馮麗 周震

摘 要：隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會正快速向信息化社會前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競爭力。本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：C/S；Web；信息化

1 需求分析

中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請假申請、物品申領(lǐng)審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開發(fā)來實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)設(shè)計

在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術(shù)的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。

本實(shí)例以某一地產(chǎn)策劃公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對公司核心業(yè)務(wù)是地產(chǎn)策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如圖形數(shù)據(jù)）傳輸。

服務(wù)器以Windows NT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQL Server 或MS Access為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web發(fā)布。

客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁瀏覽，MS Project進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，Auto CAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。

首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS。客戶機(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。

①通過VBA6利用OLE、API等技術(shù)對客戶端多個應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；②Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；③Outlook通過Exchange Server進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；⑤MS Project通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；⑥Auto CAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計

在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。

①行政管理功能，公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。②人事管理功能，公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。③文檔管理功能，包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書管理等。④工作管理功能，包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。⑤電子郵箱功能，包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。⑥公告板功能，企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。⑦項(xiàng)目管理功能，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。⑧系統(tǒng)維護(hù)功能，包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。

由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。

結(jié)語：這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入/產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需要。