張?zhí)鞁伞垨|旭　王芳

摘要：預(yù)算管理系統(tǒng)是我院ARP中心推出的一項(xiàng)集查詢功能與分析功能為一體的新系統(tǒng)。該系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在使用中可以體現(xiàn)為查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析兩方面的作用。但在使用中我們發(fā)現(xiàn)了該系統(tǒng)存在的一些問(wèn)題，同時(shí)也提出了對(duì)該系統(tǒng)功能優(yōu)化的一些建議，期望完善該系統(tǒng)，發(fā)揮其更大的作用。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理系統(tǒng) 作用 問(wèn)題 建議

引言

預(yù)算管理系統(tǒng)是中科院ARP中心推出的一項(xiàng)集查詢功能與分析功能為一體的新系統(tǒng)。本文將從預(yù)算管理系統(tǒng)的作用、存在的問(wèn)題及優(yōu)化建議三方面探討如何較好的使用預(yù)算管理系統(tǒng)，發(fā)揮其最大的作用。

一、預(yù)算管理系統(tǒng)的作用

根據(jù)預(yù)算管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)我們認(rèn)為該系統(tǒng)在使用中應(yīng)該實(shí)現(xiàn)查詢與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析兩方面的作用。

所謂查詢功能，就是將預(yù)算管理系統(tǒng)作為一個(gè)經(jīng)費(fèi)查詢終端。該系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)更新及時(shí)、收支余劃分清晰、數(shù)據(jù)導(dǎo)出便利等特點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)查詢功能奠定了基礎(chǔ)。

預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新較為及時(shí)，如果采用系統(tǒng)默認(rèn)的更新時(shí)間，則當(dāng)天的數(shù)據(jù)第二天即可查詢。盡管不能達(dá)到與綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步更新的速度，但通過(guò)手動(dòng)刷新的功能也能獲得課題當(dāng)天的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為課題負(fù)責(zé)人提供了及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息。同時(shí)該系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)比較簡(jiǎn)單易懂。原查詢系統(tǒng)的界面在查詢數(shù)據(jù)時(shí)需要結(jié)合對(duì)會(huì)計(jì)科目的理解，進(jìn)行數(shù)據(jù)的加減處理。由于課題使用人員并非財(cái)務(wù)人員，很難理解會(huì)計(jì)科目的含義，因此無(wú)法明確地查詢到想要的數(shù)據(jù)信息。而預(yù)算管理系統(tǒng)將課題的預(yù)算、到款、支出、欠款及結(jié)余進(jìn)行分別列示，為使用人員提供了極大地方便。這也是其能夠作為查詢終端的主要原因。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析功能是預(yù)算管理系統(tǒng)的一個(gè)重要的功能。系統(tǒng)管理員首先根據(jù)課題經(jīng)費(fèi)管理辦法在系統(tǒng)內(nèi)建立相應(yīng)的預(yù)算模板，并針對(duì)該模版內(nèi)容進(jìn)行會(huì)計(jì)科目與預(yù)算項(xiàng)目之間的關(guān)系映射。預(yù)算錄入人員選擇課題對(duì)應(yīng)的預(yù)算模板錄入預(yù)算后，預(yù)置的預(yù)算模板會(huì)根據(jù)已定義會(huì)計(jì)科目與預(yù)算項(xiàng)目之間的映射關(guān)系將課題的支出進(jìn)行按預(yù)算科目歸類，生成預(yù)算金額與實(shí)際發(fā)生額對(duì)比的報(bào)表。通過(guò)查詢?cè)搱?bào)表，課題負(fù)責(zé)人能夠了解經(jīng)費(fèi)明細(xì)的預(yù)算科目執(zhí)行情況，從總額和明細(xì)兩方面對(duì)課題經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理。同時(shí)通過(guò)利用分析結(jié)果進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)調(diào)整，加快課題年度決算、中期決算及結(jié)題財(cái)務(wù)報(bào)告的編制速度。

二、預(yù)算管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

我們對(duì)預(yù)算管理系統(tǒng)的作用寄予了較高的期望，但在實(shí)際使用也發(fā)現(xiàn)了該系統(tǒng)存在的一些問(wèn)題，有些問(wèn)題嚴(yán)重的影響了系統(tǒng)的推進(jìn)使用。

第一、預(yù)算管理系統(tǒng)的運(yùn)行不穩(wěn)定。目前來(lái)看，該系統(tǒng)本身存在一定的系統(tǒng)BUG。例如：課題負(fù)責(zé)人在使用預(yù)算分析功能查看課題支出情況時(shí)，只能查看當(dāng)頁(yè)數(shù)據(jù)，當(dāng)點(diǎn)擊下一頁(yè)按鈕查看下一頁(yè)界面的數(shù)據(jù)時(shí)系統(tǒng)就會(huì)報(bào)錯(cuò)，無(wú)法顯示數(shù)據(jù)。也有研究所發(fā)生點(diǎn)擊預(yù)算管理功能點(diǎn)，導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)法使用的情況出現(xiàn)。預(yù)算管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是廣泛推廣該系統(tǒng)使用的基礎(chǔ)，如果不能保證該系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性甚至威脅到相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的使用穩(wěn)定性，那么推廣使用預(yù)算管理系統(tǒng)是比較困難的。

第二、取數(shù)規(guī)則存在一定的缺陷。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)已錄入預(yù)算課題的經(jīng)費(fèi)支出情況進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)在數(shù)據(jù)提取后的計(jì)算規(guī)則有一定的缺陷。例如：課題收入的取值只提取相應(yīng)科目的貸方金額，沒(méi)有考慮借方金額的影響因素；子課題預(yù)算支出統(tǒng)計(jì)表中，運(yùn)算公式錯(cuò)誤存在取數(shù)錯(cuò)誤，一是支出總計(jì)=預(yù)算總額+各年支出，二是可用資金=支出合計(jì)-預(yù)算金額，三是全部預(yù)算科目之和不等于模塊總計(jì)。

第三、會(huì)計(jì)科目與預(yù)算項(xiàng)目的映射較為固定，不能進(jìn)行靈活調(diào)整。眾所周知，會(huì)計(jì)科目的數(shù)量及類別遠(yuǎn)大于預(yù)算項(xiàng)目，而預(yù)算管理系統(tǒng)的映射關(guān)系要求一個(gè)會(huì)計(jì)科目只能對(duì)應(yīng)一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目，但一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目可以對(duì)應(yīng)多個(gè)會(huì)計(jì)科目，這就導(dǎo)致某些預(yù)算項(xiàng)目在取值歸集的準(zhǔn)確性值得商榷。例如：軍工研制類課題的預(yù)算項(xiàng)目只有八項(xiàng)，根據(jù)映射規(guī)則定義會(huì)計(jì)科目下的差旅費(fèi)科目只能對(duì)應(yīng)其中的一項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目。但在實(shí)際工作中，發(fā)生的差旅費(fèi)支出根據(jù)支出的具體原因及內(nèi)容可以分別歸集為預(yù)算科目中的設(shè)計(jì)費(fèi)，管理費(fèi)甚至是試驗(yàn)費(fèi)。但預(yù)算管理系統(tǒng)在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，只能將差旅費(fèi)科目下的所有支付歸集到一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目中。如果映射關(guān)系是差旅費(fèi)對(duì)設(shè)計(jì)費(fèi)，那么就歸集到設(shè)計(jì)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目下，如果映射關(guān)系是差旅費(fèi)對(duì)管理費(fèi)，那么就歸集到管理費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目下，以此類推。這個(gè)例子說(shuō)明的問(wèn)題就是目前預(yù)算管理系統(tǒng)的分析功能還是比較簡(jiǎn)單的，只能依據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)定的映射關(guān)系進(jìn)行分類匯總，同時(shí)其生成的預(yù)算分析表無(wú)法在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整，因此只能作為課題負(fù)責(zé)人了解經(jīng)費(fèi)使用狀況的一個(gè)參考。

三、對(duì)預(yù)算管理系統(tǒng)的優(yōu)化建議

預(yù)算管理系統(tǒng)作為ARP綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分在今后的工作中勢(shì)必要發(fā)揮重要的作用。財(cái)務(wù)人員也希望系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化與完善，提高該系統(tǒng)的使用效率，真正發(fā)揮該系統(tǒng)的功能，成為財(cái)務(wù)人員與課題負(fù)責(zé)人的得力工具。結(jié)合實(shí)際需求經(jīng)過(guò)分析，總結(jié)出如下幾點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)優(yōu)化與完善的建議。

（一）放寬權(quán)限設(shè)定

目前，系統(tǒng)內(nèi)課題負(fù)責(zé)人默認(rèn)的權(quán)限僅為預(yù)算分析，并沒(méi)有預(yù)算錄入的權(quán)限。該系統(tǒng)設(shè)定的初衷是由科技處人員進(jìn)行預(yù)算的統(tǒng)一錄入。但是，根據(jù)我所及調(diào)查的其他研究所反映的情況，大部分研究所是由課題負(fù)責(zé)人或指定的課題秘書(shū)進(jìn)行錄入，并沒(méi)有統(tǒng)一在科技處進(jìn)行錄入，因此建議將預(yù)算錄入功能作為默認(rèn)的權(quán)限授予每個(gè)預(yù)算系統(tǒng)使用者。由于課題負(fù)責(zé)人只能看到自己負(fù)責(zé)的課題無(wú)法看到其他課題，即使授予其預(yù)算錄入權(quán)限，也不會(huì)造成課題信息外泄的情況出現(xiàn)。

（二）預(yù)算數(shù)據(jù)修改程序簡(jiǎn)化

部分國(guó)家課題的預(yù)算批復(fù)已經(jīng)改變過(guò)去總額下?lián)艿姆绞?，改成按年核定下?lián)艿姆绞?。按照現(xiàn)行系統(tǒng)的處理方式需要預(yù)算審批人員將已提交的預(yù)算駁回，重新錄入提交。建議修改這種數(shù)據(jù)調(diào)整方式，直接針對(duì)已提交的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，然后通過(guò)設(shè)置信息推送向預(yù)算審批人發(fā)送提示消息，提示預(yù)算審批人修改的預(yù)算信息，審批人及時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)核實(shí)修改數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并將結(jié)果告知預(yù)算修改人即可。

（三）修改支出總額表中對(duì)應(yīng)預(yù)算科目的分類

支出總額表列示了課題的全部費(fèi)用支出明細(xì)，每一項(xiàng)費(fèi)用支出明細(xì)依據(jù)設(shè)定的會(huì)計(jì)科目和預(yù)算項(xiàng)目的映射規(guī)則自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)預(yù)算科目列的內(nèi)容。由于前文提到的系統(tǒng)自動(dòng)歸集無(wú)法實(shí)現(xiàn)同一會(huì)計(jì)科目下發(fā)生的支出歸集到不同的預(yù)算項(xiàng)目這一功能，因此建議將系統(tǒng)對(duì)應(yīng)預(yù)算科目列設(shè)置為可修改模式。例如：某項(xiàng)材料費(fèi)支出按照映射規(guī)則歸集為預(yù)算項(xiàng)目材料費(fèi)類下，而分析其支出內(nèi)容后認(rèn)為其應(yīng)歸集到預(yù)算項(xiàng)目測(cè)試化驗(yàn)加工類下，則將對(duì)應(yīng)預(yù)算科目列顯示的內(nèi)容進(jìn)行修改，將材料費(fèi)修改為測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)并進(jìn)行保存，保證以后的查詢以本次修改的結(jié)果為準(zhǔn)，提高支出歸類的準(zhǔn)確性。

（四）一些系統(tǒng)細(xì)節(jié)問(wèn)題的建議

建議對(duì)于預(yù)算審批通過(guò)或者駁回設(shè)置郵件提醒；利用批量導(dǎo)入功能對(duì)信息推送進(jìn)行設(shè)置，改變目前人工一個(gè)一個(gè)錄入的方式，節(jié)省錄入時(shí)間。在預(yù)算分析界面，按條件查詢信息返回時(shí)返回至上一層界面而不是直接返回到了初始界面，方便查詢使用；修改經(jīng)費(fèi)預(yù)算填制中“使用年度”的年限，目前系統(tǒng)設(shè)置為三年，大部分課題都能夠滿足，但有些課題例如自然科學(xué)基金課題的執(zhí)行期為四年、五年，則三年的年限不能滿足其需求；預(yù)算分析界面的刷新功能更新速度較慢，效率低，建議設(shè)置刷新進(jìn)度條，這樣就能夠直觀看到刷新程序的運(yùn)行進(jìn)度；科研課題預(yù)算分析中支出明細(xì)表及有關(guān)表格無(wú)法導(dǎo)出EXCEL表格，只能在系統(tǒng)內(nèi)查詢，建議增加導(dǎo)出功能，方便在系統(tǒng)外整理相關(guān)數(shù)據(jù)。

四、總結(jié)

預(yù)算系統(tǒng)是科學(xué)院ARP系統(tǒng)的重要組成部分，盡管它上線運(yùn)行使用時(shí)間并不長(zhǎng)，但是已經(jīng)在日常課題經(jīng)費(fèi)管理中發(fā)揮了重要的作用。當(dāng)然，在實(shí)際工作中，各個(gè)單位存在特殊的財(cái)務(wù)情況，對(duì)系統(tǒng)功能提出了個(gè)性化設(shè)置的需求。結(jié)合實(shí)際工作，該系統(tǒng)目前還存在一定的功能缺陷。我們希望系統(tǒng)研發(fā)人員能結(jié)合我們提供的建議與需求優(yōu)化系統(tǒng)功能，使該系統(tǒng)發(fā)揮更加重要的作用。

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