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現(xiàn)階段水力發(fā)電科技檔案管理工作中存在的問題以及對策

2013-05-14 14:55:01葉慧敏
卷宗 2013年1期
關(guān)鍵詞:科技檔案水力發(fā)電問題

葉慧敏

摘 要:科技檔案管理是一項專門的對于科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作,能夠幫助企事業(yè)單位最大限度地實(shí)現(xiàn)科技資源的利用與共享。本文論述了現(xiàn)階段水力發(fā)電科技檔案管理工作中存在的問題,并且提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞:水力發(fā)電;科技檔案;問題;對策

科技檔案是生產(chǎn)活動、科學(xué)研究等活動中形成的,應(yīng)該進(jìn)行整理后歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、聲像材料等科技文件材料,是科技信息的主要載體,也是企事業(yè)單位內(nèi)部的珍貴財富??萍紮n案管理是一項專門的對于科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作,能夠幫助企事業(yè)單位最大限度地實(shí)現(xiàn)科技資源的利用與共享。為了適應(yīng)水力發(fā)電行業(yè)的發(fā)展需要,檔案管理者必須更新觀念、與時俱進(jìn),不斷解決工作中存在的問題,逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的科技檔案管理。

一、現(xiàn)階段水力發(fā)電科技檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理的模式存在問題

1.檔案管理制度不健全

目前,我國很多水力發(fā)電單位沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的科技檔案管理制度,缺乏必要的配套措施和有效的制約手段,致使部分檔案管理人員不遵循相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行操作,

2.檔案管理工作不重視

部分檔案管理人員對于檔案管理工作的不重視,沒有認(rèn)識到科技檔案管理的潛在價值,直接造成了一些重要的水力發(fā)電科技紙質(zhì)檔案的損壞以及電子檔案資料的缺失。

3檔案管理硬件不足

檔案管理工作的好壞,關(guān)系到水力發(fā)電企事業(yè)單位科技檔案信息的完整性。檔案管理硬件投入不足會直接影響科技檔案管理工作的效率。

(二)檔案管理的安全存在問題

1.檔案安全意識淡薄

水力發(fā)電科技檔案管理工作的機(jī)密性較強(qiáng),如果檔案管理人員的安全意識淡薄致使技術(shù)信息泄露則會給單位造成嚴(yán)重的損失,因此,必須提高科技檔案管理人員的安全意識。

2.檔案安全技術(shù)落后

科技檔案是生產(chǎn)和科研活動的原始記錄,它是第一手材料,而且不是事后另行編寫和搜集的,一般沒有復(fù)件,一旦丟失則會造成無法彌補(bǔ)的損失?,F(xiàn)階段我國很多水力發(fā)電企事業(yè)單位的科技檔案尤其是電子檔案的安全性較低,檔案安全技術(shù)落后,加之無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒,給科技檔案管理帶來了巨大的安全隱患。

(三)檔案管理的軟件利用存在問題

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高、軟件實(shí)際操作能力較差已成為科學(xué)檔案管理發(fā)展的瓶頸,特別是對于電子文檔管理軟件利用不多,依舊停留在片面的檔案錄入,致使現(xiàn)代化管理軟件無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、現(xiàn)階段水力發(fā)電科技檔案管理工作的相應(yīng)對策

(一)改革檔案管理模式

1.健全檔案管理制度

制度是各項工作得以順利實(shí)施的保障。建立和健全水力發(fā)電科技檔案的管理制度,從根本上確??萍紮n案管理工作有章可循。

2.更新檔案管理觀念

科技檔案是重要的科學(xué)知識以及技術(shù)信息的載體,具有不可估量的經(jīng)濟(jì)價值和參考利用價值。因此,科技檔案管理者應(yīng)該加大對于檔案管理工作的重視程度,發(fā)掘科技檔案的對于單位發(fā)展的潛在價值,進(jìn)一步更新管理觀念,積極開辟檔案管理發(fā)展的新途徑

3.引進(jìn)檔案管理輔助設(shè)備

水力發(fā)電企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)具體情況,除配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器以外,引進(jìn)照相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等輔助設(shè)備,同時采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行科技檔案的立卷、編目、檢索以及統(tǒng)計工作,全方面提高科技檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

(二)重視檔案安全管理

1.升級防病毒軟件

雖然我國大多的檔案管理部門都已經(jīng)安裝了防殺病毒軟件,但是對于軟件的更新?lián)Q代并不重視,對于一些新病毒的查殺效果較差。因此,檔案部門應(yīng)該及時升級“防火墻”及防病毒軟件,主動防御的同時定期進(jìn)行更新?lián)Q代,用更加“先進(jìn)”的“盾牌”防止黑客和新病毒的入侵,進(jìn)一步提高科技檔案的安全性,保證網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。

2.嚴(yán)格信息訪問權(quán)限

很多檔案管理部門雖然已經(jīng)對于科技檔案設(shè)置了密碼,限制了信息查詢和使用權(quán)限,但是只依賴于這一種保密方法,科技檔案信息泄漏的潛在威脅仍然存在。對于水力發(fā)電的重大科研項目的檔案更應(yīng)該嚴(yán)格訪問權(quán)限,增加光筆簽署、動態(tài)電子簽名等先進(jìn)安全措施的利用率,以保證檔案信息的機(jī)密性。

(三)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢

隨著電子計算機(jī)的普及,網(wǎng)絡(luò)化已成為當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢。進(jìn)一步提高水力發(fā)電科技檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平是時代的要求,是水力發(fā)電行業(yè)信息化發(fā)展的必然要求,也是節(jié)省人力物力資源的重要手段。因此,水力發(fā)電企事業(yè)單位的檔案部門建立自己的局域網(wǎng),充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢。

(四)加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

專業(yè)的人才隊伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理的重要保證。為了進(jìn)一步加強(qiáng)水力發(fā)電科技檔案的管理水平,加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)已成為現(xiàn)階段水力發(fā)電科技檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。只用引進(jìn)檔案專業(yè)人才以及計算機(jī)技術(shù)人才,提高科技檔案管理的責(zé)任心和意識,才能為水力發(fā)電企事業(yè)單位的發(fā)展注入新的動力。同時,應(yīng)該通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式,進(jìn)一步提高檔案管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)水平和計算機(jī)操作能力。

三、總結(jié)

水力發(fā)電科技檔案管理是一項長期性、系統(tǒng)性的工作。因此,檔案管理者應(yīng)該堅持積極的創(chuàng)新精神,思考和解決現(xiàn)階段科技檔案管理的工作中存在的問題,提高檔案管理工作的效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化的科技檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]趙鵬, 李光. 檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵——實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J]. 山東檔案, 2005(05)

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