文/吉林省梨樹縣社會救助事業(yè)中心 裴尚華

檔案作為各項歷史活動的記錄，詳實地記錄了一個國家、一個民族、一個地區(qū)歷史的曲折歷程和自強不息的奮斗足跡，記錄著新中國社會主義革命和建設(shè)所取得的巨大成就，記錄了改革開放以來建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)取得的豐碩成果。基層單位的檔案做為全國檔案網(wǎng)絡(luò)的組成部分，他同樣承載著記錄每個工作單位的各項工作的完成信息情況，他成為了工作單位在工作上業(yè)績的見證人，同時是上級單位對下級單位檢查工作時必看的資料。因此，我們說一個單位的檔案管理的好壞，將會對這個單位的整體的發(fā)展和工作效果完成的情況有著非常重要的地位將直接影響整個單位的工作，因此必須加強管理。

一、做好檔案管理工作的前提

檔案管理工作需要一定的條件，其中包括人力資源和物力資源，它是做好檔案管理工作的前提。因此要想做好檔案管理工作，必須得到領(lǐng)導的重視與支持，而基層單位人力、物力比較緊缺，所以要想得到領(lǐng)導的重視，檔案管理人員就必須積極主動工作。在整理編研檔案的同時，也應(yīng)注意開放檔案中的信息，及時為領(lǐng)導提供各種有用的信息，促進單位各項工作的開展，引起單位領(lǐng)導的重視。以我單位為例檔案由原來的混亂狀態(tài)，通過我們的努力，已設(shè)置了專人、專室、專柜管理，而且把檔案工作也納入到了每年的工作計劃中，為管理好檔案提供有力的支持。

二、檔案管理人員的素質(zhì)是搞好檔案管理工作的保障

社會的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化，檔案工作由保管、記錄活動的證據(jù)變?yōu)榇_保這些證據(jù)的確實產(chǎn)生，進而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明，檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責任感的干預(yù)者。

三、做好檔案的編研工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)

檔案的編研工作就是要求檔案的整理要科學化、制度化、它是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有檔案按科學分類編制好、才能使檔案管理工作有序進行。這就要求我們的編輯工作必須按照《檔案編研工作規(guī)范》進行，同時基層單位還要根據(jù)本單位的實際情況制定出具體的實施方案，同時要重視編研資料的效果調(diào)查、確切了解編研資料與要求的吻合程度，認真收集利用者的意見并把反饋意見作為評價編研資料質(zhì)量高低的重要標準和檔案編研工作努力的方向。

四、檔案保管工作是檔案管理工作的重中之重

檔案管理人員的職責，就是維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的，檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞就是使檔案保管完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對已經(jīng)破損的檔案要及時搶救；不丟就是使檔案絕對安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全；不散就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況；不亂就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，它是檔案管理工作的重中之重，是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應(yīng)不斷充實多方面的學科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，為利用者提供盡可能全面的服務(wù)，根據(jù)利用者的實際情況采取靈活的服務(wù)方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關(guān)系，以多種形式迅速、準確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為企業(yè)各項工作提供有效服務(wù)。

五、做好檔案交接工作是檔案管理工作的延續(xù)

基層單位人員少，工作調(diào)換的也比較頻，經(jīng)常由一些原因而調(diào)換檔案管理人員，因此為了使檔案管理工作能夠按原來的管理方法延續(xù)，就必須做好檔案的交接工作，做好檔案交接工作不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：一是檔案交接要納入基層單位的議事日程，工作程序和規(guī)章制度之中；二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作；三是認真做好檔案監(jiān)交工作；四是加強檔案交接中的思想教育工作。

總之，基層單位的檔案管理應(yīng)做到及時編研、妥善保管、保持檔案的連續(xù)性，根據(jù)實際制定本單位的具體實施方法，使它切實為單位的工作起到一定的促進作用，從而推動整個社會的向前發(fā)展。