文/王麗萍 曹月柱

院長(zhǎng)辦公會(huì)是學(xué)校最高行政議事和決策機(jī)構(gòu)，是由院長(zhǎng)組織召開,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和其他黨組成員參加,匯報(bào)者和其他列席人員由院長(zhǎng)根據(jù)議題確定，研究、審議、決定學(xué)校重要事項(xiàng)的最高行政會(huì)議,對(duì)協(xié)調(diào)、解決學(xué)校帶有全局性、根本性的重大問題及師生員工普遍關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題發(fā)揮重要作用。

上海健康職業(yè)技術(shù)學(xué)院 (以下簡(jiǎn)稱健康職院)從2007年開始建立院長(zhǎng)辦公會(huì)制度，2010年轉(zhuǎn)型更名后學(xué)校進(jìn)入跨越式發(fā)展時(shí)期，對(duì)會(huì)議管理提出了從粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變的要求，提高院長(zhǎng)辦公會(huì)的質(zhì)量和效率是院辦的一項(xiàng)重要任務(wù)，對(duì)院辦工作人員如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高會(huì)議管理的質(zhì)量和效率提出了更高的要求。

一、院長(zhǎng)辦公會(huì)運(yùn)行現(xiàn)狀

歸納分析健康職院2009-2012年院長(zhǎng)辦公會(huì)相關(guān)數(shù)據(jù)，可以看到院長(zhǎng)辦公會(huì)議運(yùn)行中的現(xiàn)狀有如下四個(gè)方面：

（一）轉(zhuǎn)型更名后辦公會(huì)召開次數(shù)和審議的議題數(shù)量顯著增加。2009-2012年,健康職院共召開92次院長(zhǎng)辦公會(huì),議題總數(shù)417個(gè)。2010年是學(xué)校轉(zhuǎn)型更名年，辦公會(huì)次數(shù)較上一年雖減少了一次，但議題數(shù)量上增長(zhǎng)了5%。2011年，辦公會(huì)次數(shù)和議題數(shù)都出現(xiàn)明顯增加，特別是在辦公會(huì)召開的次數(shù)上增加顯著，與2010年相比，辦公會(huì)次數(shù)增長(zhǎng)了6%，議題數(shù)量增長(zhǎng)了18%。2012年與2011年相比，最突出的特點(diǎn)是議題數(shù)量迅速增加，辦公會(huì)次數(shù)增加了3次，議題數(shù)增加了29次，增幅達(dá)27%，是議題數(shù)增量最多的一年。 （見表1）

分析原因，主要是健康職院從成人高校到全日制高職院校的全面轉(zhuǎn)型需要一個(gè)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，需要研究解決許多矛盾和探討克服困難的對(duì)策。院長(zhǎng)辦公會(huì)作為學(xué)校最高行政會(huì)議，在學(xué)校行政管理運(yùn)行中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，辦公會(huì)次數(shù)和議題數(shù)量的顯著增加，一個(gè)方面體現(xiàn)了轉(zhuǎn)型更名后學(xué)校面對(duì)的挑戰(zhàn)和需要解決的問題增多了，各項(xiàng)專項(xiàng)及任務(wù)增加了；另一方面也說(shuō)明在學(xué)校全面轉(zhuǎn)型和改革發(fā)展階段，健康職院行政管理規(guī)范化程度不斷加強(qiáng)，辦公會(huì)在高效行政管理體制中的重要性也愈加明顯。

（二）辦公會(huì)平均每月召開兩次。

院長(zhǎng)辦公會(huì)作為健康職院的例行會(huì)議，一般為每?jī)芍苷匍_一次，特殊情況下由院長(zhǎng)決定隨時(shí)召開。按統(tǒng)計(jì)顯示，健康職院院長(zhǎng)辦公會(huì)固定每月最少召開一次（除特殊情況外），最多為每月召開4次（以2012年年底居多），平均每月召開2次。2009-2010年，健康職院院長(zhǎng)辦公會(huì)平均每月約召開1.6次；2011-2012年，平均每月召開2次以上。（見表 2）

（三）平均每次辦公會(huì)審議4-5個(gè)議題。2009-2012年健康職院辦公會(huì)單次會(huì)議審議的議題數(shù)最少的為1個(gè)，2012年最多的單次會(huì)議審議8個(gè)議題。2009-2012年辦公會(huì)平均審議4.5個(gè)/次議題。 （見表3）

（四）會(huì)議召開的日期和時(shí)間多集中在周一和上午舉行。院長(zhǎng)辦公會(huì)的召開時(shí)間，多受實(shí)際工作安排影響，會(huì)議的召開日期和時(shí)間多具有機(jī)動(dòng)性，從健康職院2009-2012年的辦公會(huì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看到，健康職院院長(zhǎng)辦公會(huì)議的召開日期多集中在周一，其次是周三召開（見表4）。從會(huì)議召開的時(shí)間來(lái)看，多集中在上午進(jìn)行 （見表5）。

（五）部門申報(bào)議題數(shù)量以人資處、后保處居多。從表5可見，從2009-2012年，人資處均是審報(bào)議題數(shù)量最多部門，總申報(bào)議題數(shù)為97個(gè)；其次是后保處，總申報(bào)議題數(shù)量70個(gè) （見表6）。申報(bào)議題居多的內(nèi)容主要涉及經(jīng)費(fèi)安排、考核評(píng)優(yōu)、規(guī)定辦法、基建設(shè)備、教育教學(xué)、師生重大活動(dòng)、外事活動(dòng)等。

二、健康職院辦公會(huì)管理中存在的問題

健康職院院長(zhǎng)辦公會(huì)在學(xué)校的行政決策中起著越來(lái)越重要的地位，會(huì)議的質(zhì)量和效率也在不斷地提高和改善，但是仍有很大的改進(jìn)空間，結(jié)合工作實(shí)踐，將健康職院院長(zhǎng)辦公會(huì)運(yùn)行中存在的常見主要問題總結(jié)如下 （見表7）：

三、提高辦公會(huì)質(zhì)量和效率的方式

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)以精確、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為基礎(chǔ)，認(rèn)真分析存在問題 ,結(jié)合院辦工作實(shí)際，我們認(rèn)為提高辦公會(huì)質(zhì)量和效率要把握好會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)階段的多個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段。一是議題征集。院辦要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)左右，溝通上下的作用，研究、協(xié)調(diào)辦公會(huì)議題的征集工作，擬定召開辦公會(huì)之前，應(yīng)盡早發(fā)布會(huì)議通知，并明確議題征集時(shí)限，請(qǐng)各部門領(lǐng)導(dǎo)盡快與分管校領(lǐng)導(dǎo)確定上會(huì)議題，按統(tǒng)一格式和要求填寫 《院長(zhǎng)辦公會(huì)議題申報(bào)單》，連同校領(lǐng)導(dǎo)審定（簽字）的議題材料，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)報(bào)至院辦。在征集議題的過(guò)程中，要變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)職能部門的督促工作，有計(jì)劃有步驟地提交議題，確保全面收集議題。二是議題撰寫。認(rèn)真組織和準(zhǔn)備會(huì)議材料是提高辦公會(huì)質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。凡需辦公會(huì)研究決定的事項(xiàng)，提交議題的部門應(yīng)在會(huì)前做好充分準(zhǔn)備，并組織撰寫有關(guān)上會(huì)材料。議題內(nèi)容的總原則為扼要、清晰。以最少的字?jǐn)?shù)清楚表述問題和事項(xiàng)，整體邏輯要清晰，尤其是要明確提出需要會(huì)議議決的重點(diǎn)事項(xiàng)，以及本部門的意見建議。提交辦公會(huì)討論的重大決策事項(xiàng)，議題申報(bào)部門要首先組成專家咨詢小組，聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的專家、學(xué)者進(jìn)行認(rèn)真地分析和研討，并形成咨詢意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。要簡(jiǎn)要描述調(diào)研論證過(guò)程對(duì)相關(guān)利益群體的意見，要客觀歸納并準(zhǔn)確表述；對(duì)于有多種方案的，對(duì)每個(gè)方案的利弊要作簡(jiǎn)要分析，并提出本部門的解決方案或傾向性意見及其理?yè)?jù)供會(huì)議參考，不可僅對(duì)方案進(jìn)行闡述后由會(huì)議直接研究。凡涉及幾個(gè)部門的事項(xiàng)，要積極主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，力求取得一致意見。如會(huì)商意見不一，應(yīng)在上會(huì)材料中列明分歧點(diǎn)及其依據(jù)，供會(huì)議決策參考。三是議題的審核。院辦對(duì)職能部門提交的文字材料要嚴(yán)格把關(guān)，凡是與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的材料一律不準(zhǔn)提交辦公會(huì)，調(diào)研不充分、問題不清、方案不明、表達(dá)不暢的材料要堅(jiān)決退回起草部門，限期修改，不符合要求的議題報(bào)告堅(jiān)決不予上會(huì)。同時(shí)要對(duì)會(huì)議材料從政策和文字兩方面進(jìn)行審核，確保匯報(bào)材料緊扣主題、觀點(diǎn)鮮明、重點(diǎn)突出、簡(jiǎn)明扼要。四是議題的篩選。院辦對(duì)收集到的議題進(jìn)行篩選，報(bào)會(huì)議主持人(一般為院長(zhǎng))審定。篩選的原則，既要看事項(xiàng)的重要程度，也要看其是否屬于辦公會(huì)的議事范圍，決不能越俎代庖，對(duì)于職能部門職責(zé)范圍內(nèi)或通過(guò)相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)可以解決的問題一般不列入辦公會(huì)議題。五是議題的數(shù)量。已經(jīng)征集到的議題要進(jìn)行總量控制，避免議題數(shù)量過(guò)多。一般情況下，院長(zhǎng)辦公會(huì)在半天時(shí)間內(nèi)安排5-6個(gè)議題為宜。院長(zhǎng)辦公會(huì)研究的每一項(xiàng)議題，從職能部門匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)討論，到最終形成決議一般需要半小時(shí)，有些涉及面廣的復(fù)雜問題占用的時(shí)間更長(zhǎng)。六是議題的編排。會(huì)議議題及每項(xiàng)議題的列席部門經(jīng)主持人審定后，院辦要對(duì)議題進(jìn)行編排。編排議題前要全面了解議題的緊急程度、重要程度和復(fù)雜程度，然后按照先急后緩、先重后輕、先易后難的原則編排議題順序，并合理安排每項(xiàng)議題的具體時(shí)間，同時(shí)盡量將有相同列席部門的議題編排在一起。如果議題過(guò)多，在既定時(shí)間內(nèi)討論不完，可提請(qǐng)會(huì)議主持人增加會(huì)議時(shí)間，或?qū)⒖蓵壕彽淖h題取消，推至下次會(huì)議研究。七

是材料的送達(dá)。需要研究的議題確定后，院辦應(yīng)及時(shí)將需要研究的議題材料呈送每一位校領(lǐng)導(dǎo)及與會(huì)人員。這樣可以有充足的時(shí)間對(duì)材料進(jìn)行研究，把考慮問題的過(guò)程放在會(huì)前，從而對(duì)議題進(jìn)行更深入地研究、討論，以增強(qiáng)決策的科學(xué)性和民主化。八是會(huì)場(chǎng)布置。院辦要在會(huì)前做好會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置等工作，確保會(huì)議按時(shí)召開。提前檢查調(diào)試電腦及投影設(shè)備，確保會(huì)議期間正常使用。

表1 2009-2012年院長(zhǎng)辦公會(huì)次數(shù)和議題數(shù)比較

表2 2009-2012年院長(zhǎng)辦公會(huì)每月召開次數(shù)

表4 2009-2013年院長(zhǎng)辦公會(huì)召開日期頻數(shù)比較

表5 2009年-2013年院長(zhǎng)辦公會(huì)開會(huì)時(shí)間比較

表6 2009-2012年院長(zhǎng)辦公會(huì)部門申報(bào)議題數(shù)量

續(xù)表

表7 辦公會(huì)存在的常見問題及具體表現(xiàn)

（二）會(huì)議進(jìn)行階段。一是突出討論重點(diǎn)。對(duì)需要研究的問題，職能部門會(huì)前要圍繞 “什么事情，需要解決什么問題，解決問題的建議”列出匯報(bào)提綱，并在提交會(huì)議討論的材料中對(duì)需要領(lǐng)導(dǎo)決策的部分進(jìn)行標(biāo)注。匯報(bào)時(shí)不必通讀材料，只需簡(jiǎn)要地就需要解決的主要問題進(jìn)行匯報(bào)，盡量壓縮匯報(bào)時(shí)間。這樣可以節(jié)省時(shí)間提高效率，給領(lǐng)導(dǎo)留出討論研究和發(fā)表意見的時(shí)間，使出席會(huì)議的校領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力把需要解決的重點(diǎn)問題研究得深入透徹。二是控制列席人員 根據(jù)議題所涉及的部門確定會(huì)議列席人員，除匯報(bào)部門主要負(fù)責(zé)人可帶副職列席會(huì)議外，其他涉及部門一律由主要負(fù)責(zé)人列席會(huì)議。要盡量控制列席會(huì)議人員范圍，堅(jiān)決杜絕陪會(huì)現(xiàn)象。三是列席人候會(huì)。辦公會(huì)期間，只有輪到議題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人才列席會(huì)議，其他議題的列席人員在院辦或會(huì)場(chǎng)外等候，該議題匯報(bào)、審議結(jié)束，列席人員要立即離開會(huì)場(chǎng)。院辦應(yīng)做到早通知、早安排，既不能讓列席人員長(zhǎng)時(shí)間“候會(huì)”，也不能允許因列席人員遲到而導(dǎo)致 “斷會(huì)”現(xiàn)象出現(xiàn)，要確保議題一個(gè)接一個(gè)緊湊有序地進(jìn)行。四是規(guī)范會(huì)場(chǎng)管理。會(huì)議主持人要控制會(huì)議局面，把握會(huì)議進(jìn)程，啟發(fā)和引導(dǎo)與會(huì)者圍繞會(huì)議主題各抒己見、暢所欲言。院辦要做好會(huì)議服務(wù)，協(xié)助主持人嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律、改進(jìn)會(huì)風(fēng)。提醒所有與會(huì)人員、列席人員自覺關(guān)閉各類無(wú)線通訊工具。非緊急、特殊情況，會(huì)議中一般不得為求見者傳話，或讓其擅自進(jìn)入會(huì)場(chǎng)約請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、傳送文件等，確保與會(huì)人員排除干擾，集中精力開好會(huì)。

（三）會(huì)議結(jié)束階段。加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決定、決議的督辦是提高辦公會(huì)質(zhì)量和效率的保障。辦公會(huì)質(zhì)量和效率的高低，歸根到底取決于其決定、決議能否得到及時(shí)有效地貫徹落實(shí)。因此，會(huì)議決定、決議沒有落實(shí)，必然會(huì)損害辦公會(huì)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。院辦要把加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決定、決議的督辦作為提高辦公會(huì)質(zhì)量和效率的落腳點(diǎn)，視為辦公會(huì)的繼續(xù)和延伸。一是編發(fā)傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要 要及時(shí)將辦公會(huì)決定、決議以會(huì)議紀(jì)要等形式編發(fā)傳達(dá)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)做到 “實(shí)、準(zhǔn)、簡(jiǎn)”。 “實(shí)”就是實(shí)事求是地反映每位與會(huì)人員的意見，不添枝加葉，不夸大縮??； “準(zhǔn)”就是力求表述準(zhǔn)確，用詞、語(yǔ)氣樸實(shí)無(wú)華； “簡(jiǎn)”就是重點(diǎn)突出、條理清楚、簡(jiǎn)明扼要。二是跟蹤督辦和監(jiān)督反饋。院辦要在整理編發(fā)會(huì)議紀(jì)要的同時(shí)，向有關(guān)部門送達(dá)督辦通知，對(duì)會(huì)議決定、決議的辦理要求、辦理時(shí)限等方面做出明確規(guī)定；要完善監(jiān)督反饋機(jī)制，對(duì)會(huì)議決定、決議的執(zhí)行情況進(jìn)行全過(guò)程跟蹤督辦，督促承辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)書面報(bào)告辦理情況，堅(jiān)決避免 “決而不行、行而不果”的現(xiàn)象。三是定期報(bào)告督辦情況。對(duì)因特殊情況造成原決定、決議尚未執(zhí)行完畢或無(wú)法執(zhí)行的，院辦要向辦公會(huì)說(shuō)明原因。辦公會(huì)要對(duì)會(huì)議決定執(zhí)行較好的部門予以表?yè)P(yáng)；對(duì)敷衍塞責(zé)、執(zhí)行不力或不及時(shí)反饋落實(shí)情況的部門提出批評(píng)意見，并責(zé)令其限期改正；對(duì)問題嚴(yán)重的，要追究相關(guān)責(zé)任人和主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保整個(gè)督辦過(guò)程有始有終，真正做到議必決、決必行、行必果。

[1]陳志永，李雪霞.嚴(yán)把關(guān)鍵環(huán)節(jié)努力提高辦會(huì)效率 [J].秘書工作，2007.4

[2]冷橋勛.如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高校長(zhǎng)辦公會(huì)的質(zhì)量和效率 [J].秘書工作,2009.5