文/河北省唐山工人醫(yī)院 白艷輝 吳穎利

一、檔案信息資源建設(shè)機(jī)制的種類

我國普通的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制大至分為以技術(shù)為中心、以資源為導(dǎo)向、以需求為導(dǎo)向這三種機(jī)制。以技術(shù)為中心的建設(shè)機(jī)制是以檔案信息資源獲得、儲蓄、組織、查詢、公布等方面的技術(shù)創(chuàng)新與開發(fā)為主要目標(biāo)。以信息流的控制作為核心，工具為計(jì)算機(jī)，主要的工作內(nèi)容是以自動(dòng)化來處理各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)構(gòu)造，主要是技術(shù)因素。此建設(shè)機(jī)制沒有以用戶的實(shí)際需求、人力資源等相關(guān)因素為組織出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行服務(wù)集成，存在一定的局限性。以資源為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制主要是達(dá)到檔案信息管理的需求，以檔案的收集、評定、處理、編研等傳統(tǒng)工作職能，通過技術(shù)手段提供檔案信息資源的查閱與檢索。此建設(shè)機(jī)制雖然著重了以用戶為中心，不過技術(shù)手段與管理觀念相對不先進(jìn)，資源建設(shè)大部分都是以檔案信息的管理方便為出發(fā)點(diǎn)，信息共享存在一定的局限性，不能符合用戶的多樣化需求。以需求為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制主動(dòng)、準(zhǔn)時(shí)的提供滿意的檔案信息服務(wù)，分為檔案信息資源和用戶信息需求兩個(gè)方面，把用戶作為中心，達(dá)到快捷有效的滿足用戶對信息的需求。此建設(shè)機(jī)制將檔案信息資源建設(shè)與檔案服務(wù)相結(jié)合，從而使建設(shè)的檔案信息資源可以達(dá)到檔案用戶多樣化的利用需求，保護(hù)了檔案用戶的利益，同時(shí)促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、以用戶需求為導(dǎo)向檔案信息資源建設(shè)

一個(gè)良好的以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制，在用戶需求方面或者是技術(shù)條件方面等發(fā)生轉(zhuǎn)變時(shí)可以自發(fā)進(jìn)行反應(yīng)，調(diào)試原有的策略。

（一）資源建設(shè)的安全保障與質(zhì)量控制機(jī)制

信息資源建設(shè)首先要考慮的是必須要有安全的保障、質(zhì)量的控制。安全保障機(jī)制主要是數(shù)字化檔案信息，這個(gè)體系主要包括的保障要素為:思想、策略、法制、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)與人才。質(zhì)量的好壞對檔案信息資源的建設(shè)起著關(guān)鍵性的作用，應(yīng)制定和完善符合信息技術(shù)發(fā)展的檔案管理內(nèi)部勞動(dòng)規(guī)則，保證建設(shè)的順利發(fā)展；建立健全相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息資源建設(shè)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化；提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)專業(yè)知識與技術(shù)培訓(xùn)，從而保證質(zhì)量。

（二）用戶信息需求跟蹤機(jī)制

首先要建立檔案用戶的信息需求跟蹤機(jī)制，掌握檔案用戶的各種需求，以便滿足檔案用戶的要求，提高服務(wù)質(zhì)量。有順序的建立用戶需求跟蹤機(jī)制和檔案信息資源建設(shè)相互回饋的機(jī)制，從而能夠正確合理的進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)、融合的方針。

（三）檔案信息資源的優(yōu)化機(jī)制與整合機(jī)制

檔案信息資源的優(yōu)化為信息類型的優(yōu)化與信息內(nèi)容的優(yōu)化。類型的優(yōu)化是依照用戶的使用習(xí)慣來考慮絕技類型和電子類型的檔案數(shù)量。雖然是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)，不過對紙質(zhì)檔案信息資源建設(shè)也相當(dāng)重要。內(nèi)容的優(yōu)化是依照用戶需求對檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行對應(yīng)的協(xié)調(diào)，參照專業(yè)信息資源進(jìn)行開發(fā)，制定具有特色的數(shù)據(jù)庫。資源的整合是在信息技術(shù)的導(dǎo)向下，把檔案信息資源和管理體系集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，形成一個(gè)共同工作、共享資源的整體，進(jìn)而提升檔案信息資源的效率，達(dá)到效益最大化。

（四）檔案信息資源共建共享機(jī)制

對于網(wǎng)絡(luò)用戶來說，都希望突破時(shí)間、空間、機(jī)構(gòu)的多種束縛，達(dá)到檔案信息資源的共享。各個(gè)檔案部門歸檔范圍各不相同，信息資源的建設(shè)也有著不同的側(cè)重點(diǎn)，檔案部門無法滿足每個(gè)用戶的需求，所以在一定區(qū)域內(nèi)建立信息資源的共建共享機(jī)制至關(guān)重要?？刹捎帽容^成熟的基于網(wǎng)絡(luò)的VPN技術(shù)，滿足檔案目錄數(shù)據(jù)共享的需求。

三、結(jié)語

制定一個(gè)優(yōu)秀的以公眾需求為導(dǎo)向的檔案信息資源建設(shè)并不是一項(xiàng)簡單的系統(tǒng)工程，每項(xiàng)詳細(xì)的機(jī)制并不獨(dú)立，每個(gè)層次、每個(gè)側(cè)面都需要做到互相接應(yīng)、相互填充，只有這樣整合起來才可以有效的體現(xiàn)出真正的價(jià)值，檔案部門可以對用戶需求、技術(shù)條件的變化運(yùn)用自如。

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