李嵐

【摘 要】隨著組織機構(gòu)代碼信息應用的不斷深入，組織機構(gòu)代碼電子檔案已成為信息共享的橋梁，現(xiàn)就電子檔案的優(yōu)缺點進行分析，并簡要分析組織機構(gòu)代碼電子檔案的作用。

【關(guān)鍵詞】組織機構(gòu)代碼 電子檔案 作用

【中圖分類號】G276 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0351-01

組織機構(gòu)代碼是我國社會誠信的基石、信息共享的橋梁，是為了適應改革開放和建立社會主義市場經(jīng)濟體制的客觀要求，是依法成立、注冊、登記的各類法人及其分支機構(gòu)頒發(fā)唯一的、始終不變的代碼標識，對建立社會主義市場經(jīng)濟體制和推動社會進步具有非常重要的意義。隨著電子政務、電子商務和社會誠信體系對信息需求的不斷增加，促使組織機構(gòu)代碼工作迅速發(fā)展。組織機構(gòu)代碼標識制度是以標準化的科學理論為指導建立起來的。建立這項制度至今，經(jīng)過三個階段、二十年的發(fā)展，組織機構(gòu)代碼已列入國家電子政務、電子商務和社會誠信體系建設等重大工程的統(tǒng)一規(guī)劃，解決部門各自的業(yè)務流與國家信息化管理需要的信息流不統(tǒng)一的問題。目前，組織機構(gòu)代碼已在銀行、稅務、統(tǒng)計、公安、外匯管理、社會保障、海關(guān)、質(zhì)檢、法院等二十多個領(lǐng)域得到廣泛應用。并逐漸在電子政務、電子商務、金卡工程和社會信用體系建設中發(fā)揮越來越重要的作用。

電子檔案是經(jīng)數(shù)字電子計算機處理的檔案。電子檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在計算機網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字元、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

電子檔案和紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)檔案都需要存檔備查。電子檔案的特點：

1、依賴性和非人工識讀性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬性和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案人可以直接讀出來，而電子檔案都是數(shù)字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。

2、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大于過去各種信息介質(zhì)，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

3、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

4、信息共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

5、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案記錄信息的載體是紙，變化的是紙張的大小，而電子檔案的載體有磁盤、磁帶和光盤，呈現(xiàn)多樣性。

盡管電子檔案信息利用快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”但也帶來了一些新的問題，如：1、數(shù)據(jù)的易消失性能；2、信息的不安全性；3、信息的易改動性；4、信息的易出錯性。由于這些特性，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

為解決這一問題，普遍的做法是是采用“雙套制”，即在保持電子文檔的同時，把電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)文件。

現(xiàn)在全國組織機構(gòu)代碼管理中心與全國其它各分中心都已經(jīng)將所有的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，并且將舊檔案已經(jīng)掃描完畢。所有組織機構(gòu)代碼中心將每天新產(chǎn)生的新的紙質(zhì)檔案掃描歸檔，并且在規(guī)定期限內(nèi)上傳到省、國家電子檔案服務器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實現(xiàn)了有組織機構(gòu)代碼就有電子檔案。但為了保證組織機構(gòu)代碼的信息的準確，在有的時候還要用到紙質(zhì)的檔案。同時由于電子檔案的特性，也彌補了紙質(zhì)檔案的不足。

一、由于紙質(zhì)的檔案本身的原因，紙質(zhì)檔案存在以下幾點不足：

（1）紙質(zhì)檔案由于本身材質(zhì)的原因，容易破損不容易保存。

（2）紙質(zhì)一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應用。

（3）紙質(zhì)檔案無法做到備份。

（4）紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空間。

（5）雖然我們在紙質(zhì)梢案存放時，已經(jīng)按一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢的過程中還是相當?shù)馁M時費力。如果要多次查閱則更為不方便。

二、紙質(zhì)檔案不足彌補方法：

（1）紙質(zhì)檔案極易破損及污染，保存極為不易。

由于電子檔案是將掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描后，以數(shù)字的形式存儲在計算機中，就不會產(chǎn)生破損和污染的現(xiàn)象。使我們的檔案保存更方便快捷。

（2）紙質(zhì)檔案的唯一性，不易其它相關(guān)部門應用。

由于紙質(zhì)檔案只有一份，無法實現(xiàn)原件復制。并在相關(guān)部門之間傳遞十分的不方便。由于電子檔案以數(shù)字的形式存儲在計算機中，這樣就以通過其它的存儲介質(zhì)進行傳遞，也可以通過計算機利用互聯(lián)網(wǎng)進行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時間。

（3）紙質(zhì)檔案無法做到備份。

紙質(zhì)檔案的唯一性，無實現(xiàn)備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描后，存儲在其它存儲介質(zhì)里。這樣可以實現(xiàn)多種形式的備份和異地備份。

（4）紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空問。

由于紙質(zhì)檔案本身就占用一定的空間，隨著檔案的增加存儲空間也隨之增大。極不利于大量存儲。利用電子檔案就可以存儲在其它存儲介質(zhì)上。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，存儲介質(zhì)的密碼的增加，存儲介質(zhì)的存儲能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲的空間。

如果使用電子檔案存儲，就可以利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對電子檔案進行信息錄人和保存。同時可以利用數(shù)據(jù)進行電子檔案的相關(guān)查詢，也可以利用數(shù)據(jù)庫查詢語句進行多種條件的查詢，也可以利用計算機編程實現(xiàn)更多功能的信息查詢。為了保證組織機構(gòu)代碼的信息的準確，在有的時候還要用到紙質(zhì)的檔案。

三、電子檔案在日常業(yè)務辦理過程的作用

（1）創(chuàng)建建信息共享平臺，這樣可以方便應用部門對組織機構(gòu)代碼使用業(yè)務的擴展。同時也可以為其它部門和我們其它機構(gòu)辨別組織機構(gòu)代碼證的真?zhèn)翁峁﹫詫嵱辛Φ囊罁?jù)。減少偽造的組織機構(gòu)代碼證在社會上使用造成的不良影響和不可估計的后果。

（2）在日常業(yè)務辦理時，有時會發(fā)生注冊號重復的現(xiàn)象。在以前要讓用戶到發(fā)證機關(guān)查詢其本的信息和與之相得的信息，或者到卡當案庫查詢相同信息兩個家用戶的相關(guān)檔案。這樣的查詢非常費時費力，并且有時還可以找不到相應的檔案。造成用戶辦理組織機構(gòu)代證的時間延后，很有可能造成一定的經(jīng)濟損失與社會的不良影響。現(xiàn)在利用電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)上查詢到相關(guān)的用戶的檔案的信息。不用再去查詢以前舊的紙質(zhì)檔案，這樣大大減少了用戶辦理組織機構(gòu)代碼證時的手續(xù)和時問。同時也可以提高我們的工作效率。

（3）在辦理日常業(yè)務時，有些極少的用戶用變更過的證件，謊說是由于辦公人員的失誤，造成了他的組織機構(gòu)代碼證的信息錯誤。在以前我們只能去查詢舊的紙質(zhì)檔案，或在年檢期間為了加快辦證業(yè)務的速度沒有時問去查義，我們只能承認是我們的失誤，然后免費為用戶辦理新的組織機構(gòu)代碼證。

現(xiàn)在我們可以通過網(wǎng)絡快速地檢索到電子檔案，這讓我們馬上分清責任，并且快速的解決相應的問題。這樣我不僅可以減少我們的損失，而且還可以大大提高我們的聲譽，避免對我們的聲譽造成的不良影響。

同時我們現(xiàn)在可以將電子檔案信息直接寫入到組織機構(gòu)的代碼IC卡里，再以計算機保密技術(shù)作支持起到了保密的作用。用戶就可以只帶著一張IC卡到其它機構(gòu)辦理相關(guān)的業(yè)務，更可以在互聯(lián)網(wǎng)上就直接辦理相關(guān)業(yè)務，這樣大大方便了用戶。我們的信息就可真正的實現(xiàn)安全、共享、高效。在未來隨著計算機與網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，組織機構(gòu)代碼電子檔案也有著光明的前景。