文/金雷

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的不斷提高和發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，電子檔案的內(nèi)容和類型也變得更加豐富。電子檔案的出現(xiàn)不僅大大提高了各企事業(yè)單位的管理水平，也有效地促進(jìn)了信息的傳遞和共享。在這個(gè)知識爆炸的時(shí)代，也給電子文檔的管理和應(yīng)用提出了新的要求，我們需要對電子檔案進(jìn)行深入地研究，才能實(shí)現(xiàn)對其價(jià)值的高效開發(fā)和利用。其中，電子檔案結(jié)構(gòu)已經(jīng)成為當(dāng)前熱門的研究話題，通過對其結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新地了解和認(rèn)識，使其能夠更加高效地服務(wù)于人們的生活和工作。

一、電子文件和電子檔案對比

對于電子文件，目前還沒有十分統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的定義。電子文件通常是指借助一些數(shù)字設(shè)備而形成的、通過計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)對其的閱讀、處理以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)南嚓P(guān)文件，其數(shù)碼存儲形式包括磁帶、磁盤、光盤等。由于電子文件的信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼進(jìn)行記錄和表示的，所以也稱作數(shù)字文件，其種類包括文本、圖形、圖像、聲音、影像、數(shù)據(jù)等。電子檔案是指借助計(jì)算機(jī)、磁盤等設(shè)備實(shí)現(xiàn)存儲的一種和紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子圖像文件的集合。電子檔案通常利用磁帶和光盤來進(jìn)行歸檔，具有非人工識讀性、存儲高密度性、系統(tǒng)依賴性等特征，其種類主要包括文本、命令、圖像、數(shù)據(jù)四類。因此電子檔案和電子文件之間存在密切的聯(lián)系。但是電子檔案往往是通過專門的部門進(jìn)行接收、征集和管理的， 另外，電子檔案對背景信息還具有較強(qiáng)的依賴性，在物理和邏輯結(jié)構(gòu)上也較為復(fù)雜。

二、關(guān)于電子檔案的結(jié)構(gòu)探究

（一）關(guān)于電子檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)探究。電子檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)構(gòu)成內(nèi)容主要包括檔案信息、信息符號和符號載體等。

1.檔案信息。檔案信息指的是通過電子計(jì)算機(jī)的光盤或者硬盤等將相關(guān)的標(biāo)志、代碼進(jìn)行記錄以及顯示，用來進(jìn)行傳遞、發(fā)送等一系列信息。其特點(diǎn)是具備多媒體繼承性，這也就進(jìn)一步提升了其結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，其主要構(gòu)成要素包括元數(shù)據(jù)和背景信息兩項(xiàng)，前者是指構(gòu)成電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列信息，具體可分字體信息、字形信息、邏輯信息、物理信息以及格式信息等。元數(shù)據(jù)一旦遭到損毀或丟失就可能使原有的數(shù)據(jù)形態(tài)遭到破壞，嚴(yán)重時(shí)可能會使整個(gè)文件不能讀取；后者指在電子文件的生成以及運(yùn)作中所生成的一些與人員、機(jī)構(gòu)等有關(guān)的信息。其背景信息通常與內(nèi)容獨(dú)立存儲，這就會導(dǎo)致當(dāng)背景信息出現(xiàn)損毀或者丟失時(shí)，文件信息的作用、價(jià)值等受到直接影響，這一點(diǎn)同紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的區(qū)別。

2.信息符號。這里所說的符號主要是指在電子檔案的記錄、現(xiàn)實(shí)等過程中所出現(xiàn)的相關(guān)標(biāo)識、代號等，具體包括語言、聲音、文字、圖片、表格等。電子檔案的信息符號是信息運(yùn)動的關(guān)鍵元素，是構(gòu)成電子檔案的重要組成內(nèi)容，這些符號直接決定了電子檔案的產(chǎn)生以及形成，因此有著重要的價(jià)值和意義。

3.符號載體。符號載體指的是承載這些信息符號以及信息的相關(guān)實(shí)體。將聲音、文字、圖片等信息符號附在這些載體上才能夠順利地實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的保存、記錄、傳遞等。載體的具體屬性分為形狀、數(shù)量、質(zhì)地等實(shí)體物質(zhì)所包含的一系列屬性。電子檔案同樣需要借助一些信息符號的載體來實(shí)現(xiàn)對信息的保存、記錄以及顯示等，并且還需要一定的物理空間，所以電子檔案也屬于實(shí)物檔案，其載體主要包括光盤、硬板等，在其構(gòu)成上可以分為實(shí)體排列和同其他文件的歷史聯(lián)系兩個(gè)方面。所以，電子檔案信息、電子檔案信息符號、電子檔案信息符號載體處于同一層次，其中載體為信息的具體承載物，通過它可以實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞和共享，而信息符號是構(gòu)成電子檔案的基本和主要要素，其中，檔案信息是體現(xiàn)電子檔案價(jià)值的關(guān)鍵所在，因此它們共同組合在一起相輔相成，缺一不可。

（二）關(guān)于電子檔案的邏輯結(jié)構(gòu)探究。電子檔案的存儲往往是存在一定的規(guī)律和聯(lián)系的，它們都具備一定的結(jié)構(gòu)，因此我們可以將其看成是一個(gè)專門的信息處理系統(tǒng)。當(dāng)前電子檔案的邏輯理論又有了新的改革發(fā)展，由原來的三要素轉(zhuǎn)變?yōu)閮梢?，具體探究如下：

1.內(nèi)容信息。電子檔案的內(nèi)容信息主要是指被傳播者或者使用者接受了的相關(guān)信息，對這些信息進(jìn)一步壓縮能夠得到一個(gè)知識單元，這是其邏輯結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容之一，這些知識單元都具備獨(dú)特的性質(zhì)和特點(diǎn)，它們所攜帶的信息也是非常有價(jià)值的，同時(shí)也是我們生成電子檔案的主要目的。如果能夠順利地生成知識單元，電子檔案的法律憑證或者身份問題也就會迎刃而解，所以，生成知識單元是邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。

2.歷史聯(lián)系。歷史聯(lián)系實(shí)質(zhì)上是指電子檔案的各個(gè)知識單元的聯(lián)系，這些聯(lián)系大都是獨(dú)立的、不完全的，歷史聯(lián)系直接關(guān)系著電子檔案能否順利生成。電子檔案的生成不僅需要通過知識單元來提供電子檔案信息的價(jià)值，同時(shí)也需要借助歷史聯(lián)系來將各個(gè)知識單元系統(tǒng)地組織在一起，從而構(gòu)成一個(gè)完整合理的檔案體系，這也決定了電子檔案的內(nèi)部邏輯結(jié)構(gòu)事實(shí)上就是：通過各個(gè)知識單元之間存在的一系列歷史聯(lián)系，使得各個(gè)知識單元能夠相互支持，形成一個(gè)邏輯體系。其邏輯結(jié)構(gòu)的主要特性是多樣性，即知識單元可以通過不同的排列來呈現(xiàn)歷史。

3.內(nèi)容信息和歷史聯(lián)系間的關(guān)系。如果想順利地實(shí)現(xiàn)對歷史的再次重演，只借助一種排列結(jié)構(gòu)是無法實(shí)現(xiàn)的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，我們可以通過對電子檔案進(jìn)行虛擬整理實(shí)現(xiàn)對電子檔案的多種排列進(jìn)而達(dá)到重現(xiàn)歷史的目的。這種虛擬整理的原理是利用各種相關(guān)的整理原則來對電子檔案進(jìn)行整理，雖然檔案的內(nèi)容不變，但是通過不同整理原則進(jìn)行排列后會發(fā)生位置的改變，位置發(fā)生改變后進(jìn)而會使各個(gè)知識單元之間的聯(lián)系發(fā)生變化，從而順利地實(shí)現(xiàn)對歷史的重演。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能之間是共同促進(jìn)、共同支持的，而只有通過系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們才能夠全面了解和掌握系統(tǒng)的整體功能，所以要想對系統(tǒng)的功能進(jìn)行全面地了解，必須要借助系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)。電子檔案在邏輯結(jié)構(gòu)的表現(xiàn)類型十分豐富，既可以通過一定的層次劃分或者等級劃分來形成相應(yīng)的邏輯結(jié)構(gòu)，也可以以平行的形式構(gòu)成一種邏輯結(jié)構(gòu)。因此，通過其他的邏輯結(jié)構(gòu)依然能夠?qū)崿F(xiàn)其功能，這充分體現(xiàn)了電子檔案相對于紙質(zhì)檔案的優(yōu)越性，有效地提高了人們的工作效率和質(zhì)量，并且不會因?yàn)閷?shí)體的具體排列形式而受到影響。通過對電子檔案的結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析和研究可以看出，電子檔案正是通過其結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)對歷史的記錄，其結(jié)構(gòu)對于電子檔案的形成和應(yīng)用有著重要的價(jià)值和意義。電子檔案不僅為人們提供了所需的知識，同時(shí)人們還可以借助其結(jié)構(gòu)更加深入地了解不同檔案之間的關(guān)系，幫助人們實(shí)現(xiàn)對知識更加全面系統(tǒng)地了解和掌握。

三、總結(jié)

總而言之，我們只有將電子檔案的實(shí)體同其價(jià)值密切地聯(lián)系在一起進(jìn)行利用，才能夠獲得更為系統(tǒng)完整、科學(xué)合理的知識。對電子檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究不僅可以幫助人們更加深入地認(rèn)識了解電子檔案，提高信息檢索的有效性和速率，同時(shí)還能夠有效地方便人們的工作和生活，提高企事業(yè)單位的管理水平，另外對電子檔案的深入發(fā)展和應(yīng)用也起到了重要的促進(jìn)作用。

[1]石俊萍，李必云.基于用戶自定義結(jié)構(gòu)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn).《計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化》.2010年2期

[2]袁偉釗，桑軍.基于J2EE的車輛電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn).《軟件導(dǎo)刊》.2010年2期

[3]高艷霞，張慎武.電子檔案的非結(jié)構(gòu)化存儲方案淺議.《蘭臺世界》.2012年2期

[4]劉陽，劉雪晶.會計(jì)信息化下電子檔案的管理.《商業(yè)經(jīng)濟(jì)》.2011年8期

[5]王儒琳.洽談做好電子檔案管理的措施.《中國科技縱橫》.2011年20期