賀蓉　張晶

摘 要：面臨社會信息化的發(fā)展要求以及高等教育改革的逐步深入，許多高校已經(jīng)充分認(rèn)識到辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的重要性和必要性，但是由于起步較晚，在組織管理、重視程度和技術(shù)要求方面存在許多不足，本文中作者提出了有基于一套“通用”、易用和安全穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)的解決對策，幫助高校建立起一個柔性、靈動、高效的電子化協(xié)作辦公管理環(huán)境，不斷提升高校管理水平。

關(guān)鍵詞：高校；辦公自動化；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G78

1 辦公自動化的定義

辦公與管理自動化的簡稱是辦公自動化，這是上個世紀(jì)晚期計算機應(yīng)用發(fā)展到一定程度提出的一個辦公新概念。

1985年，我國召開全國性第一次辦公自動化規(guī)劃會議，與會的專家學(xué)者經(jīng)過反復(fù)論證與推敲，正式明確了辦公自動化的定義：利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)。即盡可能充分利用信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，輔助決策，達到既定目的。

2 辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展進程

辦公自動化系統(tǒng)整個發(fā)展過程大約可分成三個階段：

第一階段：70年代末，以計算機和自動程控交換機為核心，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力，針對個體工作的自動化。

第二階段：80年代，以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流為主要存儲和處理對象，通過各種綜合設(shè)備來實現(xiàn)辦公管理自動化：如各類微小型計算機、數(shù)據(jù)工作站、數(shù)據(jù)通信等。

第三階段：90年代以后，多媒體技術(shù)、通信技術(shù)發(fā)展，綜合處理文本信息、語音和圖像信息能力增強，辦公自動化系統(tǒng)逐漸不受單位和地域限制，朝著全球信息資源共享的方向發(fā)展，更加大型化、綜合化、智能化。

3 辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與變革的動因

首先由于傳統(tǒng)辦公模式受到了沖擊。傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)信息量少，內(nèi)容簡單，往往采用手工方式。到了上世紀(jì)70年代中，發(fā)達國家的生產(chǎn)力水平急速提高，辦公業(yè)務(wù)量迅猛增加，手工處理模式已經(jīng)遠遠跟不上信息和業(yè)務(wù)處理增長的需要，時代的發(fā)展對辦公模式新要求的提出刻不容緩。

其次，上世紀(jì)80年代初，微電子工業(yè)飛速發(fā)展，微型計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和其它各類以微電腦為基礎(chǔ)的辦公自動化設(shè)備紛紛出現(xiàn)，使辦公自動化系統(tǒng)得以廣泛應(yīng)用和發(fā)展。

4 我國高校辦公自動化系統(tǒng)的存在不足及待解決的關(guān)鍵性問題

4.1 高校各部門系統(tǒng)采用不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，僅能提供獨立的文檔存儲、管理、查詢、打印，而不能適應(yīng)各部門之間高效、交互、實時、協(xié)同工作的要求，使信息的共享和集成在各部門之間無法實現(xiàn)，不利于部門之間的高效率通力合作。

4.2 運用傳統(tǒng)的客戶/服務(wù)器（即C/S）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的辦公系統(tǒng)，隨著計算機技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動辦公的需要。

4.3 大部分系統(tǒng)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫如ORACLE，SQL SERVER等為基礎(chǔ)，通過瀏覽器/服務(wù)器（即B/S）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，這樣的應(yīng)用在地理范圍、安全性、并發(fā)控制等方面存在較大缺陷，而且自動化辦公使用的工作流數(shù)據(jù)類型往往并不僅僅局限于關(guān)系型數(shù)據(jù)，因此這類系統(tǒng)比較適合于較小范圍的應(yīng)用。

根據(jù)以往的高校辦公自動化項目以及開發(fā)經(jīng)驗，筆者發(fā)現(xiàn)一個辦公自動化項目大致存在以下幾個特點，或者說有以下幾個共性（對于開發(fā)來講是幾個難點）：

（1）由于高校辦公自動化是應(yīng)于整個組織的，因此它涉及到組織中每個人員和崗位，涉及到一個單位日常的每項工作，權(quán)限分配非常復(fù)雜，而且人員和權(quán)限經(jīng)常隨著單位的發(fā)展而變化。（2）存在大量流程，幾乎每項工作都會有流程，而且每個單位的流程都不一樣，流程也經(jīng)常會調(diào)整和變動。（3）工作文檔格式（開發(fā)時稱表單）、文書格式眾多，而且每個單位都不一樣，格式往往隨著單位的發(fā)展會變化。（4）辦公中涉及的數(shù)據(jù)多樣化，有數(shù)字、文本、圖片、聲音等，辦公中安全性和保密性要求很高。（5）用戶需求功能模塊不一，個性化針對性強，有時需和現(xiàn)存系統(tǒng)結(jié)合，要求軟件模塊化，并且要有很好的可擴展性。

5 完善高校辦公自動化系統(tǒng)的對策研究

在深入研究了這些共性和特性后，有必要開發(fā)一套“通用”、易用和安全穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)，稱之為辦公自動化框架（OAFrame），在這個辦公自動化框架上結(jié)合各個單位的實際辦公情況定制出客戶化的辦公自動化系統(tǒng)，即通用于高校的協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)，在具體結(jié)合各高校的過程中，進行二次開發(fā)，結(jié)合實際、量體裁衣。

5.1 開發(fā)平臺，在當(dāng)前最先進的Lotus Domino/Notes平臺開發(fā)基礎(chǔ)上開發(fā)，其安全性和文檔數(shù)據(jù)庫很好地解決了辦公中涉及的數(shù)據(jù)多樣化和安全性保密性高等要求。

5.2 通用性方面，開發(fā)大量的自定義功能，包括流程自定義，表單和文書格式自義功能。利用流程自定義和表單自定義，用戶無需編程就可以輕松定義出適合于自己業(yè)務(wù)的工作流程，比如請假流程、行政收發(fā)文流程、審計業(yè)務(wù)流程等，由于這些流程沒涉及到編程，因此用戶可以自行調(diào)整和修改以適應(yīng)單位的發(fā)展。流程自定義和表單自定義包括大量的元素，可以很好地滿足用戶的自定義要求，當(dāng)然辦公系統(tǒng)的個性是很強的，不可能一一考慮到，因此要不斷增加自定義元素，同時還留有二次開發(fā)接口（函數(shù)）讓用戶自行擴充。

5.3 易用性方面，考慮系統(tǒng)初始化功能和自行安裝功能，在界面上做到簡潔大方，考慮到辦公中每個崗位都有不同的工作，讓用戶自行定制界面，比如系統(tǒng)管理員有管理員界面，它應(yīng)包括各種系統(tǒng)設(shè)置功能，普通工作人員有日常辦公界面，它只要包括一些常用辦公功能，領(lǐng)導(dǎo)有領(lǐng)導(dǎo)的界面，它除了有日常辦公功能外，還應(yīng)包括監(jiān)控頁面，隨時掌握全單位的工作，由于采用B/S結(jié)構(gòu)，客戶端只要有IE就行，用戶操作非常簡單。

5.4 在權(quán)限分配方面，在一個辦公系統(tǒng)中權(quán)限分配是非常復(fù)雜的，所以需要一個系統(tǒng)管理功能，集中定義一個組織的部門-崗位-人員結(jié)構(gòu)，然后依據(jù)部門和崗位來分配權(quán)限，很好地避免了人事調(diào)動，即使單位發(fā)生了重大的變化，部門和崗位都變了，那么也只需做一些修改和調(diào)整而已，無需改動程序。在監(jiān)控權(quán)限設(shè)置方面，做了個監(jiān)控表，很好地解決多個部門共用一個流程，而各部門又有不同分管領(lǐng)導(dǎo)帶來的監(jiān)控問題，在監(jiān)控表中可分別為每個領(lǐng)導(dǎo)指定監(jiān)控部門，當(dāng)然也可以將一個重要流程專門指定給一個監(jiān)控員。在工作文檔查詢權(quán)限方面，做一個文件柜，在文件柜中可以分別為不同流程建立存放的文件夾，并且可以對每個文件夾單獨指定管理和查詢?nèi)藛T。

以下是針對每個人的個性化的辦公平臺，所有的個人管理模塊都可以自由搭構(gòu)：

模塊化及擴展性方面，做一個軟件模塊發(fā)布系統(tǒng)，在這個發(fā)布系統(tǒng)中集中定義一個單位的應(yīng)用模塊。

（1）集成性：跟許多高校的專業(yè)軟件都有提供接口，如檔案系統(tǒng)，教務(wù)系統(tǒng)等；（2）統(tǒng)一性：針對數(shù)字化校園的建設(shè)，提供技術(shù)支持，集成在統(tǒng)一的平臺上，以統(tǒng)一的賬號登陸。

總之，高校辦公自動化系統(tǒng)要確立以“平臺化、個性化”為理念，以“整合”為目標(biāo)，以“協(xié)作”為手段，幫助高校建立起一個柔性、靈動、高效的電子化協(xié)作辦公管理環(huán)境，不斷提升高校管理水平。

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