楊勇會(huì)

摘 要：大家都知道WORD郵件合并功能在制作信封、準(zhǔn)考證、成績(jī)通知單、工資條等方面有著豐富的應(yīng)用，那么大家有沒有想過它在通信工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用呢？本文將舉例說明郵件合并功是如何通過Excel數(shù)據(jù)源來以輕松、準(zhǔn)確、快速、批量地完成設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)說明這些任務(wù)。

關(guān)鍵詞：郵件合并；Excel電子表格

在設(shè)計(jì)院日常的設(shè)計(jì)過程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息來修改WORD設(shè)計(jì)說明中繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？如果這樣又怎能保證操作過程中不出錯(cuò)呢？其實(shí)，借助WORD提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，就能搞定。

第一步：建立所數(shù)數(shù)據(jù)表

新建一個(gè)Excel電子表格保存為“工程預(yù)算表.xls”，將設(shè)計(jì)所需要的數(shù)據(jù)輸入到表格（注意不要省略表格中的標(biāo)題行，以免郵件合并時(shí)找不到合并域名），保存后即可關(guān)閉以備后用 （如下圖）。

第二步：建立設(shè)計(jì)說明模板

打開以前做過相似的一個(gè)設(shè)計(jì)說明另存后做這模板，我們拿預(yù)算部分的說明舉例來分析一下，從圖1中我們可以看到我們需要編寫3冊(cè)設(shè)計(jì)說明，每?jī)?cè)的預(yù)算數(shù)據(jù)都已在表中，如果不采用郵件合并的話我們只能將每?jī)?cè)所需數(shù)據(jù)復(fù)制到WORD說明中去，這樣做肯定是相當(dāng)繁瑣而且很容易出錯(cuò)，反之就比較簡(jiǎn)單準(zhǔn)確（如下圖）。

第三步：郵件合并

1.在剛建立的設(shè)計(jì)模板中，選擇菜單欄的“郵件”下的“開始郵件合并”按鈕中的“普通word文檔”，則出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對(duì)話框。

2.在“郵件合并分布向?qū)А睂?duì)話框中第一步選擇文檔類型，再在出現(xiàn)的對(duì)話框中“選擇收件人”中選擇“使用現(xiàn)有列表”在彈出的對(duì)話框中選擇我們剛新建的Excel電子表格“工程預(yù)算表.xls”，點(diǎn)擊“確定”并在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“編輯主文檔”，這時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄（如下圖）。

3.把光標(biāo)置于要插入相應(yīng)項(xiàng)目的位置，點(diǎn)擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應(yīng)選項(xiàng)與“工程預(yù)算表.xls”表格中的標(biāo)題行是一一對(duì)應(yīng)的），然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項(xiàng)，直至操作完畢（如下圖）。

4.最后點(diǎn)擊“合并至新文檔”按鈕，每?jī)?cè)設(shè)計(jì)的預(yù)算都成了一個(gè)新文檔然后保存就OK了。