文/蔡光輝

近年來，作為國家對學校進行宏觀管理的一種手段，教育教學評估工作貫穿于學校的教育教學之中，并成為檔案管理與服務工作的重要組成部分。筆者所在的學校于2009年11月接受了江蘇省四星級中等職業(yè)學校的檢查評估。全面系統(tǒng)的檢查評估是對檔案工作的檢驗，為提升學校檔案管理水平提供了很好的發(fā)展契機，本文就此次迎評對學校檔案管理的促進作用進行分析。

一、以迎評為契機，健全制度，明確責任，提高全員檔案意識

專家組在評估過程中著重查閱學校的檔案資料，使檔案工作得到了更多的關(guān)注。學校專門成立了材料組，投入人力、物力按照評估指標體系整理和完善各類資料。在材料準備的過程中，各部門的工作人員和教學一線教師進一步明確了檔案規(guī)范化的具體要求。迎評檢查的一項重要內(nèi)容是教學管理，教學檔案是反映學校教學管理過程的重要資料。為從根本上保障教學檔案的完整性和系統(tǒng)性，學校將此項工作納入學校了年度教學計劃、教學管理制度，并作為部門教學質(zhì)量和管理水平的考核標準之一納入了各部門負責人的工作職責。

評估驗收為檔案管理提供了一個宣傳平臺，教職員工看到了檔案資料在迎驗中發(fā)揮的作用，對檔案的重要性有了進一步的認識；同時，迎評使檔案工作不再只是學校檔案管理部門和專、兼職檔案人員的工作，而是一項全校性的工作，檔案工作的要求滲透到每一個教職員工的日常工作當中，這些都在無形中使全員的檔案意識得到了提高。

二、按照評估要求，開展培訓，提升素質(zhì)，不斷規(guī)范檔案管理

檔案工作水平的高低和檔案人員的思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)緊密相關(guān)，因此，學校的專、兼職檔案員的業(yè)務培訓工作刻不容緩。教學檔案是此次評估的重點檢查項目，其大多產(chǎn)生于教學一線，收集量大、內(nèi)容多、專業(yè)性強、涉及面廣、歸檔工作量大，在管理上不僅要明確教學檔案歸檔內(nèi)容和歸檔要求，還要在每個階段進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從檔案材料的收集、整理到編目都力求做到統(tǒng)一標準、整齊劃一，不可帶有隨意性，確保遵循標準化、規(guī)范化的原則。評估工作對教學檔案資料也有細化的標準和要求，對此，學校檔案管理部門有計劃、有步驟地加強了對部門兼職檔案員的檔案專業(yè)知識培訓，要求教學部門的兼職檔案員將教學檔案管理工作貫穿到整個教學管理工作中，按文件的重要性和保管期限等要求及時收集、整理、對教師上交的各種教學資料進行審查，把好了質(zhì)量關(guān)，防止不合格的資料歸檔，確保檔案信息規(guī)范有序，為檔案的充分利用打下堅實基礎(chǔ)。

三、收集迎評成果，充實數(shù)據(jù)，開發(fā)資源，做好檔案利用工作

迎評工作中，專家組進行了隨堂聽課，各科教師在課堂上均采用了多媒體教學手段，其豐富多樣的圖片和視頻展示使課堂講解更加直觀和生動。這些公開課在教學設(shè)計、資源利用、內(nèi)容講解等方面都是精打細磨的精品，是任課教師的作品，更是集體智慧的結(jié)晶。學校檔案工作以此為契機，著手進行教學檔案電子文件的收集和整理，內(nèi)容包括教師公開課的課件、教案和部分視頻。學校將這些資料保存為電子檔案，使檔案資料多樣化，也契合了檔案管理信息化的要求。

在開發(fā)檔案利用資源上，學校不再局限于以往紙質(zhì)材料為主的模式，而是從收集階段就以紙質(zhì)文件和電子文件并存的方式進行，尤其注重收集教學管理中專業(yè)性強、知識更新較快的教學音頻和視頻材料，使檔案資源多樣化、直觀化。同時，檔案人員務必要增強服務意識，對教學檔案的內(nèi)容進行系統(tǒng)地分析研究，根據(jù)職業(yè)學校的特點，進行專業(yè)的劃分，從不同利用者需求的角度編制相應的編研材料，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮教學檔案的功能，為學校教育教學服務，將檔案的效益最大化。

四、以迎評為標尺，檢驗管理，充實內(nèi)容，創(chuàng)新檔案工作目標

評估驗收的細則也是一把標尺，衡量著各項工作的實際水平。在迎接評估的準備階段，學校按評估細則對現(xiàn)有資料進行了對照梳理，發(fā)現(xiàn)了一些檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。特別是在材料的收集環(huán)節(jié)方面，較注重結(jié)論性材料，在過程性的原始資料的收集方面存在欠缺，一個活動主題從整體上有始有終，但細查就顯得材料單薄，缺乏說服力；教學檔案方面，教師優(yōu)秀課教案數(shù)量不足，形式也較單一。這些問題的發(fā)現(xiàn)給檔案管理提出了新的要求和目標。作為學校的中心工作，教學工作水平方面的評估涉及的內(nèi)容多、范圍廣，對檔案資料的完整性、原始性、真實性的要求很高。為此，根據(jù)學校教學檔案現(xiàn)狀，按照評估體系指標對教學檔案進行了全面補缺，內(nèi)容涉及到教學工作的方方面面，涵蓋了教育教學、教師業(yè)務和學生管理等多方面內(nèi)容，使教學檔案內(nèi)容得到了充實。

檢查評估在對學校辦學能力、專業(yè)建設(shè)、教學水平、師資隊伍等方面進行檢驗的同時，也從側(cè)面驗證了學校檔案工作的管理水平，產(chǎn)生了一定的推動作用和有益的啟示。通過評估，看到檔案工作存在的不足，對進一步完善檔案工作機制、加快檔案管理的現(xiàn)代化進程有了更清醒的認識。