文/國網(wǎng)馬鞍山供電公司 沈浩潔

馬鞍山供電公司隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的深入應(yīng)用，使文、檔一體化成為現(xiàn)實(shí)，從文書和檔案管理的兩個(gè)方面，保證了歸檔的文件材料內(nèi)容的真實(shí)性和完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，也使推行“隨辦隨歸”工作顯得尤為必要。

所謂“隨辦隨歸”，就是將辦理完畢須歸檔的文件材料及時(shí)預(yù)歸檔，革新了以往集中耗費(fèi)大段時(shí)間進(jìn)行歸檔文書整理立卷的做法，調(diào)整了文件歸檔工作的流程，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及檔案工作的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。使辦理完畢的文件直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，將檔案員突擊性工作變成文書專職和檔案專職共同協(xié)作完成的一項(xiàng)日常工作。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化。

一、文書管理、檔案管理的分離的弊端

傳統(tǒng)的文書與檔案管理是各自獨(dú)立的兩個(gè)工作流程，文書人員管理文件辦理過程，即：收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦等流程，辦結(jié)后集中存放，第二年年初移交檔案部門。檔案人員完成文件材料歸檔流程，除了接收文書管理人員移交的文件材料以外，還要到各部門進(jìn)行的收集，然后再對(duì)收集的文件材料進(jìn)行鑒定、分類、裝訂、編目、上架。很多工作文書管理與檔案管理交叉重復(fù)，信息資源不能共享，經(jīng)常銜接不好，造成收集的文件材料或重復(fù)、或不齊全、不完整、不準(zhǔn)確。檔案人員大量的時(shí)間用于集中整理，沒有時(shí)間進(jìn)行編研、開發(fā)利用，從面造成工作效率低、資源浪費(fèi)，不能更好的提供利用。

二、文、檔一體化管理推行文件材料“隨辦隨歸”設(shè)想與目標(biāo)

隨著辦公自動(dòng)化、信息化的普及應(yīng)用，為文書與檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇。提高辦公效率，信息資源共享，文、檔一體化管理再造文件材料歸檔工作流程就顯得十分必要，并且切實(shí)可行。

馬鞍山供電公司收發(fā)文遵循“隨到隨辦，隨辦隨歸”的原則，隨時(shí)進(jìn)入歸檔流程辦理。每月初公司收發(fā)文時(shí)按照檔案歸檔范圍及保管期限表初步判定該文件材料是否應(yīng)歸檔，須歸檔的文件材料將歸檔類別和保管期限在文件基本信息欄中填寫，在每月末將辦結(jié)的電子文件歸檔，電子文件自動(dòng)進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)的收集整編模塊；完成相應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件和文件基本信息的打印，移交檔案室。檔案部門在移交后對(duì)移交的文件材料及電子文件信息進(jìn)行復(fù)核，在檔案管理系統(tǒng)中錄入相應(yīng)歸檔信息，完成電子文件轉(zhuǎn)預(yù)歸檔狀態(tài)。同時(shí)對(duì)紙質(zhì)文件加蓋歸檔章，按文件類別和保管期限分類，集中存放，完成后期的紙質(zhì)文件歸檔及上架工作。在每年年初完成所有上一年的文件材料的歸檔工作，最終實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化，從而滿足歸檔文件及時(shí)性、準(zhǔn)確性、齊全性、系統(tǒng)性的要求。

公司文、檔一體化管理實(shí)現(xiàn)“隨辦隨歸”，進(jìn)一步理順文書處理和檔案管理兩個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，從文件產(chǎn)生到歸檔全程控制，數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用。

三、文、檔一體化管理實(shí)現(xiàn)文件材料“隨辦隨歸”工作方法

（一）管理手段

1.組織機(jī)構(gòu)

公司辦公室設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案員，各部門設(shè)立兼職檔案員。公司在人員工作變動(dòng)的情況下，及時(shí)調(diào)整并下發(fā)《公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)》文件,以確保文件材料及時(shí)收集，不會(huì)因?yàn)榧媛殭n案員崗位變動(dòng)而造成文件材料的丟失或收集不齊全。

2.專職檔案員工作職責(zé)

（1）監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)兼職檔案管理員進(jìn)行立卷工作。

（2）每月對(duì)接收的紙質(zhì)收文、發(fā)文按文件類別和保管期限分類，蓋歸檔章后，集中存放。

（3）次年三月份，將上年“隨辦隨歸”的文件材料進(jìn)行核查調(diào)整，對(duì)已分類好的紙質(zhì)文檔和檔案管理系統(tǒng)內(nèi)預(yù)歸檔的電子文件按歸檔文件整理規(guī)則要求統(tǒng)一編制文件的件號(hào)，打印歸檔文件目錄，整理裝盒上架，完成全年歸檔任務(wù)。

3.兼職檔案管理員工作職責(zé)

（1）接受檔案管理部門對(duì)本部門立卷工作的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（2）根據(jù)《公司檔案管理辦法》確定的歸檔范圍、歸檔方法、歸檔要求與歸檔時(shí)間，負(fù)責(zé)整理本部門在工作活動(dòng)過程中形成的文字、聲像、圖表等材料，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（二）技術(shù)手段

1.歸檔原則

（1）遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

（2）歸檔的文件要保證其真實(shí)性、完整性、有效性。

（3）實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的原則。

（4）歸檔的紙質(zhì)和電子文件都要按照有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行鑒定、分類、編目。不歸檔的紙質(zhì)發(fā)文另作資料保管。不歸檔的紙質(zhì)收文按規(guī)定暫存或銷毀。

（5）紙質(zhì)文件的歸檔遵循“以我為主”的原則，應(yīng)減少上級(jí)和同級(jí)紙質(zhì)文件的重復(fù)歸檔。

2.歸檔范圍

（1）本公司召開的重要會(huì)議和舉辦的重大活動(dòng)形成的文件材料；

（2）本公司制訂的規(guī)章制度、辦法等政策性文件材料；

（3）本公司工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料；

（4）本公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（5）反映本公司基本歷史面貌的機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲、管理、名冊(cè)等文件材料；

（6）反映本公司重大事件的年度大事記、專題報(bào)告等；

（7）本公司在工作、活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、資產(chǎn)移交、登記等具有憑證價(jià)值的文件材料；

（8）本公司的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)（資格）證的審批、管理的文件材料；

（9）上級(jí)單位、業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的需要貫徹執(zhí)行和辦理的文件材料；

（10）同級(jí)單位之間協(xié)商工作重要的來往信函；

（11）下屬單位報(bào)送的重要文件材料；

（12）本公司與外單位聯(lián)合制發(fā)的文件材料、其它對(duì)工作具有參考價(jià)值的文件材料；

（13）其它對(duì)工作具有參考價(jià)值的文件材料

（14）文件材料的簽發(fā)單、處理單、定稿；

（15）具有保留價(jià)值的電子文件及對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息材料

3.歸檔管理

（1）本公司發(fā)文必須打印一套完整的紙質(zhì)文件和文件簽發(fā)單，并加蓋有法律效力的非電子簽章。不需加蓋簽章的如會(huì)議紀(jì)要等也應(yīng)在簽發(fā)單上加蓋非電子簽章。

（2）歸檔的電子發(fā)文轉(zhuǎn)入檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，紙質(zhì)發(fā)文按照紙質(zhì)檔案管理規(guī)定歸檔。

（3）永久保存和重要的電子收文，必須打印出紙質(zhì)文件和收文處理單，并按照有關(guān)紙質(zhì)檔案管理規(guī)定歸檔。歸檔的電子收文轉(zhuǎn)入檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理。

（4）帶有電子公章的收文，在歸檔時(shí)應(yīng)采用激光彩色打印出紙質(zhì)文件。

（5）只有紙質(zhì)沒有電子文件的收文，根據(jù)文件的保管期限、重要性和密級(jí)，選擇性進(jìn)行數(shù)字化處理，其形成的電子文件和紙質(zhì)文件一并歸檔。

（6）歸檔文件一般以“件”為單位進(jìn)行鑒定、整理、裝訂、分類、蓋章、編號(hào)、輸入目錄、裝盒、排架，打印歸檔文件目錄。

（7）裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。采用線裝訂，薄件用縫紉機(jī)，厚件采用三點(diǎn)一線。

（8）分類方案采用“年度-問題-保管期限”方式。保管期間下設(shè)流水號(hào)，問題以《供電企業(yè)檔案分類表》為依據(jù)，但只分到一級(jí)類目，即黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資六大類，一個(gè)問題下三個(gè)保管期限編三個(gè)流水號(hào)，都是從“001”開始。

（9）歸檔文件裝盒：嚴(yán)格按照分類方法的不同，將不同年代、不同類別、不同保管期限的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。盒內(nèi)歸檔文件按室編件號(hào)順序排列，每盒文件裝滿后，再裝下一盒。零散文件插件時(shí)，將其添加到相應(yīng)類別文件的后面。

（10）文件排架：一年內(nèi)的歸檔文件按問題進(jìn)行排列，每個(gè)問題下面再按永久、30年、10年順序排列。

四、文、檔一體化管理實(shí)現(xiàn)文件材料“隨辦隨歸”取得的實(shí)際效益

馬鞍山供電公司逐步推行文件材料“隨辦隨歸”工作，實(shí)施后，進(jìn)一步理順文書處理和檔案管理兩個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，避免了兩個(gè)流程銜接不暢造成的文件歸檔不齊全、不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，兩個(gè)工作流程合并為一個(gè)工作流程，避免重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、物力。保證文件歸檔的完整率、準(zhǔn)確率，提高工作效率?？s短了文件材料歸檔的時(shí)間，讓檔案用戶利用數(shù)字檔案館平臺(tái)的強(qiáng)大檢索功能進(jìn)行查詢，極大地發(fā)揮了檔案的查考利用價(jià)值，使用戶可以足不出戶就用上所需要的檔案。

通過三年的工作探索和實(shí)踐操作，不斷改進(jìn)優(yōu)化操作流程，革新操作方法，取得了十分的顯著成效，值得推廣應(yīng)用。

五、對(duì)工作流程的進(jìn)一步改進(jìn)

1.當(dāng)公司組織機(jī)構(gòu)和人員發(fā)生變化，及時(shí)調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.當(dāng)信息傳遞手段發(fā)生變化，及時(shí)更新相應(yīng)工作流程。

3.當(dāng)現(xiàn)有工作流程不能滿足隨辦隨歸目標(biāo)要求，及時(shí)修改相關(guān)體系文件。

六、推廣和應(yīng)用

在今后的推廣和應(yīng)用中，需把握以下幾個(gè)要點(diǎn)：

（一）使文書處理和歸檔工作程序化

“隨辦隨歸”是文書處理工作與歸檔工作協(xié)調(diào)統(tǒng)一、緊密配合的過程，只有很好地把握新歸檔方法的規(guī)律。嚴(yán)格按照工作流程去做，環(huán)環(huán)相扣，才能有條不紊地完成文件歸檔工作。

（二）實(shí)現(xiàn)文件歸檔管理工作制度化

制定切實(shí)可行的檔案管理工作制度。首先，必須制訂切實(shí)可行的、符合本單位工作需要的歸檔范圍、保管期限表、分類方案及歸檔制度。它是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。其次，要將這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)印發(fā)給單位的每一個(gè)部門，各個(gè)部門要有明確的檔案工作責(zé)任人，認(rèn)真貫徹“誰形成，誰歸檔”的規(guī)定，及時(shí)、安全地向檔案室移交檔案，使文件歸檔工作制度化。同時(shí)，檔案工作人員要認(rèn)真辦理檔案移交手續(xù)，明確職責(zé)，避免紕漏。

（三）應(yīng)按照統(tǒng)一的《歸檔文件分類方案》，一經(jīng)確定，不應(yīng)輕易更改

它是日常檔案管理工作所要遵循的依據(jù)，是后續(xù)文書工作人員開展工作的依照，是檔案工作連續(xù)性的重要保障。