畢建新鄭建明

（1.南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093；2.東南大學(xué)科研院，江蘇南京，210096）

基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制研究*

畢建新1,2鄭建明1

（1.南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093；2.東南大學(xué)科研院，江蘇南京，210096）

文章分析了目前常見的幾種檔案信息資源建設(shè)機(jī)制及其各自的利弊，詳細(xì)敘述了檔案用戶的需求特點(diǎn)，并從安全保障與質(zhì)量控制、需求跟蹤、優(yōu)化與整合及共建共享等幾方面介紹了基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制。

用戶需求檔案信息資源建設(shè)機(jī)制

檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的核心，是衡量檔案信息化發(fā)展水平的一個(gè)重要指標(biāo)。同時(shí)它也是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息資源的有效利用具有非常重要的意義。然而，我國(guó)檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀卻不容樂觀。雖然大多數(shù)地區(qū)和部門對(duì)檔案信息資源建設(shè)都很重視，但是缺乏科學(xué)理論的指導(dǎo)和創(chuàng)新的意識(shí)，重復(fù)建設(shè)和無(wú)效建設(shè)大量存在卻是不爭(zhēng)的事實(shí)。因此，檔案信息資源建設(shè)無(wú)論對(duì)于整個(gè)國(guó)家的信息資源體系建設(shè)還是檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展都至關(guān)重要，必須引起人們的重視。

1.檔案信息資源建設(shè)機(jī)制的種類

目前常見的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制可以概括為三類：以技術(shù)為中心的建設(shè)機(jī)制、以資源為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制和以需求為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制。

其中，以技術(shù)為中心的建設(shè)機(jī)制是以檔案信息資源獲取、存儲(chǔ)、組織、檢索、發(fā)布等方面的技術(shù)創(chuàng)新和開發(fā)為主要目標(biāo)的資源建設(shè)機(jī)制。這種建設(shè)機(jī)制以信息流的控制為核心，以計(jì)算機(jī)為工具，以自動(dòng)化的處理及信息系統(tǒng)構(gòu)造為主要工作內(nèi)容，技術(shù)因素占主導(dǎo)地位。以資源為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制是為了適應(yīng)檔案信息管理，圍繞檔案收集、鑒定、整理、編研、保護(hù)、提供利用等傳統(tǒng)工作職能，借助一定的技術(shù)手段提供檔案信息資源瀏覽與檢索的建設(shè)機(jī)制。以需求為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制是以主動(dòng)、適時(shí)地為用戶提供滿意的檔案信息服務(wù)為中心，根據(jù)檔案信息資源和用戶信息需求兩個(gè)方面來(lái)組織檔案信息資源建設(shè)流程。其最終目的是以用戶為中心，更好地滿足用戶的信息需求。

然而，前兩種建設(shè)機(jī)制都有其一定的局限性。如，以技術(shù)為中心的建設(shè)機(jī)制未能從用戶的需求、機(jī)構(gòu)、人力資源等有關(guān)要素組織出發(fā)進(jìn)行整體化的信息資源建設(shè)與服務(wù)集成。信息技術(shù)環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)從用戶的需求出發(fā)，致力于傳統(tǒng)模式的變革，在檔案信息資源組織、用戶需求和信息技術(shù)的互動(dòng)中確立信息資源建設(shè)與信息服務(wù)的有效整合。以資源為導(dǎo)向的建設(shè)機(jī)制體現(xiàn)的是以檔案信息資源為中心的傳統(tǒng)的信息資源建設(shè)機(jī)制。受傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)的影響，資源建設(shè)以被動(dòng)服務(wù)為主。雖然也強(qiáng)調(diào)檔案部門要以用戶為中心，但由于技術(shù)手段和管理觀念都比較落后，資源建設(shè)大都圍繞如何方便地管理檔案信息來(lái)設(shè)置，檔案信息的共享受到諸多限制，無(wú)法適應(yīng)用戶的多樣化需求。上述兩種資源建設(shè)機(jī)制從本質(zhì)上來(lái)說，主要是由于檔案信息資源建設(shè)與檔案提供利用服務(wù)的脫節(jié)，使建設(shè)的檔案信息資源不能滿足檔案用戶多方面、多角度、多層次的利用需求，損害了檔案用戶的利益，同時(shí)影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案信息用戶需求的特點(diǎn)

檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息資源的有效利用具有非常重要的意義。檔案事業(yè)的發(fā)展宗旨也是以利用為主，因此，要保證檔案信息資源的充分合理利用，以及滿足不斷變化和急劇增長(zhǎng)的用戶信息需求，檔案部門必須對(duì)用戶的信息需求做充分的了解，才能根據(jù)變化的需求來(lái)制定和修訂已有的檔案信息資源建設(shè)策略。由此可見，檔案信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)和檔案用戶需求是具有順序邏輯聯(lián)系的三個(gè)階段。用戶需求決定了檔案信息服務(wù)的內(nèi)容、方式和方法，進(jìn)一步?jīng)Q定了檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容、重點(diǎn)及建設(shè)機(jī)制。檔案信息用戶需求特點(diǎn)可以歸納為以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案信息需求的真實(shí)性與準(zhǔn)確性

檔案信息是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了社會(huì)活動(dòng)的全貌，起著重要的憑證和參考作用。檔案信息用戶就是要通過利用真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息來(lái)滿足自己的利用需求。因此，檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性長(zhǎng)久以來(lái)一直是用戶需求的首要特征。

2.2 檔案信息需求的個(gè)性化與多元化

檔案信息用戶來(lái)自社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域，人數(shù)眾多，具有不同的年齡層次、生活環(huán)境、職業(yè)背景和文化程度，不同的用戶都有其獨(dú)特的信息需求，這種獨(dú)特的信息需求亦即用戶需求的個(gè)性化特征。同時(shí)，檔案信息用戶不再僅僅依賴檔案部門的靜態(tài)館藏，還需要通過網(wǎng)絡(luò)獲取動(dòng)態(tài)信息。用戶希望在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，采取不同方式，獲取自己所需的檔案信息資源。他們對(duì)檔案信息的需求還呈現(xiàn)出深度不同、廣度不同、角度不同的多元化特征，希望檔案部門可以有針對(duì)性地提供自己所需要的多元化檔案信息內(nèi)容。

2.3 檔案信息需求的專業(yè)化與前沿化

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中知識(shí)密集型行業(yè)的增多和社會(huì)活動(dòng)的知識(shí)化，專業(yè)用戶越來(lái)越多，并成為檔案部門的重要服務(wù)對(duì)象之一。檔案信息用戶已經(jīng)不滿足于一次檔案信息的利用，他們?cè)絹?lái)越多地需要檔案部門提供經(jīng)過深度開發(fā)的、關(guān)于某一方面檔案信息的二次信息甚至是三次信息。另一方面，檔案信息用戶需要的不僅是概括性、敘述性的信息，往往是關(guān)于某一主題最新、最前沿、精準(zhǔn)化的信息，

2.4 檔案信息需求的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案部門以紙質(zhì)檔案收藏為主的局面，各種數(shù)字化的檔案信息資源日益受到用戶的青睞，檔案信息的數(shù)字化需求趨勢(shì)越來(lái)越明顯。檔案用戶更多的希望通過網(wǎng)絡(luò)檢索并獲取檔案信息資源，而不必受到時(shí)間、空間的限制。用戶可以方便地通過計(jì)算機(jī)、3G手機(jī)、掌上電腦等各種網(wǎng)絡(luò)終端閱讀檔案信息。

3.基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制

基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制將檔案信息服務(wù)及資源建設(shè)的重心轉(zhuǎn)移到用戶的需求上來(lái)：一方面，檔案部門的各項(xiàng)服務(wù)功能與設(shè)施以用戶的需求為導(dǎo)向進(jìn)行設(shè)計(jì)和安排；另一方面，檔案部門需要?jiǎng)?chuàng)建個(gè)性化的信息環(huán)境，按照用戶的特點(diǎn)來(lái)組織信息資源，提供多樣化的信息服務(wù)。一個(gè)良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制甚至可以成為一個(gè)自適應(yīng)系統(tǒng)，即在用戶需求或技術(shù)條件等發(fā)生不確定變化時(shí)，能夠自動(dòng)作出反應(yīng)，調(diào)整原定的策略和措施，以優(yōu)化信息資源建設(shè)目標(biāo)。

3.1 資源建設(shè)的安全保障與質(zhì)量控制機(jī)制

用戶需求的真實(shí)性與準(zhǔn)確性特征決定了信息資源建設(shè)的首要機(jī)制必須是安全保障與質(zhì)量控制機(jī)制。檔案信息資源的安全保障機(jī)制更多的是針對(duì)數(shù)字化檔案信息。沒有安全保障，檔案信息資源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性就無(wú)從談起。檔案信息安全保障體系由思想保障、策略保障、法制保障、標(biāo)準(zhǔn)保障、技術(shù)保障和人才保障六個(gè)要素組成。安全思想保障是檔案信息安全保障的前提，安全策略保障是核心，安全法制保障是手段，安全標(biāo)準(zhǔn)保障是基礎(chǔ)，安全技術(shù)保障是支撐，安全人才保障是檔案信息安全保障的支持。檔案信息安全保障機(jī)制從上述六個(gè)方面，對(duì)檔案信息及信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防御，確保檔案信息系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行，保障檔案信息的保密性、完整性、可用性、真實(shí)性、不可否認(rèn)性、可控性和可追溯性。

檔案信息質(zhì)量的高低決定著檔案信息資源建設(shè)的成敗。要保證質(zhì)量，必須做到以下幾點(diǎn)：一是建立健全適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，從管理手段上保證檔案信息資源建設(shè)的順利進(jìn)行。如修訂和完善文件資料歸檔范圍和電子文件的歸檔辦法，使有保存價(jià)值的電子文件能夠轉(zhuǎn)化為檔案信息資源；制訂檔案數(shù)據(jù)管理制度，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中把好質(zhì)量關(guān)，制定嚴(yán)格的質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任落實(shí)到人，定期檢查；做好數(shù)據(jù)庫(kù)的日常管理維護(hù)工作，保證檔案數(shù)據(jù)的原始性、準(zhǔn)確性。二是制訂和完善一系列規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，將檔案信息資源有序、協(xié)調(diào)地組織和利用起來(lái)。三是不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從人員上保證檔案信息資源的質(zhì)量。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，熟練掌握對(duì)檔案信息的識(shí)別、收集、組織和加工等方面的技能，減少人為因素引起的檔案信息失真，甚至丟失的可能性。

3.2 用戶信息需求跟蹤機(jī)制

檔案信息用戶的需求呈現(xiàn)出個(gè)性化和多元化的趨勢(shì)，因此，以用戶為導(dǎo)向的檔案信息資源建設(shè)首先需要建立檔案用戶的信息需求跟蹤機(jī)制。只有掌握檔案用戶的信息需求，檔案信息資源建設(shè)才能達(dá)到用戶所要的結(jié)果，才能更好地為用戶服務(wù)。檔案部門可以制定出“用戶類型—用戶需求信息—信息服務(wù)—信息資源建設(shè)”四者相關(guān)聯(lián)的模型或方案，即追蹤檔案用戶的利用情況，建立用戶檔案，為其提供定制的個(gè)性化信息服務(wù)?？梢詤⒄諗?shù)字圖書館中“我的圖書館”服務(wù)與“個(gè)性定制服務(wù)”等，構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息與個(gè)性定制服務(wù)模塊。有步驟地建立起用戶需求信息跟蹤與檔案信息資源建設(shè)互饋機(jī)制，達(dá)到合理地進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)和資源整合的目的。

3.3 檔案信息資源的優(yōu)化與整合機(jī)制

檔案信息需求的專業(yè)化與前沿化要求在進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)時(shí)必須具備相應(yīng)的優(yōu)化機(jī)制。檔案信息資源的優(yōu)化包括信息類型和信息內(nèi)容的優(yōu)化。對(duì)大多數(shù)檔案用戶而言，查閱傳統(tǒng)類型檔案文獻(xiàn)仍然是獲取信息的主要方式。信息類型的優(yōu)化就是要根據(jù)用戶的使用習(xí)慣和使用喜好來(lái)平衡紙質(zhì)類型和電子類型的館藏?cái)?shù)量。在大力進(jìn)行數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的同時(shí)，不能忽略紙質(zhì)檔案信息資源建設(shè)。檔案部門加強(qiáng)常規(guī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)必須根據(jù)歸檔范圍繼續(xù)加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案信息資源建設(shè)。信息內(nèi)容的優(yōu)化則應(yīng)根據(jù)檔案用戶需求相應(yīng)地協(xié)調(diào)檔案信息資源建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)本館的特色檔案文獻(xiàn)進(jìn)行深層次開發(fā)，在建立館藏目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立具有館藏特色的二、三次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)或全文數(shù)據(jù)庫(kù)。某些行業(yè)性檔案館還可以根據(jù)館藏重點(diǎn)專業(yè)檔案文獻(xiàn)的積累情況，結(jié)合網(wǎng)上專業(yè)信息資源的開發(fā)，建立具有專業(yè)特色或某一專題特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案信息資源整合，是指基于信息技術(shù)，將檔案信息資源及其組織管理體系集成起來(lái)，形成一個(gè)協(xié)同工作、資源共享的整體，由此提高檔案信息資源的有效性，實(shí)現(xiàn)其效益的最大化。檔案信息資源整合機(jī)制實(shí)質(zhì)上是檔案信息資源優(yōu)化的一種存在狀態(tài)，是依據(jù)用戶的需求，將相對(duì)獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)中的檔案信息、功能結(jié)構(gòu)及其互動(dòng)關(guān)系進(jìn)行融合、類聚和重組，重新結(jié)合為一個(gè)新的有機(jī)整體，形成一個(gè)效率更高的檔案信息資源體系。不論是從用戶角度、技術(shù)角度，還是檔案信息資源本身來(lái)看，檔案信息資源的整合都是必要的。具體的整合方式可以是基于檔案信息資源導(dǎo)航的整合、基于數(shù)字檔案館的整合、基于跨庫(kù)檢索系統(tǒng)的整合等。檔案信息資源的整合使檔案信息的產(chǎn)生者、檔案部門和檔案用戶聯(lián)結(jié)成了一個(gè)整體，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響檔案信息服務(wù)的效果。

3.4 檔案信息資源共建共享機(jī)制

檔案信息需求的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化決定了檔案信息資源建設(shè)必須具有良好的共建共享機(jī)制。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶，其最大的愿望就是打破時(shí)間、空間和機(jī)構(gòu)的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案用戶需求的豐富性和多元化，要求檔案部門必須不斷地豐富各自的館藏建設(shè)。由于不同的檔案部門歸檔范圍不同，信息資源建設(shè)的重點(diǎn)也各不相同，每個(gè)檔案部門不可能滿足所有用戶的需求，不可能擁有所有用戶所需要的檔案信息資源。因此，在一定區(qū)域范圍內(nèi)建立檔案信息資源的共建共享機(jī)制顯得尤為重要。這方面可以借鑒中國(guó)高等學(xué)校文獻(xiàn)保障體系的成功經(jīng)驗(yàn)，圖書館可以利用網(wǎng)絡(luò)通過館際互借、文獻(xiàn)傳遞等方式來(lái)滿足用戶的信息需求，這方面的工作現(xiàn)在已經(jīng)成為各高校圖書館參考咨詢工作的主要部分。檔案部門可以首先在一省范圍內(nèi)或某一行業(yè)內(nèi)構(gòu)建檔案館聯(lián)盟，建立檔案信息資源門戶網(wǎng)站以加強(qiáng)檔案館之間的信息共建共享協(xié)作，這樣既可以在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，又可以在一定程度上解決檔案信息資源的重復(fù)建設(shè)問題。

這種共建共享機(jī)制在技術(shù)上也已經(jīng)沒有任何障礙，目前對(duì)基于V P N技術(shù)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)架構(gòu)、基于共享網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源集成、基于V P N技術(shù)的檔案信息門戶以及基于V P N技術(shù)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)用戶C A認(rèn)證的研究都已經(jīng)比較成熟。江蘇省目前正在利用基于互聯(lián)網(wǎng)的V P N技術(shù)來(lái)建設(shè)全省的檔案目錄數(shù)據(jù)虛擬專網(wǎng)，以滿足檔案目錄數(shù)據(jù)館際共享的需要，實(shí)現(xiàn)全省檔案館的館際查檔利用。

4.結(jié)語(yǔ)

構(gòu)建一個(gè)良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)具體的機(jī)制不是孤立的，也不能簡(jiǎn)單地以“1+1=2”來(lái)解決，不同層次、不同側(cè)面必須互相呼應(yīng)、相互補(bǔ)充，這樣整合起來(lái)才能發(fā)揮作用。這一良好的機(jī)制一旦形成，檔案部門就能夠靈活自如地應(yīng)對(duì)用戶需求或技術(shù)條件的變化，自動(dòng)作出反應(yīng)，調(diào)整資源建設(shè)的策略和措施，以優(yōu)化信息資源建設(shè)目標(biāo)。

［1］張美芳，王良城.檔案安全保障體系建設(shè)研究 ［J］.檔案學(xué)研究，2010（1）：62-65。

［2］項(xiàng)文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學(xué)研究，2010（2）：68-73。

［3］陳亞召.以需求為導(dǎo)向的數(shù)字信息資源建設(shè)模式研究 ［J］.圖書館，2009（2）：105-108。

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［5］畢東，畢曉紅.現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的讀者需求與文獻(xiàn)資源建設(shè)對(duì)策 ［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（17）：42-44。

［6］林雅宏.基于用戶需求的圖書館社會(huì)科學(xué)信息資源建設(shè)［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（16）：15-17。

*本文為江蘇省社科基金項(xiàng)目“有效利用檔案信息資源研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：11T Q C 011）及中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)東南大學(xué)創(chuàng)新基金項(xiàng)目“高校電子文件信息安全管理研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：S K C X 20110017）系列成果之一。

Research on Archives Information Construction Mechanism Based on Users' Requirement

BiJian xin1,2,Zheng Jianming1

(1. School of Information Management of Nanjing University, Jiangsu Nanjing, 210093;2. Department of Science and Technology of Southeast University, Jiangsu Nanjing, 210096)

This paper introduces common archives information constructionmechanisms. It gives anal ysis of their advantages and disadvantages, and offers the detailed characteristics of their users' demands of these mechanisms. Besides, it emphases user-demand-oriented archive information construction mechanism from the following perspectives, mechanism security and quality control, demand tracking,optimization, integration and sharing.

Users' Requirement; Archives Information; Information Construction; Mechanism

G 270.7

畢建新，男，1979年生，東南大學(xué)科研院基礎(chǔ)研究與國(guó)際合作辦公室副主任，博士研究生，講師，研究方向：信息資源管理；鄭建明，男，1960年生，南京大學(xué)信息管理學(xué)院教授，博士生導(dǎo)師，研究方向：信息資源管理、圖書館學(xué)。