呂忠澤

（西南政法大學(xué)檔案館 重慶 401120）

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

高校檔案信息化工作對(duì)推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有十分重要的作用，是提高辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作之一，也是衡量一所學(xué)校信息化水平、管理水平的重要標(biāo)志之一。高校檔案信息化建設(shè)的意義在于：

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享的重要平臺(tái)。高校集中了大量學(xué)術(shù)前沿信息，是知識(shí)積累、更新基地。如何共享這些學(xué)術(shù)、科研成果信息，使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，更好地服務(wù)于社會(huì)，是高校義不容辭的社會(huì)責(zé)任。高校檔案管理機(jī)構(gòu)作為這些資源的保存、管理者，必須加強(qiáng)檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使其成為各類(lèi)資源信息輸出和社會(huì)采集信息的重要媒介和平臺(tái)，充分發(fā)揮高校的科研先導(dǎo)作用。

（二）提高檔案管理工作效率的有效途徑。高校檔案實(shí)行信息化系統(tǒng)管理可使檔案利用不再受時(shí)間和空間限制。凡經(jīng)過(guò)檔案管理系統(tǒng)授權(quán)的合法用戶(hù)可隨時(shí)檢索、查閱利用，有效提高了檔案管理工作效率；尤其是兩地辦學(xué)的高校，這種全天候、全方位的服務(wù)模式和利用率是傳統(tǒng)型檔案管理所不能及的。

（三）強(qiáng)化利用、保護(hù)檔案原件的可靠手段。傳統(tǒng)的檔案查閱方式，需要通過(guò)紙質(zhì)檔案目錄找出所需檔案的檔號(hào)，再根據(jù)檔號(hào)查找、復(fù)印后放歸原位，既浪費(fèi)時(shí)間、容易出錯(cuò)，又不利于檔案的保管。檔案管理信息化后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)即時(shí)查詢(xún)、檢索出所需檔案信息并打印，最大限度保護(hù)了原始檔案的使用壽命。

（四）改變傳統(tǒng)檔案管理模式的有力工具。高校檔案信息化管理系統(tǒng)配合OA辦公系統(tǒng)的使用，徹底改變了檔案人工收集的傳統(tǒng)模式，由管理系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控，提前介入電子文件和學(xué)校管理工作中形成的各類(lèi)文件，使檔案管理人員從“打字員和保管員”解脫出來(lái)，更好地從事檔案的編研和利用工作。

（五）降低辦學(xué)成本，節(jié)約資源的必然要求。傳統(tǒng)高校檔案管理模式是收集大量紙質(zhì)文件，再由管理人員進(jìn)行分類(lèi)、整理、保管、利用，耗費(fèi)人力、財(cái)力。實(shí)現(xiàn)檔案信息化與辦公自動(dòng)化對(duì)接之后，絕大部份環(huán)節(jié)由計(jì)算機(jī)代替人工操作，節(jié)省了學(xué)校經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，符合建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的時(shí)代主題。

二、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化就是做到檔案信息“三化”：即數(shù)字化，接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化，網(wǎng)絡(luò)化。高校檔案信息化建設(shè)就是圍繞“三化”的建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

1.2.2 SW480結(jié)腸癌細(xì)胞株慢病毒過(guò)表達(dá)miR-454-3p將SW480結(jié)腸癌細(xì)胞株（中科院上海生物細(xì)胞研究所）接種于96孔細(xì)胞培養(yǎng)板中，置于37℃培養(yǎng)箱中培養(yǎng)24 h，當(dāng)細(xì)胞密度達(dá)約50%～70%時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)染操作，參照Lipofectamine2000試劑（Invitrogen）說(shuō)明書(shū)將 miR-454-3p mimics及陰性對(duì)照轉(zhuǎn)染SW480結(jié)腸癌細(xì)胞株，熒光顯微鏡下觀察細(xì)胞狀態(tài)及轉(zhuǎn)染效率。以初步確定miR-454-3p的表達(dá)情況。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。是檔案信息資源建設(shè)及檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，決定了檔案信息化能否實(shí)現(xiàn)及整體程度。如期刊文章分類(lèi)查詢(xún)，圖書(shū)館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含整個(gè)硬件平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，主要由計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器，以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等組成，另外還有數(shù)字化所必需的掃描儀、相機(jī)、條碼機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，只有先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能保證檔案信息化的先進(jìn)性，才能發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設(shè)?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有大量、翔實(shí)可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)及利用就無(wú)從談起。檔案信息資源建設(shè)就是檔案信息的數(shù)字化，即將現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和收集、接收各類(lèi)電子文件，經(jīng)整理集成到統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，館藏檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的采集、保管、存儲(chǔ)、利用等工作都嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等規(guī)范性文件執(zhí)行。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。學(xué)校購(gòu)買(mǎi)技術(shù)先進(jìn)、性能穩(wěn)定、安全的適用于檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)軟件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，是保證學(xué)校檔案資源信息化正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要支撐。檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)軟件應(yīng)遵循國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)，采用B/S結(jié)構(gòu)，具備完善的電子文件管理功能、電子文件管理功能及授權(quán)功能、強(qiáng)大的目錄打印功能、強(qiáng)大的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能等，可以靈活管理各門(mén)類(lèi)檔案；還應(yīng)根據(jù)用戶(hù)要求，對(duì)各模塊作必要的改進(jìn)、擴(kuò)展，預(yù)留與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接接口，增強(qiáng)軟件的易維護(hù)性、可靠性、安全性和兼容性。

（五）隊(duì)伍建設(shè)。專(zhuān)業(yè)人才是高校檔案信息化建設(shè)的重要保障，沒(méi)有技術(shù)人才，任何先進(jìn)技術(shù)和管理手段只能流于形式，高校檔案信息化只能成為空談。目前高校檔案管理人員普遍存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)單一，普通操作型管理人員多；既懂檔案管理又懂系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才匱乏的情況。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該把提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。在做好現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)上，多培養(yǎng)懂檔案業(yè)務(wù)、精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、政治思想過(guò)硬的復(fù)合型人才，以滿(mǎn)足高校檔案信息化建設(shè)的需要。

三、加快高校檔案信息化建設(shè)的措施

從1999年至今，國(guó)家對(duì)高校的投入和各校辦學(xué)規(guī)模都有了長(zhǎng)足發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也取得了顯著成績(jī)。各校檔案管理信息化程度逐步提高，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。但是，這種轉(zhuǎn)變還是初步的、嘗試性的，部份高校檔案管理的信息化程度仍然偏低，檔案資源沒(méi)有得到充分挖掘和利用，離國(guó)家建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略目標(biāo)的要求還相差甚遠(yuǎn)。同時(shí)，各高校在檔案信息儲(chǔ)存和處理過(guò)程、數(shù)字化與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程、信息共享與信息安全等方面還存在許多亟待解決的問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，加快高校檔案信息化建設(shè)，需要我們采取如下措施：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念

各高校在加速檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，每個(gè)檔案管理者要樹(shù)立從傳統(tǒng)的檔案保管模式向檔案信息中心過(guò)渡的現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考。檔案工作重心要從過(guò)去以積累、保管為主轉(zhuǎn)移到以檔案編研和檔案利用為主導(dǎo)上來(lái)，這是今后檔案管理工作的目標(biāo)和主線(xiàn)。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

1.建立高校檔案信息中心。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)的目的是為學(xué)校師生提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理走向現(xiàn)代化的必由之路。學(xué)校應(yīng)抓好數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，將檔案館、圖書(shū)館、計(jì)算機(jī)中心組合成多位一體的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息資源共享的信息聯(lián)網(wǎng)交流，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的異地傳輸與交流，使檔案信息得到更好的綜合開(kāi)發(fā)和利用。

2.加大檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，具有較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，是適應(yīng)高校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。

3.建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)信息資源共享必須建立一個(gè)統(tǒng)一目錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。通過(guò)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ)，提高館藏利用率，形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，更好地服務(wù)于高校建設(shè)發(fā)展的戰(zhàn)略需要。

（三）拓寬服務(wù)對(duì)象，解決信息資源占有不公矛盾

檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是信息庫(kù)的建立和充實(shí)。對(duì)于高校檔案管理部門(mén)而言，不僅要努力做到為信息找到利用者，同時(shí)也要為利用者找到所需檔案信息提供快捷條件。檔案信息化過(guò)程中必須解決信息資源占有方面的不平衡或不公平問(wèn)題。例如，使高校檔案信息管理職能逐步向服務(wù)轉(zhuǎn)變，把檔案信息化的建設(shè)與全體師生緊密聯(lián)系在一起，克服強(qiáng)勢(shì)群體與弱勢(shì)群體之間存在“馬太效應(yīng)”，使資源分配和獲益情況更為均衡。

（四）做好檔案數(shù)字化工作，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案資源數(shù)字化，這是一項(xiàng)投入大、時(shí)間長(zhǎng)、工作量重的工作，各高校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)及檔案資源實(shí)際利用情況開(kāi)展工作。

1.確定數(shù)字化的范圍。綜合學(xué)校的人力、物力、財(cái)力等因素，在現(xiàn)有館藏檔案資源中確定數(shù)字化范圍。

2.完成高校檔案信息化的途徑。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作實(shí)際情況，可以選擇由本館工作人員（適當(dāng)聘請(qǐng)勤工儉學(xué)學(xué)生）完成；對(duì)任務(wù)緊、財(cái)才充沛的學(xué)校也可選擇請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化公司完成。

3.選擇技術(shù)先進(jìn)的應(yīng)用軟件。認(rèn)真考察、論證檔案管理系統(tǒng)軟件，選擇能夠確保檔案信息數(shù)據(jù)安全的應(yīng)用系統(tǒng)，以保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4.做好檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃。檔案資源數(shù)字化工作應(yīng)該循序漸進(jìn)，由責(zé)任心強(qiáng)、熟悉計(jì)算機(jī)的檔案管理人員按照檔案資源的利用率、保管期限及時(shí)間順序等等分階段對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理。

5.與學(xué)校信息化同步進(jìn)行。結(jié)合“數(shù)字化校園”建設(shè)及OA辦公系統(tǒng)建設(shè)，做好與OA系統(tǒng)的鏈接，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。