張文華

(廣西大學(xué)圖書館,廣西 南寧 530004)

——以廣西大學(xué)為例

張文華

(廣西大學(xué)圖書館,廣西 南寧 530004)

運(yùn)用過程原理追蹤廣西大學(xué)圖書館歷年的整個采訪流程。針對各個階段的數(shù)據(jù)、資料和實(shí)際情況進(jìn)行分析,找出影響采購質(zhì)量的因素,提出合理、系統(tǒng)的措施,以期對圖書采購質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)控。

高校圖書館;過程控制原理;圖書采訪質(zhì)量控制

1 引 言

近年來,隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,人們對知識信息的需求越來越多元化,越來越多現(xiàn)代化的信息手段應(yīng)用于圖書情報(bào)工作領(lǐng)域,從圖書采購到藏書建設(shè)到文獻(xiàn)資源建設(shè),形成了一個復(fù)雜的過程,特別是中文圖書采購的過程更加細(xì)瑣繁雜。而各高校的購書經(jīng)費(fèi)日趨緊張,圖書采訪中的質(zhì)量控制成了非常重要的一個環(huán)節(jié)。如何對中文圖書采購實(shí)施質(zhì)量監(jiān)控是圖書情報(bào)學(xué)領(lǐng)域一直以來研究的重要課題。國內(nèi)外很多學(xué)者對此已經(jīng)做了大量的研究,例如鄧珊妮在進(jìn)行調(diào)查分析的基礎(chǔ)上,通過實(shí)證研究探討了高校圖書館圖書采訪質(zhì)量控制問題,并提出相關(guān)的策略建議;馬啟花指出,圖書采購與一般的貨物采購存在著本質(zhì)區(qū)別,圖書采購招標(biāo)對圖書采訪質(zhì)量具有一定的影響,并提出保障圖書采訪質(zhì)量的策略;刁慕戈、倪海濤則提出館配圖書質(zhì)量的高低取決于圖書館與館配商之間利益博弈的結(jié)果;韓葆青從建立采訪質(zhì)量評價體系、建立讀者專家與圖書采訪互動機(jī)制、選擇多種采訪方式等角度提出優(yōu)化控制圖書采訪質(zhì)量的新思考等。但是過程控制理論應(yīng)用于這一領(lǐng)域的研究并不多見。本文引進(jìn)過程控制理論來監(jiān)控整個采訪過程,并輔以廣西大學(xué)圖書館的實(shí)證研究,對中文圖書采訪質(zhì)量做出淺顯的探討,希望能從新的角度開辟一條提高采訪質(zhì)量的道路。

2 圖書采訪工作中使用過程控制理論監(jiān)控采訪質(zhì)量的可能性

本文從質(zhì)量控制理論的角度,對圖書訂購的過程進(jìn)行分析,研究其過程的質(zhì)量監(jiān)控,從而為圖書訂購的質(zhì)量控制提供新的研究思路。

2.1 過程控制理論的含義

過程控制理論(Statistical Process Control,簡稱SPC)即統(tǒng)計(jì)過程控制,是指應(yīng)用統(tǒng)計(jì)方法對過程中的各個階段進(jìn)行監(jiān)控與診斷,從而達(dá)到改進(jìn)與保證產(chǎn)品質(zhì)量的目的。其本質(zhì)就是一種運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)和圖表形式進(jìn)行過程控制和質(zhì)量管理的思想與方法。其基本原理是指基于過程波動的統(tǒng)計(jì)規(guī)律性,利用數(shù)理統(tǒng)計(jì)工具判斷過程狀態(tài),對導(dǎo)致過程波動的影響因素進(jìn)行分析和控制,并采取經(jīng)濟(jì)的、適宜的措施保持過程在穩(wěn)定狀態(tài)下運(yùn)行。SPC的核心就是變事后的檢查為事前的有效監(jiān)控和預(yù)防。而更寬泛、更簡單的說法就是找出每個階段的影響因素,采取合理、系統(tǒng)的措施解決問題。

2.2 圖書采訪工作中使用過程控制理論監(jiān)控采訪質(zhì)量的可能性

圖書采訪是圖書館工作的第一道工序,也是重要的工序之一,但這道工序不是單一的工序,而是由很多環(huán)節(jié)構(gòu)成的,它包括制訂采購計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)使用、圖書招標(biāo)、圖書訂購、圖書驗(yàn)收、圖書進(jìn)庫信息反饋等環(huán)節(jié)。我們把過程控制理論應(yīng)用于這些環(huán)節(jié)中,通過對這些階段的一些數(shù)據(jù)和現(xiàn)象進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析得出影響該階段工作質(zhì)量的因素,就可以把出錯率減少到最小,從而更好地控制圖書采訪的質(zhì)量。實(shí)際上,無論過程多么瑣細(xì)復(fù)雜,都是可以通過過程控制理論監(jiān)控的。

3 過程控制理論在圖書采訪工作各階段中的具體應(yīng)用

以下以廣西大學(xué)圖書館(簡稱“本館”)為例。

3.1 經(jīng)費(fèi)使用過程

目前,本館由當(dāng)初學(xué)校評估時的經(jīng)費(fèi)猛漲階段進(jìn)入經(jīng)費(fèi)平穩(wěn)階段,每年的購書經(jīng)費(fèi)變化不大,但是實(shí)際購買中文圖書的經(jīng)費(fèi)越來越少。這主要由以下兩個原因造成:一是近幾年物價飛漲,紙張、印刷等原料以及運(yùn)輸費(fèi)用也不斷上漲,導(dǎo)致圖書零售價不斷抬高,近一兩年社科類圖書每本平均價格大概為30元,而自科類圖書平均價更高,相對于前幾年而言,同樣的經(jīng)費(fèi)所能購買到的圖書就減少了。第二個原因就是電子資源對紙質(zhì)資源的強(qiáng)大沖擊。眾所周知,電子資源雖然不能代替紙質(zhì)資源,但是圖書館趨向于電子化已是改變不了的事實(shí)。大力發(fā)展電子資源勢必壓縮紙質(zhì)資源的經(jīng)費(fèi),從而直接導(dǎo)致購買紙質(zhì)圖書經(jīng)費(fèi)的下降。表1是本館近5年的圖書經(jīng)費(fèi)使用情況。

表1 本館近5年圖書經(jīng)費(fèi)使用情況

從表1中可以看出,本館的紙質(zhì)圖書經(jīng)費(fèi)從2007～2010年變化不大,但是到2011年就減少了20%的費(fèi)用;電子資源經(jīng)費(fèi)逐漸向紙質(zhì)圖書經(jīng)費(fèi)看齊,在2009年超過紙質(zhì)圖書,在2011年甚至達(dá)到了紙質(zhì)圖書的4.5倍左右。這些情況就成為影響紙質(zhì)圖書采購的因素。本館根據(jù)這些因素制定了有針對性的采訪計(jì)劃。首先,因受到物價上漲的影響,造成實(shí)際購買力下降,這就要求本館對圖書的種類、復(fù)本數(shù)量進(jìn)行控制。本館的做法是:原則上學(xué)術(shù)類圖書要盡量收全,社科類圖書平均復(fù)本為1.8冊,自科類圖書平均復(fù)本為2.2冊,勵志類、生活類、小說類圖書嚴(yán)格控制其復(fù)本量,盡可能使有限的經(jīng)費(fèi)購買更適合館藏、適合教學(xué)科研的圖書。第二,處理好紙質(zhì)圖書與電子資源的關(guān)系,二者應(yīng)是相輔相成的關(guān)系,互為補(bǔ)充。紙質(zhì)圖書受到載體限制,一次只能為一人使用,而電子資源可以同時為多人使用,因此在紙質(zhì)圖書復(fù)本不夠的情況下,應(yīng)鼓勵讀者使用電子資源。另外,本館購買了大量數(shù)據(jù)庫,并針對這些數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容,對紙質(zhì)圖書的采購做出了有效的調(diào)整。例如購買了皮書數(shù)據(jù)庫,在紙質(zhì)圖書訂購中皮書系列就不再訂購;購買了一系列考試數(shù)據(jù)庫,讀者可以直接在網(wǎng)上模擬考試場景答題,這樣在紙質(zhì)圖書采購中考試類圖書的采購就得到了嚴(yán)格控制。這種根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用情況來制定采購計(jì)劃的方法,既避免了經(jīng)費(fèi)使用的重復(fù)浪費(fèi),又從宏觀上把控了圖書采訪質(zhì)量的源頭。

3.2 圖書招標(biāo)及書商服務(wù)過程

圖書招標(biāo)是圖書采訪的一個非常重要的過程。能否招到能力強(qiáng)、服務(wù)好的書商直接影響到一個圖書館藏書質(zhì)量的好壞。目前圖書采訪由圖書館自主采購轉(zhuǎn)向政府招標(biāo)采購,政府招標(biāo)有利于從源頭上杜絕腐敗,有利于提高經(jīng)費(fèi)的合理使用。但是政府招標(biāo)也存在諸多不足,最大不足就是偏向于看重折扣,從而導(dǎo)致不能選擇最優(yōu)書商、書商低價中標(biāo)后服務(wù)跟不上、圖書質(zhì)量不高等一系列問題,這些問題就是影響圖書采訪質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因此在圖書采購中,要針對圖書招標(biāo)中出現(xiàn)的這些問題采取針對性的措施,以確保圖書采訪質(zhì)量得以控制。

本館自實(shí)行政府招標(biāo)以來,每年選擇5家書商。每年招標(biāo)前都會根據(jù)前面幾年來書商的表現(xiàn)及本館的需求,在標(biāo)書中制定個性化要求。這些個性化要求是在對影響圖書采訪質(zhì)量因素進(jìn)行分析以后形成的。

首先,了解書商提供全品種圖書目錄的能力。是否能提供全品種圖書目錄對圖書采訪來說非常重要。本館之前一直以中國教育圖書進(jìn)出口公司提供的圖書目錄為主,輔以其他中標(biāo)書商提供的書目數(shù)據(jù)。中國教育圖書進(jìn)出口公司改制以后,本館經(jīng)過多方考察,以北京圖書大廈提供的圖書目錄為主。這樣就基本囊括了當(dāng)年的圖書出版信息,為圖書采訪的下一步工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第二,多方考察書商的服務(wù)能力。本館通過實(shí)地考察、與兄弟館互相交流,并結(jié)合與書商合作的經(jīng)驗(yàn),多方面去了解書商的綜合服務(wù)能力,以此作為書商中標(biāo)的必要條件,并將到書率作為考察書商服務(wù)能力的一個重要指標(biāo)。表2為本館2011年招標(biāo)書商的到書率情況。

表2 本館2011年招標(biāo)書商的到書率

通過表2可以看出,北京圖書大廈、三新、南國、人天這四家書商的到書率均達(dá)到了92%以上,基本滿足本館要求。但是某書店的到書率才53.23%,嚴(yán)重不足。這就作為2012年圖書招標(biāo)的一個重要依據(jù)(本館2012年圖書招標(biāo)時,某書店未中標(biāo))。

第三,形成了館配書商之間的良好平衡。每年有5家書商在本館中標(biāo),其中必有一家是本地書商,而且要求本地書商提供現(xiàn)貨數(shù)據(jù),這可以使一些熱門圖書快速入館,加快圖書流通腳步。這樣本館就形成了外地書商與本地書商相結(jié)合、期貨圖書與現(xiàn)貨圖書互補(bǔ)的局面,充分發(fā)揮了書商各自的優(yōu)勢,更好地為圖書館服務(wù)。

本館每年都會根據(jù)前一年的工作總結(jié)及圖書出版出現(xiàn)的新情況及時調(diào)整自己的個性化要求,并將之詳細(xì)寫入標(biāo)書中,以避免政府招標(biāo)中出現(xiàn)的一些問題,從而達(dá)到圖書采訪質(zhì)量控制的目的。

3.3 圖書采購過程

之前說到的經(jīng)費(fèi)使用過程及圖書招標(biāo)過程都是為了圖書采購過程順利進(jìn)行打基礎(chǔ),而圖書采購過程則是整個圖書館采訪過程中的重中之重。在圖書采購過程中,圖書出版的狀況是影響圖書采購質(zhì)量的一個重要因素。

圖書出版的狀況直接影響圖書的訂購情況。目前國內(nèi)中文圖書出版狀況令人擔(dān)憂,國內(nèi)比較大的出版社有500多家,每年出版圖書幾十萬種,但是受市場經(jīng)濟(jì)影響,出版質(zhì)量下降,高質(zhì)量、有品位、專業(yè)性強(qiáng)、適合科研的圖書鮮見出版。據(jù)統(tǒng)計(jì),每年出版的新書中社科類圖書占68%,社科類中的經(jīng)濟(jì)類圖書占25%,法律類圖書占20%,文學(xué)類圖書占20%,其他只有3%。這些經(jīng)濟(jì)、法律類的書,或是每家出版社都出,內(nèi)容雷同,互相抄襲,良莠不齊;或是第二版、第三版,內(nèi)容變化很少;或是書名變了一兩個字,或是文字順序有些顛倒;或是一書多家出版社出版,這就導(dǎo)致選擇圖書非常困難。

影響圖書采購過程的另一個重要因素就是對高校師生教學(xué)科研需求的了解。目前各高校都在擴(kuò)招,學(xué)生人數(shù)急劇增長;另外,一些新興學(xué)科、邊緣學(xué)科興起,而各學(xué)科之間交叉范圍擴(kuò)大、加深,這都對圖書采購提出了更高的要求。

針對這兩個影響圖書采購過程的重要因素,本館采取了行之有效的對策。首先把握最關(guān)鍵的一點(diǎn),就是注重人在采訪過程中的重要作用。本館采訪部中,負(fù)責(zé)采購中文圖書的人員共6人,其中副高職稱4人,中級職稱2人。每個采購人員都在圖書館工作了7年以上,而且都在圖書館各部門進(jìn)行過輪崗,對讀者在圖書館不同方面的需求都有所了解。這6人再根據(jù)自身所學(xué)專業(yè)進(jìn)行具體分工,3人(圖書館學(xué)、化學(xué)、林學(xué)專業(yè))負(fù)責(zé)選訂自然科學(xué)類圖書,3人(漢語言文學(xué)、歷史、哲學(xué)專業(yè))負(fù)責(zé)選訂社會科學(xué)類圖書。這樣一支采購隊(duì)伍為提高圖書采購質(zhì)量、滿足讀者需求打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次,不斷學(xué)習(xí),提高采購人員的素質(zhì)。影響圖書采訪質(zhì)量最重要的就是人的因素。只有采訪人員的綜合素質(zhì)提升了,才能在主觀上保證圖書采訪的質(zhì)量。本館采訪部除了定期開展業(yè)務(wù)交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)之外,平常就工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時交流,這樣既解決了問題也使采購人員的認(rèn)識更加深刻。另外,采購人員還經(jīng)常向其他高校圖書館、公共圖書館學(xué)習(xí),借鑒他們的有效經(jīng)驗(yàn),學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)成果,彌補(bǔ)自身的不足。

第三,采取各種方式,積極主動了解各學(xué)院教學(xué)科研需求。雖然采購人員各自都有專業(yè)背景,但是畢竟采訪部的各位人員并不是專業(yè)教師,學(xué)科結(jié)構(gòu)、知識能力有一定的局限性,不可能完全把握各個學(xué)科專業(yè)的發(fā)展動向,特別是在一些新興的學(xué)科、交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科的圖書采購中,難免會出現(xiàn)各種各樣的問題。因此,積極主動了解各學(xué)院需求是客觀保證圖書采訪質(zhì)量的重要因素。本館采取了以下措施:針對全校進(jìn)行了圖書采訪調(diào)查,并搜集調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析;開通多條讀者薦購圖書途徑;將采購人員的辦公地點(diǎn)設(shè)在流通部借還處,直接面對讀者,既可了解讀者借閱圖書情況,又可直接與讀者進(jìn)行交流;深入各學(xué)院調(diào)研,與各學(xué)院師生座談,了解師生需求,并就師生針對圖書采訪存在的一些問題進(jìn)行解釋,使雙方更進(jìn)一步互相了解;提取預(yù)約圖書數(shù)據(jù)以及館內(nèi)未借或少借圖書數(shù)據(jù),分析讀者閱讀傾向;進(jìn)行回溯訂購;關(guān)注各大城市新華書店圖書排行榜;關(guān)注圖書書評,等等。這些方法取得了一定的成效。例如,在對廣西大學(xué)兩個社科類學(xué)院進(jìn)行的調(diào)研中了解到:兩個學(xué)院的師生都不需訂購或者少訂購教材類圖書,其中一個學(xué)院傾向于多訂購電子資源。針對這些情況,采訪部及時調(diào)整采購政策,較好地滿足了各學(xué)院的需求,使圖書館的資源建設(shè)更具針對性。

3.4 圖書驗(yàn)收過程

圖書驗(yàn)收過程是一個承上啟下的過程,一方面它是檢閱書商服務(wù)能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié),另一方面它肩負(fù)著圖書快速流通的重任。因此圖書驗(yàn)收過程中影響圖書采購質(zhì)量的最主要因素就是書商的配書是否符合圖書館的要求。這主要分為兩個方面,一是檢查書商所配圖書是否按圖書館訂單配書,檢查書商的物理加工和數(shù)據(jù)是否符合圖書館要求;二是通過驗(yàn)收可以了解書商的到書率,從而了解該書商是否能滿足圖書館發(fā)展的要求。這些都可為第二年招標(biāo)提供重要的依據(jù)。

本館一直以來堅(jiān)持手驗(yàn)與機(jī)驗(yàn)相結(jié)合的驗(yàn)收方式。近兩年機(jī)驗(yàn)由一本一本驗(yàn)收變?yōu)榕框?yàn)收,節(jié)省了驗(yàn)收時間,減少了驗(yàn)收工作強(qiáng)度,而且如果圖書信息與原訂單稍有不符,系統(tǒng)就會把不符合的圖書數(shù)據(jù)集中在一起,讓工作人員能在第一時間了解到館圖書與原訂單之間的差距,及時查證原因,記錄產(chǎn)生錯誤次數(shù)及原因,以便與書商溝通,指導(dǎo)書商盡量避免類似錯誤。

驗(yàn)收成功以后,可以通過系統(tǒng)查驗(yàn)書商的到書率。到書率的高低反映了一個圖書供應(yīng)商的能力,圖書供應(yīng)商的到書率高,從客觀上保證了圖書采購質(zhì)量。因此對各圖書供應(yīng)商到書率的比較分析,可以使采訪部工作人員根據(jù)其特點(diǎn)合理分配訂單,盡可能避免訂單發(fā)出圖書卻不到館的現(xiàn)象。

3.5 圖書質(zhì)量的評估過程

圖書質(zhì)量評估過程是對一個圖書館所藏圖書質(zhì)量的評價過程,這個過程最重要的標(biāo)準(zhǔn)就是讀者利用率。這個過程不是在采訪部實(shí)現(xiàn),而是通過書庫實(shí)現(xiàn)。圖書進(jìn)入流通以后,有無讀者借閱、借閱量多少、圖書預(yù)約量、圖書續(xù)借量等是評價圖書采購質(zhì)量的幾個重要因素。

筆者對本館2005—2011年出版、從未被借出過的社科類圖書進(jìn)行了統(tǒng)計(jì),在本館現(xiàn)有90萬種藏書中,從未被借出的圖書有22 434種,占總數(shù)的2.5%。圖書未被借出大概有以下幾個原因:第一,現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展,讀者可以通過網(wǎng)絡(luò)快速獲取某些自己需要的信息,因此覆蓋這些信息的紙質(zhì)圖書借閱量自然降低;第二,圖書館電子資源發(fā)展迅猛,讀者在電子資源中就能獲取自己需要的知識,對紙質(zhì)圖書的需求就會隨之下降;第三,讀者對書中某些內(nèi)容感興趣,但是只看不借,因此不會產(chǎn)生借閱量;第四,讀者閱讀范圍傾向狹窄,不愿多了解自己專業(yè)以外的知識,因此導(dǎo)致某些種類圖書(如史學(xué)類圖書)借閱量低;第五,一些種類圖書知識更新太快,圖書進(jìn)館不到半年知識已經(jīng)陳舊,導(dǎo)致借閱量低(如計(jì)算機(jī)圖書);另外一些類別圖書雖然品種繁多,但是大部分內(nèi)容大同小異,因此沒有產(chǎn)生借閱率(如法律類、經(jīng)管類圖書)。

通過以上分析,可以了解讀者的閱讀傾向及圖書采購中的不足,以便在具體采購中考慮各種因素,選擇更有利于讀者需求的圖書,從而更好地控制圖書采購質(zhì)量。

4 結(jié) 語

通過對本館的實(shí)證研究,探討了過程控制理論在圖書采訪質(zhì)量控制中發(fā)揮的有效作用。通過過程控制理論對圖書采訪各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析后,找出影響采訪質(zhì)量的因素,可以對圖書采購質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)控,最大限度地避免經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi),避免大量圖書束之高閣無人借閱的情況出現(xiàn),保證圖書館藏書的質(zhì)量,使館藏結(jié)構(gòu)更加合理,增強(qiáng)圖書館為全校師生提供高質(zhì)量文獻(xiàn)服務(wù)的能力,有效地滿足新時代下高校教學(xué)科研的要求。

[1]鄧珊妮.高校圖書館圖書采訪質(zhì)量控制實(shí)證研究[J].圖書館學(xué)研究,2010(11):64—67.

[2]馬啟花.圖書招標(biāo)方式下高校圖書館圖書采訪質(zhì)量保障策略[J].圖書館,2009(5):103—104,113.

[3]刁慕戈,倪海濤.館配圖書質(zhì)量博弈與控制[J].圖書館學(xué)研究,2011(5):64—67.

[4]韓葆青.對高校圖書館圖書采訪質(zhì)量優(yōu)化控制的思考[J].高校圖書館工作,2010(6):58—60.

[5]崔田華.過程控制理論在采購物流中的應(yīng)用研究[D],2006.12:16.

[6]費(fèi)小寧.高校圖書館圖書采訪質(zhì)量控制的策略[J].中國—東盟,2011(2):85—86.

[說 明]本文獲廣西大學(xué)圖書館科研項(xiàng)目(項(xiàng)目編號: tsg2012001)基金資助。

G253.1

B

1005-6041(2013)02-0036-05

2012-12-06

張文華(1977—),女,館員,碩士,廣西大學(xué)圖書館,研究方向:圖書采訪。