劉浩巖

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 黑龍江 虎林 158403）

21世紀(jì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，已經(jīng)形成了大量的電子文檔。如何管理好、利用好電子文檔，如何讓其發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開發(fā)信息資源，提高工作效率，這些都有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。我國(guó)國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！边@種通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一管理組成電子文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)利用，并且可以迅速完成各領(lǐng)域內(nèi)部管理信息的傳遞和交流。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案的影響

（一）檔案電子文檔信息載體的原始性。紙質(zhì)文件的內(nèi)容和載體不容易分開，如復(fù)制能立刻辨別出原件和復(fù)制件。電子文檔可以無限制地復(fù)制，原件和復(fù)印件幾乎沒有區(qū)別。因此，如果管理不規(guī)范，電子文件的原始性很難鑒定。

（二）檔案電子文檔信息內(nèi)容的易改性。修改紙質(zhì)文件很不方便，修改后會(huì)留下痕跡。電子文檔的修改非常簡(jiǎn)便快捷，而且不會(huì)留痕跡。這也給鑒定檔案的原始性增加了難度。

（三）檔案電子文檔載體多樣化。由于各社會(huì)領(lǐng)域都在廣泛使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以產(chǎn)生了大量的電子文件，其中相當(dāng)一部分為了完成現(xiàn)行有效且對(duì)工作具有查考價(jià)值和憑證作用的文件便轉(zhuǎn)化成電子文檔。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及光學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)讀檔案近年來也急劇增加，已在歸檔材料中占了較大的份額。

（四）檔案電子文檔形成速度快。在計(jì)算機(jī)上起草文件，從擬稿、審稿、簽發(fā)、打印、校核、發(fā)文到最后立卷歸檔，不但速度大大提高，而且減少了抄寫和檔案部門重新整理等中間環(huán)節(jié)。

（五）檔案電子文檔產(chǎn)生的背景及相關(guān)信息的不完整性。紙質(zhì)文件在辦理過程中，有主管領(lǐng)導(dǎo)批示、簽字、核稿、呈批、簽發(fā)等諸多環(huán)節(jié)，它們一旦形成會(huì)自然依附于紙質(zhì)文件，以便于文件的利用。電子文件的背景信息不會(huì)自然依附，如不注意收集就會(huì)丟失，失去原有的利用價(jià)值。

（六）檔案電子文檔對(duì)信息技術(shù)具有依賴性。電子文檔的閱讀和處理必須通過計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行。如果離開計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子文檔會(huì)因無法閱讀而完全失去利用的價(jià)值。

二、辦公自動(dòng)化為檔案管理工作提出更高的要求

（一）對(duì)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高。辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，要求檔案工作必須做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有規(guī)范化的檔案信息才能用計(jì)算機(jī)處理，才能在公共網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行交流和共享。因此，檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。我國(guó)就有關(guān)電子文檔的《規(guī)范》提出了4條措施：①建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；③對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對(duì)電子印章、數(shù)字簽署、數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。

（二）實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化

在實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化辦公自動(dòng)化中，文件處理與檔案管理直觀地表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過程.如請(qǐng)示、報(bào)告、外來公文，這些都需要辦公室處理。當(dāng)辦公室接到公文后，不但要在電子計(jì)算機(jī)上對(duì)其特征進(jìn)行著錄，還要對(duì)文件內(nèi)容和主題進(jìn)行分析，確定內(nèi)容特征標(biāo)識(shí)，完成標(biāo)引過程，這就是文檔一體。隨時(shí)辦理隨時(shí)歸檔的電子檔案管理模式比往年第二立卷歸檔的做法大大減輕了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和質(zhì)量，提高了檔案信息的查全率和查推率。可見，辦公自動(dòng)化為文件和檔案管理一體化提供了客觀條件。

（三）利用與保密的關(guān)系復(fù)雜化。辦公自動(dòng)化形成的特殊載體的檔案在利用上同紙質(zhì)檔案有所不同。這就要求我們?cè)跈C(jī)讀檔案的利用工作中必須嚴(yán)格遵守有關(guān)的管理制度和辦法。否則，失密、泄密將在所難免。為了防止有些檔案信息被修改和泄密，應(yīng)按電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)限定閱讀范圍。

對(duì)檔案保管條件要求更高，辦公自動(dòng)化形成的特殊載體檔案是高科技條件的產(chǎn)物，它對(duì)管理和保管環(huán)境有很高的要求：庫房除具備一般庫房所應(yīng)具備的防潮、防盜、防火條件外。對(duì)防磁和溫度的要求也比較高。同時(shí)歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的所有要求外，還應(yīng)符合下列條件：①歸檔載體應(yīng)作仿寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；②單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。③存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

（四）對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高。辦公自動(dòng)化后，檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，提高科學(xué)文化知識(shí)水平，這樣才能更好地做好檔案管理工作。檔案管理人員面對(duì)辦公自動(dòng)化的挑戰(zhàn)，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能、使用方法、提高管理水平和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需要。

參開文獻(xiàn)：

[1]劉嘉嘉河北省電力公司文檔辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[J]；辦公自動(dòng)化；2003年12期.

[2]肖洪雋魯布革電廠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[J]；云南電力技術(shù)；2006年05期.