文/武漢市人力資源社會(huì)保障局局辦公室 屈曉

辦公室是單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀部和辦事機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)管理部門和對(duì)外服務(wù)的窗口，工作質(zhì)量的好壞直接影響各部門工作的有效開(kāi)展和整體對(duì)外形象,為此領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室的工作十分重視,同時(shí)也提出了更高的要求。公文處理工作是辦公室的一項(xiàng)重要工作，其中包括：公文的擬制、收取、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，具體涉及到簽文的制發(fā)、收文的處理（如簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等）、公文的管理（如平時(shí)歸卷、年終立卷、查閱、歸檔）等環(huán)節(jié)。其細(xì)化的工作就是將接收到的外部會(huì)議通知、來(lái)文來(lái)信、督辦及領(lǐng)導(dǎo)批示件和單位內(nèi)部上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的文件資料、重要會(huì)議精神、本單位領(lǐng)導(dǎo)主持開(kāi)會(huì)時(shí)間及內(nèi)容等信息工作的進(jìn)行及時(shí)地收集、分類及處理（不含機(jī)要和辦文），這項(xiàng)工作對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)安排、開(kāi)展工作、做出決策有很大的幫助，要求執(zhí)行者時(shí)時(shí)圍繞以上工作為核心。雖說(shuō)辦公室工作只是“收收整整”，但真正做好也不容易，一切工作都應(yīng)在實(shí)際工作中不斷優(yōu)化工作流程，形成正確的思路，應(yīng)用有效地方法，科學(xué)、規(guī)范地將每日接收到的公文資料信息利用本單位局域網(wǎng)絡(luò)功效在第一時(shí)間處理完畢，提高辦公室信息服務(wù)水平，為下一步建立先進(jìn)、高效地OA系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。基于此目的，筆者將辦公室公文的收文處理、登記、簽發(fā)等實(shí)踐方法及體會(huì)小結(jié)如下。

一、建立規(guī)范的信息化電子公文處理表格

公文處理是一個(gè)紛繁復(fù)雜的系統(tǒng)工程。公文處理從撰寫、審核、核印、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦，歸檔的整個(gè)調(diào)查時(shí)一環(huán)扣一環(huán)。作為一個(gè)運(yùn)動(dòng)著的整體，特別講究系統(tǒng)性，無(wú)論在哪個(gè)環(huán)境上出了問(wèn)題，都將影響整個(gè)公文工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室公文處理具體工作是將收集的各種公文信息為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作提供重要依據(jù)，公文信息收集準(zhǔn)確方能起到?jīng)Q策準(zhǔn)確，信息的分類清晰、職責(zé)分明、宏觀控制的作用，信息反饋及時(shí)又為領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施與調(diào)整提供可靠的保證。辦公室公文信息收集、分類、處理是各橫向和縱向部門溝通管理的主體與客體的信息源，采用規(guī)范、簡(jiǎn)潔、明了的公文電子表格進(jìn)行登記及處理，并將每日大量的、各種不同形式、不同類型的信息在表格上清晰的反映出來(lái)，為領(lǐng)導(dǎo)掌握時(shí)局信息尤為重要。

（一）設(shè)立信息化電子公文處理表格的內(nèi)容

收文登記是管理收入文件的“賬目”，用以記錄公文收入及其處理情況，控制文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，明確交接責(zé)任，避免紊亂，設(shè)立工作登記是管理與保護(hù)文件的必要措施。公文處理采取電子表格登記、處理是實(shí)行辦公自動(dòng)化（OA）的前期工作，表格登記項(xiàng)目是根據(jù)公文分類決定的，公文登記主要分普通公文和機(jī)要公文，普通公文登記主要對(duì)指導(dǎo)性文件（如命令、決定、決議、通知、會(huì)議紀(jì)要等）、請(qǐng)示簽發(fā)性文件、溝通情況性文件屬于本電子表格登記范圍。筆者自制的電子《辦公室公文收發(fā)、分類、處理登記表》共分為《指導(dǎo)性公文分類處理登記表》和《請(qǐng)示簽發(fā)及溝通情況性公文分類處理登記表》二種類型，文件登記項(xiàng)目包括收文順序號(hào) 文件標(biāo)題、承辦單位、簽收、備注、月總數(shù)合計(jì)等6個(gè)子欄目和信息來(lái)源、信息分類、信息內(nèi)容、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示、信息進(jìn)度跟蹤、信息處理結(jié)果等6大類別。信息來(lái)源包括：紙質(zhì)版文件、電話傳真文件、網(wǎng)上收發(fā)文件、電話口頭通知、專人送遞文件等內(nèi)容；信息分類包括：會(huì)議通知、外來(lái)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文件、市委市政府督辦件及領(lǐng)導(dǎo)批示件、所管轄的各級(jí)部門公文、上級(jí)下達(dá)的工作任務(wù)及批示等內(nèi)容；信息處理包括：信息流向（文件發(fā)的放部門）、接受信息者（參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)）、收文時(shí)間、回告時(shí)間、聯(lián)系人及處理結(jié)果等內(nèi)容，每項(xiàng)信息處理完畢后由登記人標(biāo)注確認(rèn)，下班前將一天的全部信息處理情況進(jìn)行回顧性檢查。對(duì)當(dāng)天公文處理必須做到及時(shí)、迅速、不拖拉、不積壓，收文日清、日清日分發(fā)。

（二）電子公文處理表格的使用方法

首先，在辦公電腦局域網(wǎng)內(nèi)建立一個(gè)專項(xiàng)文件夾，將該表格收藏在此文件夾內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)辦公室普通公文信息的收集、登記、分類、處理。公文簽收后應(yīng)將收件分門別類，登記時(shí)要逐件、逐項(xiàng)填寫電子登記表，實(shí)現(xiàn)一類別一表格，登記時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、細(xì)致、不能漏項(xiàng)。如果是緊急文件或緊急會(huì)議通知，應(yīng)采取初審、登記、分送、批辦的工作流程，按其公文性質(zhì)和辦理要求分別在第一時(shí)間向辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后將其公文送有關(guān)給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門進(jìn)行承辦、擬辦、批辦、傳閱、催辦等處理環(huán)節(jié)。為了防止網(wǎng)絡(luò)故障，電子登記表一定要有備份，防止信息丟失。

二、辦公室公文信息流程的管理

公文的質(zhì)量管理是指公文制發(fā)、處理、管理等，并貫穿于公文處理全過(guò)程。辦公室公文處理的最基本的工作任務(wù)是收文、簽收、啟封、登記、審核、分送、批辦、催辦、收卷等多個(gè)環(huán)節(jié)，只有建立規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的的公文處理流程，才能提高辦公室工作的全面質(zhì)量管理水平。因此，在規(guī)范了公文處理流程的基礎(chǔ)上，本單位辦公室還建立了公文信息管理流程。

（一）信息收集、處理流程

對(duì)每項(xiàng)公文信息按常規(guī)流程或特殊流程執(zhí)行，常規(guī)流程適用于普通公文信息源，即：文件信息收發(fā)→登記→審核→分送→匯報(bào)→催辦(批辦）→核簽。特殊流程適用于緊急信息或特殊信息源，即：簽收→登記→初審→匯報(bào)（電話記錄與整理）→承辦或傳閱→催辦→答復(fù)→反饋→核簽。

（二）信息流程的管理

公文管理主要包括公文的平時(shí)歸卷、年終立卷、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)，但為了快捷搜索查閱歷史公文，要求信息登記管理流程規(guī)范，可操作性強(qiáng)，并可一鍵式查詢，因此，辦公室對(duì)公文信息實(shí)行了收文日清→日分發(fā)→日反饋→日歸卷→日合計(jì)→周歸檔→月存檔管理流程，如果需要查閱歷史公文信息只需根據(jù)年、月、日即可立及查閱，方便、快捷、清晰，規(guī)范的信息管理流程提高了辦公室工作效率和工作質(zhì)量。公文文件夾設(shè)有密碼，由專人負(fù)責(zé)，即便是普通公文，信息也不能隨便公開(kāi)和查詢，必要時(shí)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后專人負(fù)責(zé)查詢，維護(hù)公文的權(quán)威性。

（三）紙質(zhì)版文件歸檔流程

辦公室每天的文件信息收發(fā)的種類很多，大多數(shù)文件為紙質(zhì)版，如何對(duì)各類紙質(zhì)版的文件資料在接收后進(jìn)行分類登記、反饋、銜接、處理還存在紙質(zhì)版文件歸檔問(wèn)題。收到的紙質(zhì)文件在第一時(shí)間跟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的同時(shí)需在登記表上作好詳細(xì)登記、及時(shí)跟蹤各類信息（通知、文件）流轉(zhuǎn)情況，特別是督辦件、領(lǐng)導(dǎo)批示件、重要、緊急會(huì)議等信息登記后需及時(shí)傳遞給相關(guān)部門或處室并實(shí)時(shí)催辦、跟蹤。因此，在執(zhí)行電子表格登記時(shí)應(yīng)根據(jù)不同類別的公文特點(diǎn)，做好紙質(zhì)版文件的系統(tǒng)編目、使用、傳閱控制、分類歸檔，對(duì)發(fā)給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的各類重要文件資料要定期收集，并整理歸檔、立卷，嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定，保證紙質(zhì)版重要文件不丟失。對(duì)單位內(nèi)部各部門（處、室）給領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)版請(qǐng)示（匯報(bào)）文件、領(lǐng)導(dǎo)的批示回復(fù)、各部門（處、室）之間業(yè)務(wù)往來(lái)的紙質(zhì)版文件、文檔資料等按內(nèi)容、時(shí)間順序等要進(jìn)行存檔管理。每天下班前將已辦結(jié)的紙質(zhì)版文件與電子表格對(duì)照，統(tǒng)一編號(hào)、標(biāo)注以便歸檔以及日后查詢。

三、實(shí)踐效果分析

（一）完善辦公室信息工作職能

辦公室既是機(jī)關(guān)具體的辦事機(jī)構(gòu)，也是機(jī)構(gòu)信息的樞紐部門，承擔(dān)著機(jī)關(guān)內(nèi)外，垂直部門之間、機(jī)關(guān)上下級(jí)之間、管理層和各部門之間及內(nèi)部員工之間的信息采集、傳遞、加工保管工作，隨著機(jī)關(guān)職能和對(duì)社會(huì)所付的責(zé)任和義務(wù)的擴(kuò)展，辦公室處理信息工作出現(xiàn)了信息量大、內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間性強(qiáng)、形式多樣的特點(diǎn)，由于工作量大時(shí)容易出現(xiàn)會(huì)議通知漏傳或延傳的情況，特別是上級(jí)緊急的會(huì)議，因此，保證各類重要信息快速的上傳下達(dá)，準(zhǔn)確地做好信息管理就顯得十分重要。在工作中將采取電子表格收集、登記、分類、處理，可有效地避免了上述情況的發(fā)生。

（二）推進(jìn)辦公室信息工作的規(guī)范化

辦公室信息的處理重在及時(shí)、準(zhǔn)確，而且強(qiáng)調(diào)按輕重緩急的原則，但由于當(dāng)天的各類信息不是在固定時(shí)間，數(shù)量和種類、形式也有不同，所以，凡收到一個(gè)信息要立即處理，處理的結(jié)果也要及時(shí)標(biāo)注以備查詢。過(guò)去的方法是將文件或傳真、網(wǎng)上傳遞的信息，憑經(jīng)驗(yàn)先簡(jiǎn)單分類，放在資料夾內(nèi)，有急件先處理，等忙完了再登記在紙質(zhì)版的表格中，有時(shí)忘了登記，使文件的數(shù)量和是否已處理印象模糊，特別是查找過(guò)時(shí)的重要文件時(shí)沒(méi)有登記記錄?，F(xiàn)自制的電子表格眉目清楚，填寫簡(jiǎn)單、方便，按規(guī)范的流程登記，既保障了收集信息的完整性，而且開(kāi)機(jī)點(diǎn)擊鼠標(biāo)查詢清晰、準(zhǔn)確、完整，提高了工作質(zhì)量和效率。

辦公室工作，上傳下達(dá)、下傳上達(dá)如果沒(méi)有規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒毯涂茖W(xué)的登記管理制度，很容易讓信息中斷、省略或失真、漏傳，筆者認(rèn)為，只有在工作中不斷改進(jìn)工作方法，才能做好辦公室信息管理工作，這也是提高行政辦事效率的重要舉措。

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