許曉麗

【摘 要】基層單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案工作向信息化的邁進(jìn)的重要一步，是當(dāng)前檔案工作的重中之重。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，要加強(qiáng)硬件設(shè)備投入、規(guī)范公文制發(fā)、嚴(yán)格立卷歸檔、提高檔案人員素質(zhì)，不僅統(tǒng)一檔案流程，，還可為各項(xiàng)工作提高更加有效的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化的快速發(fā)展，各項(xiàng)事業(yè)和工作對(duì)檔案管理工作提出的要求越來(lái)越高，任務(wù)越來(lái)越重。面對(duì)新時(shí)期、新任務(wù)，基層單位怎樣做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作向信息化的邁進(jìn)的重要一步，是當(dāng)前檔案工作的重中之重。

一、基層單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）近年來(lái)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)逐步提高，為開(kāi)展檔案工作提供了必要的設(shè)施、設(shè)備，但與檔案規(guī)范化管理還有一定的差距。奎屯市住建局自2001年成立檔案室以來(lái)，配備了檔案柜、電腦、防磁柜，加濕器等設(shè)備，但蝕刻設(shè)計(jì)仍然不能達(dá)到檔案專(zhuān)用館房的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的相關(guān)制度，落實(shí)還不到位。

（二）公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。目前，在基層單位還存在公文制發(fā)不規(guī)范的現(xiàn)象，奎屯市住建局自2001年完成檔案二級(jí)達(dá)標(biāo)之后，開(kāi)始使用規(guī)范的公文撰制單，但由于機(jī)關(guān)工作人員變動(dòng)較快，很多新進(jìn)機(jī)關(guān)的工作人員對(duì)公文撰制的使用還不規(guī)范，存在排版格式不正確、簽發(fā)手續(xù)不完善、筆種紙張不符合要求等現(xiàn)象。這給文書(shū)檔案工作帶來(lái)了很大患隱。

（三）對(duì)“以我為主”的立卷歸檔原則還存在模糊認(rèn)識(shí)

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。但在實(shí)際工作中，一些檔案管理人員對(duì)這一原則的認(rèn)識(shí)還不夠全面，存在刻板、教條、片面的認(rèn)識(shí)，不注重檔案的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)單位業(yè)務(wù)職責(zé)了解不全面，導(dǎo)致一些重要的、有參考價(jià)值的文件，沒(méi)能及時(shí)歸檔，給日后提供利用帶來(lái)了不必要的麻煩。

（四）檔案工作者的素質(zhì)參差不齊

檔案工作往往被放辦公室各項(xiàng)工作的末端，檔案工作者也經(jīng)常被安排一些“老弱病殘”帶有照顧性的崗位上，這些都不利于檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)展，也給檔案事業(yè)的健康發(fā)展帶來(lái)了一定影響。

二、解決的措施和辦法

（一）奎屯市住建局作為一個(gè)基層單位，檔案種類(lèi)繁多，形式各異，有日常的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范管理，就必須建立切實(shí)可行的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)硬件建設(shè)，在新建辦公室樓時(shí)應(yīng)該按檔案館館房設(shè)計(jì)規(guī)范，進(jìn)行設(shè)計(jì)建設(shè)，并配備相應(yīng)的配套設(shè)施，為檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提高硬件支持。其次，要完善工作機(jī)制，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和督促，指定專(zhuān)人管理檔案，并在業(yè)務(wù)科室設(shè)立兼職檔案員，以便對(duì)各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后，要嚴(yán)格借閱登記手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失，同時(shí)，要注重開(kāi)展檔案提供利用的總結(jié)，對(duì)今后提供利用工作提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。

（二）為解決公文制發(fā)不規(guī)范的問(wèn)題，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

（三）堅(jiān)持“以我為主”的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的全面認(rèn)識(shí)，提高檔案工作效果。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡脑瓌t，要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)件內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（四）在當(dāng)今檔案工作不斷發(fā)展的過(guò)程中，基層檔案工作人員的素質(zhì)亟待提高。一是要提高檔案工作人員的政治素質(zhì)，堅(jiān)持把政治素質(zhì)高、政治敏銳性強(qiáng)、政治鑒別力高的人員放在檔案管理崗位上，提高政治安全性。要樹(shù)立正確的世界觀、價(jià)值觀，恪守檔案工作紀(jì)委，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密，熱愛(ài)檔案工作。二是要提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案工作人員應(yīng)具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還要學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的法律法規(guī)、文化理論知識(shí)，更要加強(qiáng)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，為今后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)階段檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過(guò)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，不僅能統(tǒng)一檔案流程，同時(shí)，通過(guò)規(guī)范管理，可以為各項(xiàng)工作提高更加有效的服務(wù)，提高工作效率，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《黑河學(xué)刊》2006年3月總第122期，第2期.