān)鍵的細(xì)節(jié)。另一方面，又不能“胡子眉毛一把抓”，不能僅僅局限于小事、糾纏于細(xì)節(jié)。管理學(xué)上的“二八法則”強(qiáng)調(diào)把主要精力和時(shí)間花在抓主要矛盾、抓矛盾的主要方面、抓大事、抓解決主要問(wèn)題上。這一法則要求高校辦公室工作要抓大放小、化繁為簡(jiǎn)；對(duì)工作進(jìn)行認(rèn)真分類、分析，堅(jiān)持“有所為，有所不為”；圍繞學(xué)校的中心工作、師生員工關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，想大事謀大局，提高辦重大事情的能力，辦棘手問(wèn)題的能力以及辦緊急、應(yīng)急問(wèn)題的能力。周恩來(lái)總理強(qiáng)調(diào)“關(guān)照小事，成就大事”。他最反感“大概”、“可能”、“也許”等做法和言語(yǔ)，要求工作人員盡可能考慮每個(gè)細(xì)節(jié)。但“他雖然親自照料每棵樹，也能夠看到森林”。大事與小事的關(guān)系實(shí)際上是要認(rèn)清事情的輕重問(wèn)題。弄清事情的重要程度之后，緊接著就要處理好先與后的關(guān)系，也就是事情的緩急問(wèn)題。《大學(xué)》中說(shuō)：“物有本末，事有終始。知所先后，則近道矣?！泵靼琢吮灸⒔K始的先后次序的道理，就接近事物發(fā)展的規(guī)律了。辦公室工作點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，千頭萬(wàn)緒，涉及方方面面，在日常工作中更應(yīng)處理好大事與小事、先與后的關(guān)系。“二八法則”要求高校辦公室工作明確遠(yuǎn)期和近期奮斗目標(biāo)，分清輕重緩急，排定先后順序，永遠(yuǎn)先做最重要、最關(guān)鍵的的事情，提高工作效率。

4. 處理好知與行的關(guān)系

認(rèn)識(shí)的最終目的是實(shí)踐。辦公室工作人員要處理好知與行的關(guān)系、學(xué)習(xí)與工作的關(guān)系，堅(jiān)持學(xué)習(xí)與工作相結(jié)合，學(xué)習(xí)工作化、工作學(xué)習(xí)化，既要埋頭走路，更要抬頭看路；既要關(guān)注腳下，更要仰望星空；既要讀萬(wàn)卷書，也要行萬(wàn)里路。毛澤東曾把學(xué)習(xí)形象地比喻成“開(kāi)鋪?zhàn)印?，如存貨不多，取一點(diǎn)、少一點(diǎn)，不久就要告罄，不進(jìn)貨就要關(guān)門倒閉。他告誡干部要克服“本領(lǐng)恐慌”?？朔绢I(lǐng)恐慌，學(xué)習(xí)和實(shí)踐是主要路徑。毛澤東還指出，每打一仗就要總結(jié)一次，這樣才能有所提高有所進(jìn)步。辦公室工作人員要把學(xué)習(xí)作為一種習(xí)慣、一種追求、一種生活方式，堅(jiān)持向書本學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)、向群眾學(xué)習(xí)，干什么學(xué)什么，缺什么補(bǔ)什么，做學(xué)習(xí)型、研究型工作人員，勤于思考、善于總結(jié)，努力在工作實(shí)踐中增長(zhǎng)知識(shí)，提高勝任本職工作的實(shí)際本領(lǐng)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曾慶紅.進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)辦公廳工作，把辦公廳工作提高到一個(gè)新的水平——在全國(guó)黨委秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)上的講話[J].秘書工作，1995，（1）.

[2] 張保慶.加強(qiáng)教育系統(tǒng)辦公室工作——在全國(guó)省級(jí)教育行政部門、委屬高校辦公室主任會(huì)議閉幕式上的講話（摘要）[J].中國(guó)高等教育，2000，（18）.

責(zé)任編輯：周振國(guó)