文/吳勤儉

最近，我到一個單位去幫助整理檔案，發(fā)現(xiàn)積累了十幾年的好幾籮筐零散文件材料。通過多日的清理，發(fā)現(xiàn) “紅頭字”文件少些，多數(shù)是合同、介紹信、會議資料、職工個人資料、基建資料、業(yè)務(wù)工作開展和宣傳的照片、錄音和錄像資料等有利用價值和保存價值的文件。這對在檔案工作行業(yè)里工作三十幾年的我來說，深有感觸。這種情況不是個別的，多數(shù)單位都存在。此現(xiàn)狀的造成，無外乎是檔案材料收集和移交問題。這個問題在檔案領(lǐng)域里看來似乎是膚淺的，不值得深研，但不可忽視，必須值得重視，并要引以為誡。

文件材料是檔案之源。檔案材料收集齊全問題是搞好檔案工作最基礎(chǔ)問題。沒有檔案之源，檔案工作的整理、管理、利用、開發(fā)、拓展就無從談起。據(jù)我三十幾年的工作得知： “紅頭字”文件收集容易一些，它都經(jīng)文書部門收發(fā)文登記的，而沒經(jīng)過文書部門處理的其他的一些有保存價值和利用價值的檔案材料收集就艱難多了。因為，它們大多成了 “賬外”資料，這些給日后的利用和保存有著相當(dāng)大的影響，對造成的經(jīng)濟損失也是不可估量的。

在一個單位的檔案工作中，造成檔案材料收集不齊全的原因在于：一是領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，觀念淡薄，輕視檔案工作。因為檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟效益不直接，不明顯， “看不見，摸不著”。如我在和一個單位的領(lǐng)導(dǎo)談到檔案工作的管理問題時說： “不要小看檔案工作，它是一項有科技含量的工作”，領(lǐng)導(dǎo)回答說： “有什么科技含量？我在辦公室搞過”?？梢?，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，建立的規(guī)章制度自上而下執(zhí)行不好，制度寫在紙上，掛在墻上，做個形式。 《檔案法》《檔案法實施辦法》頒布這么多年了，也大力宣傳過、學(xué)習(xí)過，檔案達標(biāo)升級工作也搞過，這些一陣風(fēng)過后，依然我行我素。二是一個單位自上而下沒有形成網(wǎng)絡(luò)管理體系，層層落實責(zé)任，責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，致使一些科室人員檔案意識淡薄，不積極主動配合檔案人員搞好檔案收集和移交工作。檔案人員即使了解到科室形成檔案材料，主動去收集，費盡口舌也不一定收到手。因為科室人員為了減少所謂的利用手續(xù)繁瑣，查找麻煩，方便自己利用，將自己經(jīng)手形成的檔案材料不移交，用后將雜七雜八的材料合并胡亂地裝訂一下，有的甚至用后亂丟亂放，時間久了，就丟掉了。三是檔案材料交接制度執(zhí)行不嚴(yán)，有的因工作調(diào)動或退休離開工作崗位想交就交或交一部分，不交也沒人督促，一走了之。如單位的一位勞資工作人員退休多年后，我在他辦公室沙發(fā)底下發(fā)現(xiàn)了單位職工購房的一套完整的文件資料，這是屬于永久保存的檔案。四是文件材料不通過文書處理程序正常運轉(zhuǎn)，如參加上級和業(yè)務(wù)部門會議獲取的文件材料，不交秘書部門處理，就直接交給經(jīng)辦科室人員，經(jīng)辦人員用后也不移交，這樣也會無終無影地遺失掉。五是有的檔案人員沒有責(zé)任感，缺少工作熱情，不積極主動深入實際，了解和掌握業(yè)務(wù)工作中隨時會形成的檔案材料。

檔案材料收集不齊全造成的后果是：不能全面反映單位的主要職能活動和基本歷史面貌；不能保證檔案整理和管理的質(zhì)量；不能全面完整準(zhǔn)確及時地提供檔案，為單位領(lǐng)導(dǎo)有效及時地掌握各項工作和經(jīng)濟活動情況形成決策服好務(wù)，為單位各部門各項工作服好務(wù)，極大地影響了單位各項工作的開展；不能很好地開發(fā)檔案信息資源，開展編研工作，達到資源共享，為政府有關(guān)部門各項工作和經(jīng)濟活動的種種需要服好務(wù)；實現(xiàn)社會服務(wù)功能?？傊?，檔案的利用價值難以全方位、多層次地體現(xiàn)，難以獲取直接的或間接的經(jīng)濟效益。

針對檔案材料收集不齊全的問題，怎樣解決？依我所見：

一是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案工作與經(jīng)濟工作等同納入單位工作的議事日程、工作計劃、工作總結(jié)中去。要網(wǎng)絡(luò)化管理，責(zé)、權(quán)、利層層落實。要帶頭貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案法實施辦法》及單位建立的檔案工作各項規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循，執(zhí)法必嚴(yán)。

二是堅持收發(fā)文件材料必須通過文書處理程序，正常運轉(zhuǎn)。同時，行政辦公室要根據(jù)形勢和業(yè)務(wù)工作不斷變化，隨時調(diào)整和擴大歸檔范圍，盡量將 “賬外”文件資料拿入 “賬內(nèi)”。 行政辦公室不但要帶頭嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項規(guī)章制度，對調(diào)離的領(lǐng)導(dǎo)和職工還要嚴(yán)格把關(guān)，督捉執(zhí)行檔案工作移交制度，確保檔案材料的齊全完整。

三是檔案工作人員要做到如下幾點：首先，在新形勢下，檔案工作人員已不再是過去的 “看攤者，守門人”了，要有高尚的職業(yè)修養(yǎng)和情操及良好的風(fēng)范與素質(zhì)；要有事業(yè)心和工作責(zé)任感及滿腔的工作熱情，徹底改變 “多一事不如少一事”，坐等收，交多少收多少的工作作風(fēng)；要發(fā)揮主觀能動性，積極主動深入各科室業(yè)務(wù)工作，了解和掌握職能業(yè)務(wù)活動，對業(yè)務(wù)工作進行 “跟蹤追擊”，及時形成，及時收集。其次，要邊收集，邊宣傳，做好耐心細致的思想動員工作。在收集工作中不分時間，不分地點，不分集中與否，耐心細致地向領(lǐng)導(dǎo)和職工宣傳、動員貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案法實施辦法》，大講特講檔案收集工作的重要性，強化領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識，使其深入人心。讓領(lǐng)導(dǎo)和職工明確檔案是一個單位工作活動的原始記錄，是寶貴史料。它作為工作稽憑，可為單位和政府有關(guān)部門的各項工作和業(yè)務(wù)活動提供必要依據(jù)和豐富的寶貴經(jīng)驗，創(chuàng)造不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益，同時也給職工個人創(chuàng)造極大的利益（如退休、計算工齡等）。再次，在檔案材料收集工作中，要消除職工對檔案材料收集工作的抵觸情緒，取得領(lǐng)導(dǎo)和同志們的支持和配合。檔案員光宣傳不夠，要事實重于雄辯，在把檔案管理一系列基礎(chǔ)工作做好的前提下，要搞好檔案的利用工作。

1.檔案工作是一項服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的利用上。檔案員要樹立以人為本的服務(wù)意識，以提供服務(wù)為己任，改變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

2.檔案員要業(yè)精于勤，孜孜不倦地學(xué)習(xí)，擁有扎實的專業(yè)知識和精湛的業(yè)務(wù)能力，把檔案管理從收集、鑒定、分類、整理、立卷、歸檔到保管，每一個環(huán)節(jié)都要按照 《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建役規(guī)范》和 《機關(guān)檔案工作條例》嚴(yán)格操作，保證質(zhì)量，達到規(guī)范、準(zhǔn)確。以及時、完整、準(zhǔn)確地提供利用。

3.隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中廣泛運用，計算機已經(jīng)成為輔助性工具，操作計算機成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù)。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，就必須要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，具備多種新知識和新技能，成為一專多能、復(fù)合型檔案專業(yè)人才。熟練地運用計算機現(xiàn)代化管理檔案，提高提供檔案利用效率，快捷、方便提供利用。

4.在檔案利用工作中，檔案員要有開拓、進取、創(chuàng)新精神。隨時了解掌握單位的工作動態(tài)、發(fā)展變化及其特點，明確檔案利用的需求，不僅要編研經(jīng)常性使用的參考資料，還需要編研具有單位特色的資料。大力開發(fā)檔案信息資源，讓經(jīng)濟效益和社會效益取得雙豐收。同時，檔案員的管理價值和物化勞動也得以充分體現(xiàn)。

檔案收集工作和利用工作是相輔相成的，檔案收集工作搞好了，檔案利用工作有了保證，檔案利用工作搞好了，促進檔案收集工作。如果領(lǐng)導(dǎo)和同志們利用檔案能信手拈來，得心應(yīng)手，那一定會積極主動配合檔案員齊心協(xié)力搞好單位檔案收集整理和管理工作，進而促進和推動單位各項工作順利向前發(fā)展。

[1]吳寶康.《檔案學(xué)概論》， [M]中國人民出版社 （1998）[1]

[2]馮惠玲.《檔案管理學(xué)》， [M]中國人民出版社 （1999）[6]

[3]馬費成.《信息管理學(xué)基礎(chǔ)》， [M]武漢大學(xué)出版社 （2002）