杜媛媛

摘要：服務(wù)是檔案工作的立身之本。本文闡述了加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力的意義，分析了提高檔案室服務(wù)能力建設(shè)的途徑，并結(jié)合工作實(shí)踐提出加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)的對策建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作檔案室服務(wù)能力

“服務(wù)是檔案工作的立身之本”。檔案室服務(wù)工作更是檔案室工作的重中之重，必須本著“服務(wù)為先”戰(zhàn)略，不斷提升服務(wù)能力，提高服務(wù)水平，建立健全服務(wù)制度體系，全面完善檔案利用體系，為各級領(lǐng)導(dǎo)、各個部門提供利用服務(wù)。

一、加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)的意義

（一）能夠更好地體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)檔案工作價值

檔案工作的最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案的價值。檔案室工作是一個單位的寶貴財富，是業(yè)務(wù)工作開展的基石和重要保障。只有加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)，不斷提高利用服務(wù)水平，使檔案資源有效運(yùn)用于主要業(yè)務(wù)工作中，間接或直接地發(fā)揮作用，產(chǎn)生實(shí)際效果，才能真正發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案資源和檔案工作的價值。

（二）能夠更好地樹立和提升檔案意識

檔案資源如不加以利用則形同固紙堆毫無意義；通過提供利用服務(wù)工作，使大家能夠及時便捷地查詢到所需檔案，使檔案資源“活”起來，在工作中使大家在利用過程中體會到檔案工作的重要性、必要性，意識到檔案資源和檔案工作的價值，才能真正樹立起檔案意識，從而越來越關(guān)注和重視檔案工作。

二、提高檔案室服務(wù)能力建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，夯實(shí)檔案服務(wù)能力建設(shè)基礎(chǔ)

檔案資源建設(shè)是開發(fā)利用工作的前提和基礎(chǔ)。如果沒有完整齊全、整理科學(xué)的檔案資源，沒有對檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理、深入挖掘等基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)利用工作就成了“無本之源”，成為“紙上談兵”了。具體從以下五個方面著手加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

一是加強(qiáng)制度建設(shè)，為檔案資源建設(shè)提供制度保障。制定檔案收集、鑒定、整理、管理、統(tǒng)計、銷毀、電子檔案管理等一系列規(guī)章制度，建立起完備的制度體系使檔案資源建設(shè)中各個環(huán)節(jié)更加規(guī)范化、制度化。

二是加強(qiáng)收集工作，進(jìn)一步豐富檔案資源。從檔案門類上講，除文件類檔案以外也要注重實(shí)物、聲像、照片等門類檔案的收集；從檔案載體上講，既要注重紙質(zhì)檔案也要注重電子檔案的收集；從檔案內(nèi)容上講，要加強(qiáng)重大活動檔案的收集力度。從而實(shí)現(xiàn)檔案及時、全面收集和管理，不斷充實(shí)和豐富檔案資源。

三是加強(qiáng)鑒定工作，確保檔案資源價值。根據(jù)國家檔案局8號令，制定完備的、可操作的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的確定和文書檔案保管期限表》。確定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，劃分保管期限是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是做好機(jī)關(guān)檔案工作的前提，是確保檔案價值和決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵。因此一定要明確機(jī)關(guān)工作中形成的所有文件材料的歸屬，制定切實(shí)可行的收集制度以有力保障檔案鑒定工作。

四是做好檔案解密工作，保證檔案資源得到最大化利用。檔案的解密和劃控工作直接影響著檔案資源的結(jié)構(gòu)和服務(wù)工作，因此一定要按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，由檔案部門會同保密部門、文件形成部門一同完成檔案的解密工作。并盡量與文件管理部門協(xié)商參與文件密級管理工作，使文件在形成時定密工作規(guī)范、合理，實(shí)現(xiàn)檔案前端控制。

五是加強(qiáng)整理工作，保證檔案資源利用便捷。要根據(jù)工作實(shí)際情況，采用恰當(dāng)?shù)姆诸惙椒ā⒕幪柵判蚍椒?、上架方法，做好檢索工具編制工作，積極推動電子檔案管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，從而保證檔案資源更好地開發(fā)利用。

（二）加強(qiáng)檔案信息化工作，拓展檔案服務(wù)手段

2009年初，北京市檔案信息會上明確指出“目前我國檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在各級各類檔案館廣泛運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開發(fā)檔案信息資源，推進(jìn)檔案信息上網(wǎng)，提高檔案管理工作的廣度和效率，加速檔案信息的利用?！币虼耍瑱n案室檔案工作作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，其信息化工作對推進(jìn)檔案室資源建設(shè)和加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)也是極其重要的。主要從以下三個方面做好。

一是著重做好傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案數(shù)字化工作。“要把紙質(zhì)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案安全工程和檔案方便利用工程。”傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案多以案卷級整理方式進(jìn)行整理，著錄和編目也是只到案卷級，在實(shí)際查詢利用時必須從案卷標(biāo)題上加以判斷是否可用，再進(jìn)一步調(diào)閱案卷查詢卷中文件。這樣查準(zhǔn)率很大程度上依賴整理時檔案立卷是否合理，以及案卷標(biāo)題擬寫是否準(zhǔn)確，如果查準(zhǔn)率和查詢效率都很低，頻繁翻查檔案原件也不利于檔案保護(hù)，因而不能很好地保障檔案資源建設(shè)和利用。所以要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，才能實(shí)現(xiàn)文件級檢索、電子化利用。

二是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。隨著檔案利用需求量的不斷增加，需求的多樣性、廣泛性的增強(qiáng)，所需檔案的相關(guān)性查詢，傳統(tǒng)手工檢索提供利用服務(wù)已不能滿足用戶需求，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。而后逐步發(fā)展，單機(jī)版、聯(lián)機(jī)版，局域網(wǎng)絡(luò)間使用、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)使用，檔案網(wǎng)站建立等一步步發(fā)展，不斷滿足不同檔案利用的需求，電子檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中已經(jīng)不可或缺。同時，對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化：加強(qiáng)系統(tǒng)的檢索功能，提高查詢效率；強(qiáng)化系統(tǒng)解密功能，提供更多可利用檔案資源；開發(fā)照片檔案管理功能，豐富檔案庫。

三是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。隨著辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各單位在文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)大都采用電子文件形式流轉(zhuǎn)，因此如果檔案部門還是采用文件歸檔后掃描加工電子化，再進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)利用，勢必造成重復(fù)掃描、利用滯后。因此要做好電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接工作，充分利用文件在進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)時原件掃描、登記相關(guān)要素、傳閱流轉(zhuǎn)印記等成果，將其直接加載到電子檔案管理系統(tǒng)中。具體是將前期登記要素、傳閱批示印記直接轉(zhuǎn)化成檔案著錄標(biāo)引項(xiàng)目，并使文件在兩個系統(tǒng)間轉(zhuǎn)化的同時完成歸檔相關(guān)步驟和工作，并可實(shí)現(xiàn)文件隨辦結(jié)、隨歸檔、隨利用。

（三）嚴(yán)格利用程序，確保檔案在利用過程中的安全

確保檔案在利用過程中的安全，才能更好地保護(hù)檔案，以便可持續(xù)的提供利用，具體要重點(diǎn)做好以下環(huán)節(jié)的工作。

一是要確保檔案在利用過程中的安全。建立完善的利用制度，明確利用范圍、權(quán)限、方式、手續(xù)、時限等。在檔案利用過程中要嚴(yán)格遵守利用制度，針對檔案密級和內(nèi)容分權(quán)限審批、分密級管理，嚴(yán)格審批手續(xù)和利用程序，注意催還，確保檔案利用安全。

二是要加強(qiáng)電子檔案的安全。要制定完善的電子檔案管理系統(tǒng)管理規(guī)定，建立完備的系統(tǒng)安全保障機(jī)制，通過加強(qiáng)系統(tǒng)各種硬件存放地的安全保衛(wèi)設(shè)施、加強(qiáng)系統(tǒng)管理和操作人員的安全保密教育、增強(qiáng)分級管理和分級控制權(quán)限的技術(shù)手段、加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和日志管理、加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)控等方法，實(shí)現(xiàn)和保障電子檔案系統(tǒng)的安全。

（四）注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結(jié)，提高利用效果，切實(shí)加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)。

一是檔案利用時督促利用者認(rèn)真填寫檔案利用（借閱）登記表。在利用登記表中詳細(xì)登記利用者、利用內(nèi)容、利用目的、，審批簽字印記等，既方便針對借閱檔案的催還工作，又方便檔案統(tǒng)計工作，同時可作為對檔案利用效果分析的重要依據(jù)。

二是定期對檔案利用狀況進(jìn)行分析，找出利用規(guī)律、利用側(cè)重點(diǎn)、重點(diǎn)利用部門、主要利用目的等。比如：某張照片檔案、某幾份工作參考重要文件、某卷歷史檔案等利用頻繁，可單獨(dú)記錄重點(diǎn)管理，做到心中有數(shù)，以便利用時能快捷提供服務(wù)。

三是不定期調(diào)查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時問詢、發(fā)放利用效果反饋表、征集檔案利用實(shí)例等方式，收集利用效果，并進(jìn)行匯總分析。

四是召開座談會，調(diào)查需求、利用效果和希望改進(jìn)方向，更好地提高利用水平。

（五）加強(qiáng)檔案資源開發(fā)，推進(jìn)檔案服務(wù)深度

“要深入研究發(fā)掘檔案內(nèi)容，對檔案信息進(jìn)行整合、加工、提煉，使檔案信息產(chǎn)品具有綜合性、條理性、知識性、思想性，使檔案服務(wù)深化、增值?！?/p>

一是積極采用多種途徑努力做好檔案查詢利用工作。查詢利用是利用服務(wù)工作的主要方式，因此要著重探索創(chuàng)新查詢手段、拓展檢索途徑來提高查全率、查準(zhǔn)率和查詢效率，最終實(shí)現(xiàn)全文件級檢索。具體方式如下：一方面對采用案卷級和文件級不同整理方式整理的檔案分別編制檢索工具；一方面按不同的著錄標(biāo)引要素編制多角度檢索工具；一方面不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，大力推進(jìn)電子檔案查詢利用工作，更方便、更快捷地提供利用。

二是主動尋找切入點(diǎn)扎扎實(shí)實(shí)做好檔案編研工作。檔案編研工選題要準(zhǔn)、要新、要貼合工作重點(diǎn)和工作實(shí)際，同時注重時效性；內(nèi)容要盡量完整，注意全面的、系統(tǒng)的進(jìn)行收集、篩選、編纂1；編纂要注重工作效率，不能滯后于實(shí)際工作需要?？傊?，檔案編研要對單位主要和重點(diǎn)工作有針對性、有實(shí)際效用，不能為了編研而編研，脫離實(shí)際工作。必要時可以聯(lián)合相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合編研，更好、更廣泛、更貼近工作范疇。

三是采用多種形式主動提供檔案資源利用。檔案工作者還要開動腦筋想辦法，爭取采取多種形式主動提供利用。比如，舉辦單位歷史及榮譽(yù)展，對職工進(jìn)行思想教育；針對單位階段性、重點(diǎn)工作舉辦主題展；建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，提供檔案利用。

（六）提高檔案工作者素質(zhì)，提高檔案服務(wù)能力

要切實(shí)做好并提高檔案室服務(wù)工作，提高檔案工作者思想意識、自身素質(zhì)和能力是提高檔案室服務(wù)能力的關(guān)鍵。

一是檔案工作者要提高意識，實(shí)現(xiàn)自身觀念和職能的轉(zhuǎn)變，不斷推動檔案服務(wù)工作。工作中要變“被動”為“主動”，實(shí)現(xiàn)從“后臺”到“前臺”的轉(zhuǎn)變，要增強(qiáng)主動服務(wù)意識。要將主要精力放到對檔案資源的管理上，不斷推動檔案資源的開發(fā)和利用工作。

二是檔案工作者要不斷提升自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案服務(wù)工作。提高對檔案資源綜合管理的能力，不斷整合開發(fā)檔案資源，從而推動檔案利用工作。注意自身檔案專業(yè)知識的更新，注意與檔案專業(yè)相關(guān)的延伸學(xué)科知識的學(xué)習(xí)和汲取，在檔案數(shù)字化、信息化的趨勢下，注重計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)中從而更好地完成檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》問題解答，中國檔案出版社2007年

[2]《楊冬權(quán)在檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作總結(jié)會議上的講話》楊冬權(quán)2007年

[3]《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈楊冬權(quán)同志在全國檔案局長館長會議上講話〉的通知》2010.12

[4]《在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話》楊冬權(quán)2010.5

作者單位：中國人民銀行營業(yè)部