陳小春 楊 苓 蹇文燕

（四川師范大學(xué)檔案館 四川 成都 610101）

石渠、蘭臺(tái)、東觀、甲庫(kù)、皇史宬，歷代封建王朝檔案庫(kù)，書為帝王將相立，案為朝廷府衙用。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)在的檔案工作以人為本，為民而著?？佳小⒕蜆I(yè)、入黨、提干、出國(guó)、立史，都與檔案工作有關(guān)。本文就以高校出國(guó)學(xué)生檔案翻譯利用工作為題，談?wù)勗诠ぷ鲗?shí)踐中的一些思考。

一、出國(guó)學(xué)生檔案翻譯利用現(xiàn)狀

2008年開始，我國(guó)出國(guó)留學(xué)生人數(shù)保持在20%左右的年增長(zhǎng)速度，2011年人數(shù)達(dá)33.97萬(wàn)人[1]，2012年人數(shù)約40萬(wàn)。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，出國(guó)留學(xué)已由小眾精英向平民大眾發(fā)展，在出國(guó)留學(xué)人員中，公費(fèi)留學(xué)的不足一成，而自費(fèi)留學(xué)的達(dá)到了93%。在這種背景下，在高校因出國(guó)留學(xué)的個(gè)人檔案利用者也越來(lái)越多。例如，四川師范大學(xué)2011年檔案利用中，個(gè)人利用1148次，工作考查153次，編史修志2次，宣傳教育1次，學(xué)術(shù)研究4次。可見在檔案利用中以個(gè)人利用為主。而在個(gè)人利用中，從2010年和2011年的成績(jī)翻譯分別有120次和88次，證書翻譯有130次和104次[2]?？梢娫絹?lái)越多的個(gè)人出國(guó)檔案利用給傳統(tǒng)的檔案查閱利用工作也帶來(lái)了越來(lái)越大的壓力。同時(shí)利用者對(duì)檔案的翻譯要求也越來(lái)越高。但檔案館往往存在工作人員少且不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)狀。因此在實(shí)踐中，就出現(xiàn)兩個(gè)方面的問題。一是利用者對(duì)檔案館提供的翻譯證明中某些翻譯的專業(yè)性有質(zhì)疑；二是因?yàn)榱看髾n案館不能及時(shí)提供檔案翻譯證明。

我們感覺，要解決好這兩個(gè)問題，需要做好兩個(gè)方面的工作。一是提高翻譯質(zhì)量，使英文成績(jī)單或證書翻譯得準(zhǔn)確到位；二是搞好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以提高工作效率。

二、檔案翻譯準(zhǔn)確到位

在翻譯實(shí)踐中，課程名稱翻譯都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)詞典，如金山詞霸或有道詞典來(lái)翻譯，特別是有道詞典還給出一些翻譯的實(shí)例，因而是比較準(zhǔn)確的。但是網(wǎng)絡(luò)詞典主要地還只是字面的直譯，要達(dá)到“信、達(dá)、雅”的原則，還是很不夠的。而且不同的工作者對(duì)于課程名稱的翻譯可能譯得很不一樣。王超認(rèn)為工程數(shù)學(xué)譯為Mathematics of Engineering,不如譯為L(zhǎng)inear AlgebraCalculusProbability&Statics明了；金融系的“計(jì)算技術(shù)”譯成Computational Technology不如Abacus確切；而系統(tǒng)結(jié)構(gòu)譯成System Structure不如Computer Architecture準(zhǔn)確[3,4]?？梢?，課程名稱的翻譯，不能只是依照字面來(lái)翻譯，而是需要對(duì)課程內(nèi)容乃至整個(gè)課程體系有全面而深入的了解。但是要全面深入地了解全校各個(gè)專業(yè)的設(shè)置及各門課程的教學(xué)內(nèi)容是不現(xiàn)實(shí)的，可以想見，課程名稱的翻譯工作如果由檔案工作人員來(lái)做，既不專業(yè)也做不好。

事實(shí)上，各個(gè)高校都有完備的教學(xué)計(jì)劃和課程大綱。課程大綱由主管教學(xué)的副院長(zhǎng)統(tǒng)籌規(guī)劃，由教研室主任負(fù)責(zé)實(shí)施，由主講教師執(zhí)筆編寫，編好后再由教研室主任和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審定。教研室主任和主講教師對(duì)于課程內(nèi)容和大綱最清楚，也最專業(yè)，在課程大綱里面有完整的課程名稱、課程英文名稱、課程編號(hào)、學(xué)時(shí)數(shù)及學(xué)分、教材名稱及作者、出版社、出版時(shí)間、課程目的要求與任務(wù)、基本內(nèi)容及學(xué)時(shí)分配、與其他課程的關(guān)系、考核方式、參考書目等信息。每年各個(gè)學(xué)院都可能對(duì)教學(xué)計(jì)劃和大綱進(jìn)行修訂，修訂后由教務(wù)處匯編成冊(cè)。應(yīng)該說(shuō)，依據(jù)這個(gè)冊(cè)子對(duì)課程名稱的翻譯是最為準(zhǔn)確和權(quán)威的。例如，按照王超的意見，把工程數(shù)學(xué)譯為L(zhǎng)inear AlgebraCalculusProbability&Statics，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)內(nèi)容的構(gòu)成一樣，也得譯成Linear AlgebraCalculusProbability&Statics，顯然這是很糟糕的事。高等數(shù)學(xué)課作為公共課，在高校的課程體系里面往往是成系列的，理工科要求的數(shù)學(xué)一般是高數(shù)（一），可直譯作College Mathematics（1），而經(jīng)濟(jì)專業(yè)的數(shù)學(xué)一般是高數(shù)（五），可直譯作College Mathematics（5），這種翻譯既簡(jiǎn)單，也與國(guó)外的課程名稱是相通的。同樣地，不同專業(yè)所學(xué)的普通物理，也分普通物理（一）、（二）等，我們也只需要譯作General Physics(1),(2)等。

總之，要使課程名稱的翻譯得準(zhǔn)確到位，最好去翻教務(wù)處出的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱，但是每次都去翻歷年的冊(cè)子，工作也很繁瑣。為了提高效率，我們就需要基于WEB技術(shù)，實(shí)現(xiàn)翻譯工作的高效化乃至自動(dòng)化。

三、基于WEB技術(shù)，建設(shè)檔案信息系統(tǒng)

（一）傳統(tǒng)的出國(guó)學(xué)生檔案利用的業(yè)務(wù)流程

按照管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程重組的基本原理，我們需要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，找出業(yè)務(wù)流程中耗時(shí)耗力，而又易于用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使之自動(dòng)化處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并針對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以解決，使之極大地提高工作效率。傳統(tǒng)的出國(guó)學(xué)生檔案利用的業(yè)務(wù)流程如下：

1.利用者在檔案利用流水簿上進(jìn)行登記；

2.利用者填寫委托單；

3.檔案查閱人員根據(jù)委托單在電腦數(shù)據(jù)庫(kù)里查找案卷編號(hào)；

4.根據(jù)案卷編號(hào)在檔案室里查找案卷；

5.根據(jù)案卷翻譯制作英文成績(jī)單，出具證明并打??；

6.利用者到辦公室交費(fèi)后現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取或郵寄成績(jī)證明。

在以上業(yè)務(wù)流程中，最為繁瑣的工作是翻譯制作英文成績(jī)單和查找案卷，因此這兩項(xiàng)工作是業(yè)務(wù)流程重組的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，查閱室工作人員負(fù)責(zé)在檔案室查找案卷，再由專門負(fù)責(zé)翻譯的工作人員翻譯制作成英文成績(jī)單或英文學(xué)歷證明。在傳統(tǒng)的工作模式下，這兩項(xiàng)工作勞心勞力，效率低下?；赪EB的檔案信息系統(tǒng)（AIS）需要主要針對(duì)這兩個(gè)環(huán)節(jié)使之網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化。另外，利用者的登記和委托單填寫也可通過(guò)B/S模式，在校園網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行預(yù)約，這也有利于工作時(shí)間安排。

（二）開放檔案信息系統(tǒng)建立后，檔案翻譯自動(dòng)處理的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

陸勇、紀(jì)愛玲提出了一個(gè)基于Web的學(xué)生學(xué)歷證明、成績(jī)自動(dòng)翻譯系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)[5]。該系統(tǒng)的后臺(tái)是ASP+ADO技術(shù)，采用B/S模式和MD5加密算法，可實(shí)現(xiàn)用戶管理、成績(jī)翻譯表和證書套打的自動(dòng)處理，具有很好的參考價(jià)值。畢建新、陳峰君以東南大學(xué)學(xué)生成績(jī)翻譯系統(tǒng)為例，介紹了系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)和系統(tǒng)三大功能模塊，即委托、成績(jī)制作與打印、以及系統(tǒng)設(shè)置[6]。但是，檔案信息系統(tǒng)并沒有像財(cái)務(wù)軟件南金碟、北用友那樣通用的商業(yè)軟件。由于高校檔案的復(fù)雜性，各個(gè)高校的檔案信息系統(tǒng)基本上是自行開發(fā)的。像我們學(xué)校，解放前、解放后，學(xué)校由于拆分兼并，形成了五個(gè)全宗。九十年代，高校產(chǎn)業(yè)化后很多開辦了內(nèi)設(shè)或非內(nèi)設(shè)二級(jí)學(xué)院，隨著高校的評(píng)估工作的需要，又形成了多個(gè)校區(qū)，這些都為檔案管理工作帶來(lái)了不少的困難。在實(shí)踐中，考慮到檔案的形成是由各部門、各院系歷史形成的，為了充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，我們應(yīng)該打破校內(nèi)部門區(qū)隔，基于公共數(shù)據(jù)平臺(tái)，整合資源，通過(guò)業(yè)務(wù)流程重組，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，構(gòu)建開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）[7]。

開放檔案信息系統(tǒng)建立后，成績(jī)翻譯自動(dòng)處理的業(yè)務(wù)流程如下：

1.用戶在網(wǎng)上登記預(yù)約填寫委托單，或到現(xiàn)場(chǎng)登記填寫委托單。

2.檔案工作人員登錄系統(tǒng)，輸入委托人信息，查找委托人檔案是否存在。若不存在，則告知委托人，工作終止。若檔案存在，則進(jìn)入檔案翻譯模塊。

3.在翻譯模塊輸入委托人姓名，系統(tǒng)顯示委托人歷年成績(jī)，點(diǎn)選需要翻譯成績(jī)，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用教務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)或研究生信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成英文成績(jī)單和套打證書。

4.委托人交費(fèi)后，打印蓋章，確認(rèn)無(wú)誤后交給委托人。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了適應(yīng)日益增長(zhǎng)的因出國(guó)學(xué)生檔案利用工作的需要，我們需要建立新的檔案信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)成績(jī)翻譯的規(guī)范化和自動(dòng)化，系統(tǒng)建立后，可極大提高工作效率。當(dāng)然，在系統(tǒng)建立過(guò)程中，有大量原始數(shù)據(jù)的錄入和部門間的協(xié)調(diào)工作需要完成，更需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌和經(jīng)費(fèi)上的支持。

[1]王輝耀.國(guó)際人才藍(lán)皮書：中國(guó)留學(xué)發(fā)展報(bào)告（2012）[M].社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2012.

[2]陳小春.高校檔案利用的存在的問題及思考[M].蘭臺(tái)世界，2012（5）：44-45.

[3]王超.做好學(xué)生成績(jī)檔案翻譯利用工作的對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2006（4）：43-44.

[4]王超.對(duì)高校學(xué)生成績(jī)檔案翻譯利用工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案世界，2006（10）:14-15.

[5]陸勇，紀(jì)愛玲.學(xué)生學(xué)歷證明、成績(jī)自動(dòng)翻譯系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)教育信息化，2008（3）：47-49。

[6]畢建新，陳峰君，基于WEB的高校學(xué)生成績(jī)翻譯系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J]，蘭臺(tái)世界，2007（16）：17-18.

[7]陳小春，淺議高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)[J]，群文天地，2012(5):125-126.