趙月

（黑龍江省東煤建筑基礎(chǔ)工程有限公司 黑龍江 哈爾濱 150008）

檔案是單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同載體的歷史記錄,是單位資產(chǎn)的重要組成部分,是維護(hù)單位經(jīng)濟(jì)利益,合法權(quán)益和歷史面貌的重要憑證,是不可再生資源。因此，檔案的安全保管是檔案工作最基本的任務(wù)。尤其是近些年自然災(zāi)害頻發(fā)，大量檔案被掩埋在廢墟之中，損毀嚴(yán)重、無法彌補(bǔ)。檔案安全管理已經(jīng)迫在眉睫、刻不容緩，必須引起高度重視。筆者試從檔案安全管理入手談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、檔案安全管理的內(nèi)涵

檔案安全管理是確保檔案實(shí)體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范。包括檔案安全政策法規(guī)及規(guī)范保障、物質(zhì)保障和制度保障，檔案館建設(shè)、檔案搶救與保護(hù)、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置、檔案信息安全管理和檔案合理開放利用控制等檔案安全的各個(gè)環(huán)節(jié)。基礎(chǔ)設(shè)施是硬件，制度規(guī)范是軟件。檔案安全管理包含三個(gè)層面：一是確保檔案實(shí)體的安全，不損毀，不丟失；二是確保檔案信息的安全，不失密，不泄密；三是確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實(shí)體和信息的保存時(shí)限，這一層面尤為重要，它不僅涉及到現(xiàn)有檔案的安全，也涉及到今后檔案征集、保管、利用的各個(gè)方面，是一項(xiàng)更具全局意義和歷史意義的工作。

二、檔案安全保密工作現(xiàn)狀

1.思想上的弱視。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案安全保密意識(shí)淡薄,認(rèn)為只要按照國家的相關(guān)法律規(guī)定管理檔案,就能杜絕檔案信息泄密,放松了對(duì)安全隱患的警惕。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后。目前,在通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)泄密隱患很多:一是信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力較弱;二是對(duì)引進(jìn)的檔案信息技術(shù)和設(shè)備缺乏保護(hù)信息安全所必需的有效管理和技術(shù)改造;三是網(wǎng)絡(luò)管理滯后,保密技術(shù)防范設(shè)施落后。

3.法律法規(guī)滯后。我國關(guān)于檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全,檔案保密工作欠缺法律規(guī)定,涉密計(jì)算機(jī)的管理規(guī)定落后于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。

三、如何做好檔案管理工作

1.加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)。對(duì)全體檔案工作者進(jìn)行信息安全素質(zhì)教育。無論是新入的人員或是已經(jīng)從業(yè)多年的老檔案管理者都應(yīng)根據(jù)掌握的檔案管理知識(shí)的不同進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。檔案工作者的工作崗位、職責(zé)和承擔(dān)的任務(wù)不相同，進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作者區(qū)別對(duì)待，從培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、考核等多方面體現(xiàn)出培訓(xùn)差異。檔案工作者在掌握了信息安全技術(shù)后，應(yīng)當(dāng)明確自己承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)，遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，自覺抵制違法行為，尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私，合理地使用信息安全技術(shù)，提高信息檔案管理質(zhì)量。

2.建立健全檔案利用安全規(guī)章制度。各級(jí)檔案部門要根據(jù)形勢(shì)下檔案工作的新特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行認(rèn)真清理，對(duì)檔案借閱、保密、查詢、登記等制度進(jìn)行認(rèn)真梳理、補(bǔ)充和完善；建立健全檔案保管、利用、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度；嚴(yán)格檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記和及時(shí)歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度等；對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行情況加強(qiáng)督促和檢查，并進(jìn)行定期考核，確保各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)處。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，做好檔案原件的保護(hù)工作。檔案利用工作應(yīng)本著科學(xué)、規(guī)范、高效的原則，充分利用計(jì)算機(jī)管理和刻錄、掃描、復(fù)制等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高檔案的檢索速度，減少對(duì)檔案原件的利用次數(shù)，最大限度的延長檔案的壽命。因此，實(shí)行檔案信息數(shù)字化是保護(hù)好檔案原件的有效辦法，盡管數(shù)字化信息檔案和紙質(zhì)檔案載體不同，但他們記錄的信息并沒有本質(zhì)的差別，它能代替紙質(zhì)檔案提供利用而避免紙質(zhì)檔案反復(fù)利用被損。檔案信息數(shù)字化即可以大幅度降低檔案管理難度，提高檔案檢索的速度和效率，又有效保護(hù)了具有原始性的紙質(zhì)檔案。

4.正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系，眾所周知，檔案中有部分檔案為機(jī)密檔案，各級(jí)檔案部門應(yīng)處理好檔案利用與保密的關(guān)系，制定相關(guān)規(guī)章制度，明確規(guī)定機(jī)密文件的控密時(shí)間，降密時(shí)間和解密時(shí)間，確保檔案信息安全，同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案開放的法律法規(guī)，做好檔案鑒定工作，科學(xué)、準(zhǔn)確的判定檔案開放與控制使用范圍。凡是有利于黨、國家、民族、人民利益的檔案，都應(yīng)該積極、盡早和最大限度的加以開放利用；凡是不利于開放利用的檔案，都要毫不猶豫的加以控制，確保檔案中的國家秘密不被泄露，國家利益不受損害。

檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富。要讓每個(gè)檔案工作者感覺到自己的崗位無尚光榮，讓每個(gè)檔案人員都能為檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量，這是以人為本構(gòu)建和諧的關(guān)鍵和目的所在，是建設(shè)檔案工作安全管理的重要基礎(chǔ)。