熊珊珊　柯琴

摘 要：如何搞好檔案統(tǒng)計，應重視做好以下幾項工作：一、建立健全檔案統(tǒng)計臺賬；二是實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化；三是建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案數(shù)據(jù)庫；四是重視做好檔案查閱利用利用情況登記；五是重視做好檔案統(tǒng)計分析工作；六是加強檔案統(tǒng)計隊伍建設。

關鍵詞：檔案；統(tǒng)計

說到檔案統(tǒng)計，我們往往會聯(lián)想到每年年終都要填報的檔案工作統(tǒng)計年報，這固然是一項很重要的工作，但是我們也必須認識到，檔案統(tǒng)計貫穿于我們檔案管理工作的方方面面，是幫助我們揭示館藏，熟悉檔案門類，數(shù)量，內容的重要手段，它能幫助我們了解現(xiàn)狀，預測未來，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，找出不足，更好地開展工作。

當前，我們的檔案統(tǒng)計工作普遍存在著這樣一些問題：一是檔案統(tǒng)計意識淡薄，上至分管領導下至工作人員對檔案統(tǒng)計工作都缺乏認識，不能很好地開展工作。二是檔案統(tǒng)計工作沒有專人負責，人員變動較大，工作隨意性較大，往往影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上下銜接，導致數(shù)據(jù)前后不附，有失真實準確。三是檔案統(tǒng)計人員往往身兼多職，缺乏統(tǒng)計專業(yè)知識的學習，更不用說參加統(tǒng)計工作培訓了。四是所謂的檔案統(tǒng)計大多只滿足于數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計，而忽略了更為重要的統(tǒng)計分析工作等等，在此不一一詳述。筆者從事檔案工作以來，每年都獨立或參與完成本單位檔案年報的統(tǒng)計上報工作，也承擔了很多日常的檔案統(tǒng)計工作，在此就如何做好檔案統(tǒng)計工作談一些自己的感受與體會，與各位同行共勉。

要搞好檔案統(tǒng)計，應重視做好以下幾項工作：

一、建立健全檔案統(tǒng)計臺賬

應根據(jù)檔案統(tǒng)計年報的指標體系和工作需要，建立科學的統(tǒng)計臺賬制度。做好檔案統(tǒng)計工作，最為關鍵的問題就是要保證基本信息數(shù)據(jù)的真實可靠，一套完整翔實的檔案統(tǒng)計臺賬，可以為我們提供最原始最準確的基礎數(shù)據(jù)。我們在開展檔案的接收、整理、利用、保管、編研、銷毀等工作時都會形成檔案統(tǒng)計的原始材料，把這些材料以表格和數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來，就是檔案基本情況統(tǒng)計臺賬，主要包括以下內容：，檔案工作人員情況登記表，室存檔案登記表，室存資料登記表，檢索工具登記表，檔案保管及保護設施登記表，檔案利用情況登記表，檔案編研情況登記表等等。檔案統(tǒng)計臺賬要做在平時，要根據(jù)檔案管理工作的進展和變化及時進行更新和補充，不能拖延和積壓。

二、加快實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化

檔案統(tǒng)計工作的對象大量的繁雜的數(shù)據(jù)，僅僅依靠人工來進行匯總計算是遠遠不夠的，檔案部門要全力推進檔案管理現(xiàn)代化，注重加強相關硬件和軟件的建設，保證檔案統(tǒng)計與檔案管理現(xiàn)代化工作同步發(fā)展。選擇一個合適的，功能強大的檔案管理軟件，不但能幫助我們有效管理各門類檔案，而且檢索速度快，還能進行多方面多層次的統(tǒng)計，幫助我們擺脫從前人工管理，人工統(tǒng)計的諸多煩瑣與不便，而且效率高，無差錯。

三、建立全面，系統(tǒng)，完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫

利用檔案管理軟件來進行統(tǒng)計工作，可以保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效，準確，但前提是要建立全面，系統(tǒng)，完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。這是一項長期，細致的工作，容不得半點差錯。它要求數(shù)據(jù)錄入人員一是要熟悉檔案分類，對每一條目的錄入要求要有準確理解，二是要有高度的責任心，工作要認真細致，在錄入時不能出錯，特別是文號，分類號，保管期限等條目不能出錯，否則會影響到檢索時的查全，查準率，更會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實，有效，準確。

四、注重做好檔案查閱利用情況登記

要堅持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個檔案工作成果的一種反映，也是我們開展檔案利用情況統(tǒng)計的重要依據(jù)，讓我們對一年的檔案利用工作有一個了解，在我們所整理歸檔的各類檔案中，哪一類的檔案利用率比較高，哪一類的檔案基本沒有得到利用，哪一類檔案沒有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對整個檔案管理工作有所思考，相應地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進。

俗話說“好記性不如爛筆頭”，在接待查閱利用時要多問，多記，登記的重點是利用檔案的內容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門查閱的要登記，電話或來函查詢的也要登記?？梢愿鶕?jù)檔案統(tǒng)計年報的六大利用目的把查閱登記簿進行簡單分類，這樣在年終進行分類統(tǒng)計時就可以省時省力，少走彎路。

五、重視做好統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析工作

我們常說檔案統(tǒng)計工作重要，但是，做好檔案統(tǒng)計工作并不是最終目的，如何利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)為本單位，為社會提供服務才是實現(xiàn)檔案價值的關鍵所在。當前，很多基層檔案部門也都在按部就班地做著檔案統(tǒng)計工作，但往往只停留在填報數(shù)據(jù)，匯總上報的層面，而忽略了對數(shù)據(jù)的合理分析和深入研究，檔案統(tǒng)計分析工作基本沒有開展。沒有對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析研究，也就找不到因量變而引起質變的規(guī)律，就不可能用統(tǒng)計分析的成果去指導各項工作，檔案統(tǒng)計也就失去了它的意義。因此，必須把檔案統(tǒng)計工作的重點放在對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，并通過分析研究撰寫出有實際利用價值的檔案統(tǒng)計分析報告。檔案統(tǒng)計分析報告的形式主要有兩種：一是綜合分析報告，二是專題分析報告。開展統(tǒng)計分析工作可由易到難，先從簡單一些的專題分析報告入手，比如檔案利用范圍與頻率分析，或歸檔率分析，或館（室）藏門類分析等，再逐步著手撰寫涉及范圍較廣，內容較為復雜的對單位檔案工作全過程所作的綜合統(tǒng)計分析報告。

六、加強檔案統(tǒng)計干部隊伍建設

根據(jù)《統(tǒng)計法》第二十四條規(guī)定，對于統(tǒng)計工作人員的基本素質有兩方面的要求：一是“堅持實事求是，恪守職業(yè)道德”，這是統(tǒng)計人員最重要、最基本的品質，也是統(tǒng)計職業(yè)道德的核心。二是“具備執(zhí)行統(tǒng)計任務所需要的專業(yè)知識”，這是對統(tǒng)計人員在業(yè)務素質上的基本要求。

檔案統(tǒng)計人員多為兼職，大多缺乏檔案統(tǒng)計的專業(yè)知識，而且更換頻繁，這是影響檔案統(tǒng)計工作質量的一個重要因素。要做好檔案統(tǒng)計工作，必須要加強檔案統(tǒng)計隊伍建設，一方面在人員的配備上，要考慮文化程度較高，責任心較強的專職檔案人員來負責檔案統(tǒng)計工作，人選要穩(wěn)定，不能經常更換，除了檔案業(yè)務知識的培訓學習外，還要為他們提供統(tǒng)計知識的培訓學習機會，提高他們對檔案工作的認識能力，判斷能力和分析能力，要重視開展職業(yè)道德教育，提高統(tǒng)計干部的綜合素質。另一方面，檔案統(tǒng)計人員也應有計劃有目的地自學統(tǒng)計業(yè)務知識，努力掌握檔案統(tǒng)計知識和技能，在學習和實踐中不斷積累經驗，本著對每一個數(shù)據(jù)負責的態(tài)度，優(yōu)質高效地做好檔案統(tǒng)計工作。

參考文獻

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2、韋公遠：做好檔案統(tǒng)計工作，推動檔案事業(yè)發(fā)展，青海統(tǒng)計，2010年第7期，第36頁

3、劉宏偉：淺談撰寫檔案統(tǒng)計分析報告的方法與要求，山東檔案，2000年第2期，第24頁