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高校外事檔案管理工作存在的問題及對策初探

2013-05-14 14:55:01孟成民魏旭嬌
卷宗 2013年1期
關(guān)鍵詞:國際交流管理

孟成民 魏旭嬌

摘 要:在高等教育國際化的背景下,外事檔案管理成為高校外事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,其重要性日益凸顯??偨Y(jié)了高校外事檔案呈現(xiàn)的特征,分析了當(dāng)前高校外事檔案管理中存在的突出問題,并提出了相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞:外事檔案;國際交流;管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及日益增長的文化交流的需要,高等教育國際化已成為一種不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。國際高校間在教學(xué)、科研、引智、師資等方面的交流與合作越來越密切,外事活動不斷增多,產(chǎn)生并積聚了大量具有保存意義的文件檔案,這些真實(shí)記錄的文件材料是高校對外交流與合作的真實(shí)寫照,代表著學(xué)校國際化進(jìn)程的發(fā)展前沿,更是重要的無形資產(chǎn)與文化財(cái)富。因此,高校外事檔案管理工作則顯得尤為重要,規(guī)范化、科學(xué)化的外事檔案管理已迫在眉睫。筆者就目前高校外事檔案管理工作的特點(diǎn)與現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并針對存在的問題提出相對應(yīng)的解決策略。

一、高校外事檔案呈現(xiàn)的特征分析

高校外事檔案是指學(xué)?;蚪處煛W(xué)生個(gè)體,與國外團(tuán)體或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的,作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像載體材料以及其他各種形式的原始文件。由于高校外事工作的特殊性,外事檔案也具有不同于其他檔案的特質(zhì),主要表現(xiàn)在以下幾方面:

(一)國際性與涉外性

外事檔案是在高校在國際交流與合作活動中形成的文件材料,而國際交流的主體涉及到外國團(tuán)體和國際友人,其交流的內(nèi)容也反映的是國際交流活動的總體情況。因此,無論是從外事活動的主體還是內(nèi)容來看,外事檔案都具有明顯的國際性、涉外性。

(二)語種的多樣性與專業(yè)性

外事工作中必然會形成大量外文材料,在收集、整理、歸檔中必須保證這些文件的原始性,這就造成了外事檔案的描述形式也與其他檔案有所不同,具有多語言性的特點(diǎn)。通常在外事檔案的管理中,凡是重要的文件、協(xié)議或?qū)W術(shù)文獻(xiàn)等,均須有中文譯本。

(三)來源的雙向性

國際交流活動是一個(gè)雙向的過程,引進(jìn)和輸出并重。因此,外事檔案不僅是“請進(jìn)來”交流合作的產(chǎn)物,而且也是“走出去”訪問考察的產(chǎn)物。

(四)內(nèi)容的廣泛性與階段性

高校外事檔案的來源和內(nèi)容廣泛,這是由外事工作的對象職能決定的,涉及到留學(xué)生培養(yǎng)、外事接待、外籍教師管理、援外培訓(xùn)、出國管理、合作辦學(xué)、科技合作、學(xué)生交流等方方面面,在這些活動中形成的外事檔案隨著某項(xiàng)外事活動的結(jié)束而歸檔立卷,具有階段性的特點(diǎn)。

二、高校外事檔案管理工作中存在的問題

完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的外事檔案信息資源可以為學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展與國際化服務(wù),外事檔案管理工作的成功與否,直接影響到學(xué)校在國內(nèi)外的知名度,影響到學(xué)校工作效率的提高甚至關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略等。目前高校外事檔案管理工作中尚存在一些突出的問題,主要表現(xiàn)在以下幾方面:

(一)外事檔案管理意識不夠,檔案收集較難

近年來,高校間的對外交流活動越來越頻繁,在這過程中產(chǎn)生了包括合作框架協(xié)議、照片等在內(nèi)的大量檔案史料,但是目前高校普遍對外事檔案的管理重視不夠,缺乏責(zé)任感,外事部門與檔案管理部門間的協(xié)同機(jī)制也不夠完善。有些外事檔案被當(dāng)作是簡單的資料保管,缺乏長遠(yuǎn)的眼光;隨著高校國際化進(jìn)程的推進(jìn),外事工作人員工作量加大,無暇顧及外事檔案的收集、積累、歸檔和管理;部分出國合作科研的教師也缺乏檔案意識,不愿意將資料交存檔案部門共享資源,這就使得大量有價(jià)值的資料沒有得到妥善保存,造成外事檔案收集不齊全,不利于外事檔案的開發(fā)和利用,同時(shí)管理隊(duì)伍中缺乏兼?zhèn)渫馐卤尘?、外語能力、檔案管理的專業(yè)人員。

(二)外事檔案管理的信息化程度不高

外事檔案是歷史資料,更是信息資源,但是目前檔案的收集、整理、歸檔等工作還是簡單的手工操作,外事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化程度不高,對電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn),信息資源共享和利用率較低,影響了高校外事工作的快速發(fā)展,制約了外事資源為高校教學(xué)、科研、人才交流服務(wù)。

(三)外事檔案管理體系尚需進(jìn)一步規(guī)范完善

由于對外事檔案管理的重視度不高,其收集、保管的過程往往比較隨意,且大部分屬于兼職管理,缺乏檔案管理的專業(yè)知識,沒有形成規(guī)范化的工作程序,造成許多材料分散、毀損、無法及時(shí)歸檔甚至丟失。在外事檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段,不同職能部門之間的協(xié)同機(jī)制不夠完善,管理制度體系也不夠健全,不利于外事檔案的科學(xué)利用。

三、新形勢下高校外事檔案管理的對策研究

(一)增強(qiáng)外事檔案管理意識,促進(jìn)外事檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化

隨著高校各項(xiàng)體制改革的不斷推進(jìn),高校從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職工都必須強(qiáng)化外事檔案管理意識,深刻了解到此項(xiàng)工作的重要性。同時(shí)要加強(qiáng)對外事檔案工作重要意義的宣傳,實(shí)現(xiàn)高校外事檔案工作從收集、整理到利用的一體化管理,推動外事檔案管理工作與對外交流合作共同發(fā)展,從而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

(二)完善外事檔案管理機(jī)制,健全管理制度體系

外事檔案管理工作必須有章可依,因此,除了在思想認(rèn)識上應(yīng)引起足夠重視外,還應(yīng)從學(xué)校層面建章立制、規(guī)范管理,完善學(xué)校外事檔案管理辦法,使外事檔案的管理逐步規(guī)范化,確保重要材料的正確無誤及其完整性;另一方面,理順高校內(nèi)部不同職能部門間的管理機(jī)制,做到分工明確、協(xié)同合作,確保外事檔案不遺失、不缺損。

(三)運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段,加快外事檔案管理信息化進(jìn)程

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,外事檔案信息的采集、處理和利用非常便捷,這給外事檔案的開發(fā)和利用帶來了廣闊的空間。在管理過程中引進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),開發(fā)豐富的信息資源,便于快速、安全、便捷的提供服務(wù);建立外事檔案管理信息系統(tǒng),建設(shè)外事檔案信息網(wǎng)站,方便管理和用戶查詢;同時(shí)采用各類技術(shù)手段,將外事檔案數(shù)字化,便于保存、利用與共享。

(四)加強(qiáng)高校外事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流,提高管理人員專業(yè)技能、外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,構(gòu)建一支既具備專業(yè)化的檔案知識水平,又懂現(xiàn)代化的管理思想,既懂得外事政策,又精通外語的外事檔案管理人員隊(duì)伍,提升管理人員外事檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]于傲,于哲. 初探高校外事檔案管理工作.蘭臺論壇.2012,(12):25

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[4]譚一紅. 高校外事檔案管理與對外交流. 昆明理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版).2002,(2):106-108

作者簡介

孟成民(1981- ),男,江蘇東臺人,華南農(nóng)業(yè)大學(xué)研究生處助理研究員,研究方向?yàn)楦叩冉逃芾怼?/p>

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