文/王享秋

檔案的數(shù)量總是與經(jīng)濟和社會的發(fā)展同步增長的，信息化能夠確保電力企業(yè)的整個檔案管理歷程趨于數(shù)字化。隨著企業(yè)的整合及隸屬關系的調(diào)整，當前部分電力企業(yè)檔案管理工作突出的矛盾是檔案管理工作混亂。因此，加強電力企業(yè)信息檔案工作，實行檔案自動化、網(wǎng)絡化管理，是實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是順應電力企業(yè)建設數(shù)字化檔案室的時代要求。

一、電力企業(yè)信息檔案存在的問題

（一）信息檔案保密性受限制。信息檔案在內(nèi)容上擁有更多的變化性而且還不同于紙質(zhì)文件的固定形式，這樣的特性使得檔案保密性變?nèi)?。第一，信息檔案極易修改，而且是不留任何痕跡的改動，目前已有一些處理技術可避免偽造電子信息和在 “原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性相較于紙質(zhì)文件仍然更大，如此造成讓人難以把握其內(nèi)容原貌的困難。第二，信息檔案不再具有紙質(zhì)文件的特定字跡，使用者可以按需用各種字體、字號將電子文件輸出，這樣字跡的原始性無法再得到分辨。第三，不能為每一份信息檔案蓋印或親自簽名，也就不能從印章或簽署的字跡來判斷一份檔案信息是否為原件。上述問題皆對電力信息檔案的保密性提出了更嚴峻的考驗，伴隨網(wǎng)絡竊密技術的日益完善，要做到對進入網(wǎng)絡中的任何文件絕對保密就更難了。

（二）信息檔案管理的規(guī)范程度不足。當前多數(shù)電力企業(yè)都存在檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。此外，檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，基層電力企業(yè)所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)電力企業(yè)所選擇，一些信息檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實踐，自己自主研制出了很多檢索工具，他們錯誤地認為檢索工具運用得多更能夠提升檔案管理質(zhì)量，追求多而不求精。

（三）企業(yè)檔案管理人員要求高。

電子信息化要求管理人員具有一定知識層次及先進技術水平，不僅僅只是滿足一般電腦操作及懂得紙質(zhì)檔案管理理論、方法、技術就能勝任的。在信息檔案管理人員中，多數(shù)還存在學歷偏低、知識面窄、進修機會少、缺乏系統(tǒng)檔案知識培訓。盡管有個別電力企業(yè)引進現(xiàn)代化設備，但仍然難以發(fā)揮最大作用，檔案管理信息化就更談不上了。這些問題都說明企業(yè)檔案管理人員技術水平、文化知識亟待提高。

二、利用辦公自動化加強企業(yè)信息檔案管理對策

《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十五”計劃》把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了 “十五”期間檔案信息化管理的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，加強電子文件和電子檔案的管理，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效等。為此，我們加強電力企業(yè)信息檔案管理需要從以下幾點入手。

（一）加強信息檔案儲存設備及網(wǎng)絡信息安全性。信息檔案在網(wǎng)絡傳輸過程中存在一定的安全風險性，為此，要更重視這個環(huán)節(jié)，有針對性地加強檔案儲存設備的安全性，其方法有：檢查、更新、升級、維修相關軟硬件，定期檢測、維護與清理相關設施與網(wǎng)絡服務器，設立以此為職責的網(wǎng)絡安全監(jiān)督員，定期備份與更新存檔的文件，特別是重要的文書文件，其次注意加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡防火墻等相關措施，以此來提升設備的安全性，做到最大限度地保護電子檔案在傳輸、儲存、運用操作過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時必須遵照相關的要求，應用辦公自動化進行信息檔案管理，不能擅自修改與下載，在使用過程中最大限度的防止其他用戶對信息文件進行非法使用或者隨意修改，從而更好的提高其安全性。

（二）分步推進信息檔案網(wǎng)絡化管理。在 《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十五”計劃》推出總體規(guī)劃條件下，堅持從實際出發(fā)，制定符合要求的電力企業(yè)分期方案。做到重視所有檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)：特殊性與安全性，由此構建完善的系統(tǒng)平臺，同時規(guī)范管理模式，達到實現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部自動化辦公的要求。最后，積累信息檔案數(shù)據(jù)，而且做到長期堅持這個過程。所以，只有從實際出發(fā)，根據(jù)電力企業(yè)現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，并通過現(xiàn)在電力企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)狀，做到分步推進，最終才能實現(xiàn)電力檔案信息化管理。最后加強正確的信息檔案服務意識與技能，做到最好的狀態(tài)。

（三）提升檔案信息文件的管理力度。隨著計算信息管理網(wǎng)的構建與辦公自動化的應用發(fā)展，很多重要文件被上傳到網(wǎng)上。上傳之前，需要根據(jù)信息管理部門的標準來轉(zhuǎn)換相關的文件格式，進而有效保障文件數(shù)據(jù)的準確性、可靠性以及實用性。針對部分沒有輸送到計算信息管理網(wǎng)上，且具有一定的保存價值的電子文檔檔案，應該通過電子文件的形式實現(xiàn)編目整理，可以通過網(wǎng)絡傳輸?shù)诫娏n案相關部門，也可以充分利用信息管理網(wǎng)絡的優(yōu)勢，建立企業(yè)各部門之間檔案電子文檔傳遞的專屬網(wǎng)絡，最終形成檔案歸檔專用的子系統(tǒng)。將傳輸與未傳輸?shù)骄W(wǎng)上，并且具有保存價值的電子文件能利用這個系統(tǒng)做好電力檔案部門傳輸工作。電力檔案部門再經(jīng)過辦公自動化與信息管理部門的相互調(diào)節(jié)之后，作出對歸檔電子文件的格式要求標準。不管使用哪種方式進行歸檔，都需要經(jīng)過電子文件根據(jù)相關格式標準來實現(xiàn)編目整理，之后再傳輸給檔案部門。杜絕未經(jīng)過檔案部門實現(xiàn)自由下載，這是為了確保每一個檔案文件數(shù)據(jù)的準確性與可靠性。另外，還應該注意的是電力檔案部門所接受的文件需要存入光盤，但是盡量不使用磁盤進行儲存。

（四）加強技能培訓，提升電力企業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)檔案管理工作的政策性使信息檔案管理人員的工作任重道遠。加強企業(yè)員工的檔案工作，組建或打造一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，這是電力企業(yè)檔案辦公室領導的重要任務，這就需要企業(yè)在選配相關管理人員時，有幾個重要條件。首先要作風正派、責任心強、政治上可靠。其次要確實能夠在實踐工作中堅持原則和立場，能夠迅速適應科技信息更新，這樣的專業(yè)管理工作人員才能更有效的擔任單位的信息檔案管理工作。除此之外的另一個重要任務是著重對信息檔案管理人員的專業(yè)化培訓，單位要定期組織這些人員培訓業(yè)務知識，提高工作人員的管理知識。另外，工作人員要充分了解管理信息檔案的重要性，有較強的工作責任心，在實踐中不斷掌握收集、鑒別、歸檔材料、整理、裝訂檔案的相關技術，切實把檔案管好。在新時期擔任檔案管理工作，只有做到努力學習、掌握科學管理原則和方法，不斷提高工作人員素質(zhì)方面，才能更好地提升電力企業(yè)信息檔案管理工作的整體水平。

三、結語

綜上所述，搞好信息檔案管理工作是一項長期、全面而又具體的工作。檔案網(wǎng)絡化、自動化、信息化的實現(xiàn)是需要所有檔案人員的積極參與與配合，作為電力企業(yè)信息檔案的管理人員，必須積極開展自學，使自己具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德和信息處理能力，使電力企業(yè)檔案信息化建設工作達到質(zhì)的飛躍。

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