張 晶

（哈爾濱晶體管廠 黑龍江 哈爾濱 150018）

在我國大多數(shù)檔案館同時存在著紙質(zhì)檔案和電子檔案，如何對兩種載體的檔案進行管理，需要檔案工作者不斷探索。電子文件作為一種新型的信息載體，不同于紙質(zhì)文件的記錄形式，它帶給了檔案工作者全新的管理理念，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學(xué)說，在管理形式和管理方法上需要我們檔案工作者不斷學(xué)習(xí)和掌握，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。記錄載體的革命，引起文件與檔案在內(nèi)的記錄管理的革命，這場革命反映在管理技術(shù)、體制、方式、理念的各個層次環(huán)節(jié)上。由于任何一個方面的滯后都可能對管理目標的實現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)帶來不良的影響，因此我們必須對電子文件管理原則進行探討，以適應(yīng)電子文件、電子檔案發(fā)展的要求，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和有效性。

一、電子文件的生成及其特點

1.電子文件的生成。在檔案名稱基本術(shù)語中被叫做“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生產(chǎn)，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。它的產(chǎn)生是人類社會政治、經(jīng)濟和文化發(fā)展的必然結(jié)果，是現(xiàn)代技術(shù)的產(chǎn)物。

2.電子文件的特點。電子文件是通過計算機進行操作、傳輸和處理的文化，它“包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并符合文件的定義要求”。載體的特殊性，決定了電子文件具有與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同的特點：即“信息的非人工識讀性”、“對系統(tǒng)依賴性”、“信息與載體間的可分離性”、“信息的易變性”、“信息存儲的高密度性”、“多種信息媒體的集成性”、“信息的可操作性”、“信息對元數(shù)據(jù)的依賴性”等等。

二、電子文件管理原則

1.全程管理原則。電子文件從其形成到銷毀或永久保存整個生命周期，建立一個完整的管理體制。

（1）全面的管理：從文件的生成到流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求，須建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標管理體系、程序體系和技術(shù)方法體系。

（2）系統(tǒng)的管理：建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強調(diào)各項管理內(nèi)容和要求的無縫鏈接、系統(tǒng)事例和總體效應(yīng)。注重充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，以知識管理的理念，追求系統(tǒng)資源和信息資源最大共享和最大效益。

（3）過程的管理：對每個過程監(jiān)控以過到對最后結(jié)果的控制，使系統(tǒng)產(chǎn)生的信息自動記錄體現(xiàn)。通過管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在整個生命周期受到嚴密的控制，體現(xiàn)全程管理的內(nèi)容和理想。

2.前端控制原則。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。文件形成為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，銷毀或永久保存為末端。要對文件形成前端的有效管理，電子文件的管理必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計前端，把各項管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，功能納入到系統(tǒng)功能之中，是電子文件管理的重要保障，只有納入到前端，才能進行全程管理。

3.真空性保障原則。電子文件的真實性是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。隨技術(shù)環(huán)境遷移，法律憑證作用維護其真實性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實性的維護。二是系統(tǒng)的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。

4.完整性保障原則。它是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。它包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責(zé)。

5.有效性保障原則。電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉(zhuǎn)換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)信息參數(shù)等。對電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個方面進行分析，有效性檢測是技術(shù)分析的內(nèi)容之一。在實際工作中應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

電子文件的真實性、完整性和有效性保證，應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。

三、電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔，是以數(shù)碼形式將整理好的電子文件的信息內(nèi)容和它的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁盤或光盤等載體上保存。要在文件設(shè)計和形成階段就開始做起，要有檢查和更換制度，要確保安全性和可用性。

在實際工作中一個很突出的問題是，電子文件的設(shè)計和管理缺乏工作者的參與，或者因檔案工作者相關(guān)知識薄弱而無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。作為檔案工作者應(yīng)當積極參與電子檔案的管理，了解和把握電子檔案的管理內(nèi)容和基本目標，以便更有針對性地做好電子檔案管理工作。

1.保證電子文件載體物理上安全。這是使其能夠通過計算機的軟、硬件平臺完整準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。電子文件是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上的，因此，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，以確保電子文件的安全。

2.保證電子文件內(nèi)容邏輯上的準確。電子文件的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺對電子文件的內(nèi)容加以轉(zhuǎn)換，還原成人們能夠直觀理解與習(xí)慣閱讀的格式進行顯示。所以，必須采用積極的辦法，使保存的電子檔案適應(yīng)新的技術(shù)，以達到永久保存和準確轉(zhuǎn)換與還原的目的。

3.保證電子文件的原始性。對于一些較為特殊的電子文件，必須以原始形成的格式進行還原顯示。

4.保證電子文件的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份電子文件，需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括相關(guān)的其他檔案文件系列名稱、存儲位置以及相互關(guān)系等。

5.對電子文件載體進行有效的檢測與維護。電子文件載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。即使是良好的保存環(huán)境，也難免不發(fā)生信息丟失或者讀出錯誤的現(xiàn)象。因此，對所保存的電子文件載體，必須進行定期有效的檢測與維護，以確保電子文件信息的完整性、可靠性。對電子文件的有效保存和維護，是一項重要而又復(fù)雜的工作，采用的技術(shù)和方法很多，其作用也各有不同。在對電子文件的保存與維護過程中，應(yīng)當充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子文件的特點等綜合條件，制定可行的技術(shù)方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以確保電子文件的安全可靠，使其能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)。

綜觀全局，在電子時代，要使人類活動的真實記錄保存下來，我們應(yīng)認真研究電子文件的特點，及時總結(jié)出電子文件管理的原則，電子文件的歸檔管理；從而使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，這也正是我們?nèi)w檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。