文/胡西春

一、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的困境

公司的發(fā)展速度使企業(yè)的文書檔案逐年增多，原本隱藏的一些弊端和困境隨之凸顯，給企業(yè)的發(fā)展造成了諸多不便。應(yīng)清醒地對待企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的困境，實現(xiàn)公司各部門的有效溝通。辦公室文書檔案管理的范疇比較廣泛，各部門的相關(guān)文書、信息、運營狀況和所傳達的信息都屬于這一范疇。只有做到問題明晰，領(lǐng)導(dǎo)重視，才能有的放矢，全面提升工作質(zhì)量。

（一）企業(yè)對檔案管理工作重視程度不高，檔案利用價值低。企業(yè)的檔案管理工作所體現(xiàn)價值沒有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，利用率較低，對于檔案管理的資金投入和檔案管理信息系統(tǒng)運行較為滯后，信息不匹配。要不斷發(fā)展和完善企業(yè)的檔案管理機制，充分利用其有效價值，建立適合公司發(fā)展的索引，真正讓企業(yè)的檔案價值得到充分應(yīng)用，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

（二）管理人員的認知水平存在差異。信息化在檔案管理中的應(yīng)用，要求管理人員具有較高的個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。由于個體間存在差異，認知水平不一，操作能力各異，檔案管理的科學(xué)化和智能化需要高認知能力，強業(yè)務(wù)水平的管理人員管理，使檔案的管理走向統(tǒng)一化和科學(xué)化。

（三）企業(yè)檔案管理整體規(guī)劃缺乏統(tǒng)一性。電子存檔系統(tǒng)作為信息化檔案管理的重要組成部分有助于檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，但缺乏整體規(guī)劃性，這一系統(tǒng)中存在協(xié)調(diào)運作模式的缺失，各部門的文書管理歸檔無法通過信息化自動生成，這給管理工作帶來了整理方面的困難，需要整體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)。

二、辦公室文書檔案管理工作在信息社會的改革

順應(yīng)時代做好檔案管理工作，在信息社會實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)和條理的發(fā)展，有效地促進企業(yè)的發(fā)展，就要充分把握信息社會的特征，按照文書檔案管理工作的規(guī)律辦事，促進文書檔案管理的科學(xué)、系統(tǒng)、合理、優(yōu)化、可持續(xù)發(fā)展。

（一）通過 “三全”管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的全方位管理。 “三全”指的是將檔案管理作為一個系統(tǒng)，對檔案實現(xiàn)全過程的管理，全員管理以及檔案的全方位管理。

1.全過程管理。在檔案管理中，要有始有終，把握重點，從檔案形成為起點，以歸檔為終點，整體過程中均要制定實行有效的管理方案，側(cè)重管理的科學(xué)性。在搜集材料過程中，科學(xué)有效地整理檔案相關(guān)信息，確保信息采集的準(zhǔn)確性，防止虛假信息混淆在檔案中。在歸檔中，要規(guī)范檔案的文書寫作，并對檔案根據(jù)部分情況進行統(tǒng)一分類編號。在實際工作中，筆者通過嘗試，認為可以將檔案進行編碼歸類，用不同類型的筆記錄編碼，考慮電腦在輸入過程中應(yīng)該建立哪種系統(tǒng)，在輸出文件時采用紙張的區(qū)分等。編碼規(guī)范合理的管理，確保了在實現(xiàn)規(guī)范化的基礎(chǔ)之上，提高檔案的存儲質(zhì)量和方便程度。

2.全員管理。企業(yè)進行建檔中，要涵蓋企業(yè)的所有員工，標(biāo)清工作性質(zhì)，并對文書檔案進行統(tǒng)一管理，管理中根據(jù)部門落實責(zé)任，積極調(diào)動員工對于檔案管理的配合，人人監(jiān)管，人人負責(zé)。這既是對企業(yè)員工個人的負責(zé)，也是對企業(yè)負責(zé)的行為。

縣級電視臺新聞報道內(nèi)容多是縣委、縣政府給電視臺所下達的硬性宣傳任務(wù)，這些硬性任務(wù)束縛了記者對其他內(nèi)容的采訪報道，最后所報道出來的新聞基本都是正面宣傳，幾乎沒有負面報道，阻礙了群眾獲取真實信息的渠道。除此以外，這種會議新聞大多都是對上級所下達文件的照搬照抄，內(nèi)容平淡缺乏明顯的創(chuàng)新意識，導(dǎo)致縣級電視臺新聞報道內(nèi)容質(zhì)量不高。

3.全方位管理。在全方位管理檔案的過程中，安全隱秘性是關(guān)鍵所在。要根據(jù)部門進行統(tǒng)一管理，企業(yè)各部門要均衡力量，不能有所偏倚，忽視檔案安全的重要性，防止信息的外漏而使企業(yè)或個人受損，甚至造成不可挽回的后果，確保檔案資料的安全。

（二）通過 “三化”管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的系統(tǒng)化管理。在檔案管理過程中，辦公室要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，進行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和精細化的 “三化”管理，企業(yè)的文書檔案編制及管理要上下一致，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，積極搭建信息技術(shù)化的檔案管理統(tǒng)一的模式，與企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)。對于電子版和文檔版進行雙重備份，對檢索式的文檔進行機讀模式的管理，防止電腦因黑客或意外造成信息的缺失，既可以文檔備份，也可以使用U盤為介質(zhì)進行磁帶、光盤的檔案存儲。

三、辦公室文書檔案管理工作在信息社會的創(chuàng)新

（一）構(gòu)建行之有效的檔案管理系統(tǒng)。

1.檔案管理工作的制度化。要做好檔案管理工作，必須要有強有力的制度作為保證，在提高工作效率的同時明確責(zé)任分工。在整理辦公室檔案時，要對文檔進行規(guī)范化管理，使檔案信息系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，將文書檔案分為絕密、機密、秘密、一般四種等級。要將檔案內(nèi)容按照級別進行分類管理，內(nèi)容要有針對性，明確其保密性的特點，明晰保密內(nèi)容與公眾內(nèi)容的合理有效分離，并加強安全防護措施，防止信息的外泄。

2.建立行之有效的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員要對檔案進行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，根據(jù)重要程度進行分類。公司管理層對文件的機密等級進行劃分。對于絕密的文件要特別關(guān)注，嚴格按照收文——分文——傳送——催辦——立卷——歸檔——銷毀的程序完成。文件起草要根據(jù)制度的規(guī)定完成，對文件的種類和性質(zhì)明晰化嚴格管理，對于檔案的相關(guān)內(nèi)容，檔案管理人員不得以任何形式外泄，及時銷毀沒有價值且不易外泄的文件。

3.要規(guī)范文書檔案管理，職員不得公布檔案的相關(guān)內(nèi)容。

4.在文件起草過程中，要以單位的相關(guān)規(guī)定為基本標(biāo)準(zhǔn)，嚴格建檔程序，根據(jù)實事求是的原則，對單位的各類文件進行性質(zhì)和種類的劃分，在管理時實現(xiàn)明細化。

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)。

在檔案管理過程中，安全意識為首要任務(wù)。要按照單位的明確規(guī)定，提升檔案管理人員對于安全的重要意識，加強對管理人員的培訓(xùn)，通過保密意識的不斷加強，才能更加重視對檔案管理工作的認同，從而不斷提升其建檔和歸檔的管理水平，完善管理人員的認知能力，不斷規(guī)范管理人員的行為。檔案管理人員自身規(guī)范明確后，要落實到具體工作中，各司其責(zé)，明確工作任務(wù)，對于檔案分類、性質(zhì)、權(quán)限、緩急等妥善處理，文件的輕重緩急，文件屬于緊急、急件還是普通性質(zhì)等，嚴守企業(yè)內(nèi)部的各項保密制度，對于沒有價值卻又不能公開的檔案文件要秘密、及時銷毀，以免流失。

（三）提高檔案管理的時效性。信息化使文書檔案管理的時效性有效得到提升，管理人員通過傳輸功能實現(xiàn)部門間對信息的共享，這就扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)工作中延誤信息傳送的弊端，有效地提高了檔案管理的時效性和科學(xué)性。

（四）領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理工作的重視程度。文書檔案大體可以分為上級組織產(chǎn)生的文件和本級組織產(chǎn)生的文件兩種類型，均是單位領(lǐng)導(dǎo)開展工作的依據(jù)，從這層意義上講，凝結(jié)著單位領(lǐng)導(dǎo)層和全體員工的共同智慧結(jié)晶，領(lǐng)導(dǎo)要充分重視該項工作。自上而下地重視，從硬件和軟件兩個角度確保文書檔案管理的正常運轉(zhuǎn)和順利實施。從硬件上看，要加大對檔案管理的設(shè)施建設(shè)，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、與時俱進提供基本的物質(zhì)條件。從軟件上看，要加強管理，形成一定的氛圍，關(guān)心檔案文件的管理。領(lǐng)導(dǎo)要積極參與到檔案管理工作中來，做好指導(dǎo)性工作，并反思檔案管理存在的細節(jié)，關(guān)注可能出現(xiàn)漏洞的地方，并提出可行性意見，并將檔案管理工作納入到單位工作重要計劃中來，組織專人專項負責(zé)，認真落實責(zé)任制，使檔案管理工作朝良性發(fā)展。

（五）強化制度建設(shè)。制度是確保檔案管理工作有效開展，規(guī)范管理人員行為，使工作有的放矢、有章可循的重要方法，能夠提高工作人員的效率，明確責(zé)任分工。

1.要根據(jù)實際工作的需要，按照崗位職責(zé)設(shè)定責(zé)任分工，不同的文件內(nèi)容要配備專門的力量。

2.要根據(jù)檔案文件的特點進行分類保存，篩選保密內(nèi)容和公眾內(nèi)容，由于檔案大多數(shù)具備保密性的特點，因此，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺間內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的區(qū)分，以免信息泄露。

3.要保證辦公室文書檔案管理的保護措施。安裝防火墻或者報警認證等安全軟件能夠在一定范圍內(nèi)起到信息保護作用。

（六）做好學(xué)習(xí)交流，為文書檔案工作的管理提供保證。實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。行業(yè)間的專業(yè)交流和溝通能夠促進各單位間優(yōu)勢互補，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展和共同進步。開放的社會要求檔案管理也不是封閉不變的。因此，做好學(xué)習(xí)交流，能夠為文書檔案工作的管理提供保證。檔案管理人員一方面要按照管理規(guī)定的要求加強自我學(xué)習(xí)，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，將學(xué)習(xí)內(nèi)容納入到考核范圍中，另一方面可以為檔案管理人員開辟培訓(xùn)平臺，通過彼此間的交流和學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)能力，還可以實行對口交流，以促進檔案管理人員相互激勵，實現(xiàn)其催化功能。

四、總結(jié)

現(xiàn)代企業(yè)辦公室文書檔案管理工作對于企業(yè)有舉足輕重的作用，要重視檔案工作的發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用其管理工作中，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)、系統(tǒng)、方便、快捷，這對企業(yè)的發(fā)展乃至檔案的價值體現(xiàn)都存在著重要的意義。辦公室文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新，在一定程度上保證了檔案以及企業(yè)信息的安全性和科學(xué)性，是企業(yè)發(fā)展的有效支撐，促進了企業(yè)的長足發(fā)展。

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