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施工企業(yè)的內(nèi)部控制是施工企業(yè)為了達到經(jīng)營管理目標而制定和實施的有關(guān)控制制度和控制措施。施工企業(yè)內(nèi)部控制的目標主要是要保證各項交易的會計記錄真實可靠,各項業(yè)務都經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)并遵守有關(guān)法律法規(guī),旨在提高經(jīng)營管理的效率和效果。
內(nèi)部控制體系有著固有的松散性,與其他行業(yè)相比其先天缺陷主要表現(xiàn)在:
施工企業(yè)的施工項目較多,而且散布在不同地點,對資金管控水平的要求非常高。施工企業(yè)為了強化對資金的控制,普遍采取資金集中管理的辦法,這樣可以強化對資金的集約化使用,但又必須要權(quán)衡基層對資金的需求。這種管理辦法雖然對大額資金控制較好,但對小額資金的監(jiān)控則要差很多。另一方面由于信息溝通不及時,資金使用授權(quán)方面風險很高,資金鏈的各個環(huán)節(jié)都容易出現(xiàn)漏洞。加之施工項目資金回收周期長,過程復雜,資金參與方信用意識差,資金占用時間長,資金的內(nèi)部控制難度很大。
施工企業(yè)項目多,每個項目都自成體系,各部門人員不可能配備齊全,這樣就導致了內(nèi)控崗位設置不全,各部門人員配備不齊,不相容業(yè)務識別不清、執(zhí)行不力,內(nèi)部牽制制度不完善。加之人員素質(zhì)參差不齊,一人身兼數(shù)職,是施工企業(yè)項目普遍存在的問題,這樣很容易在控制活動的要素上出現(xiàn)漏洞。
由于施工企業(yè)的各個項目遠離本部,各個施工項目情況各不相同,項目經(jīng)理部的管理理念不同,運營風格也不相同,項目組織機構(gòu)不健全,職責不明確,各部門之間配合不協(xié)調(diào),基礎工作薄弱,核算方法不健全,誠信和道德行為不規(guī)范等都削弱了內(nèi)部控制體系。
由于項目與本部距離較遠,財務信息如何安全、及時傳遞是施工企業(yè)面臨的難題。而且由于采用電子化信息傳遞,信息的授權(quán)存在較大的風險。在信息處理系統(tǒng)中,施工企業(yè)的會計紀錄生成、記錄、處理、必要的更正、結(jié)轉(zhuǎn)至總賬以及在財務報表中報告的程序會由于未能正確處理和記錄,或者受到人為干預,存在其特定的風險。
控制工作做好
施工企業(yè)普遍存在所有權(quán)結(jié)構(gòu)單一,責權(quán)利不明,企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)不完善,內(nèi)部人控制現(xiàn)象嚴重等問題。為了讓會計有相對獨立的地位,施工企業(yè)要結(jié)合本企業(yè)實際情況和特點,實行項目委派會計制度。這樣能強化對項目的財務監(jiān)督和管理,將事后監(jiān)督變?yōu)槭虑邦A防、事中控制,有效地防止信息不對稱和內(nèi)部人控制問題的發(fā)生。
施工企業(yè)的行業(yè)特點決定了施工企業(yè)資金使用相對分散,項目財務管理水平參差不齊,內(nèi)控崗位設置不全,不相容業(yè)務識別不清、執(zhí)行不力,內(nèi)部牽制制度不能發(fā)揮作用。尤其在材料采購、倉儲、成本核算等環(huán)節(jié)的不相容現(xiàn)象突出,會計信息時效性差。建立財務信息化核算系統(tǒng)后,可以實現(xiàn)多維管控目標:資源共享,上級可以共享各下級核算單位之間的財務數(shù)據(jù),便于及時監(jiān)控。數(shù)據(jù)實時傳遞,項目部財務數(shù)據(jù)可以實時傳遞到上級單位,增強時效性。數(shù)據(jù)集中存儲,數(shù)據(jù)集中儲存于集團公司,減少數(shù)據(jù)丟失損壞風險。資金集約化管理,監(jiān)督資金流向,提高資金使用效率。通過財務信息化核算系統(tǒng)和資金集中管理模式實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的集中、及時、統(tǒng)一與規(guī)范,最終實現(xiàn)提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平。
要建立內(nèi)部審計制度,監(jiān)督子公司及項目部財務工作,將內(nèi)部監(jiān)督常態(tài)化,對項目部不僅要事后審計,而且要做到事中審計,事前策劃,這樣才能保證會計資料真實、合法、完整,避免和防止會計處理中發(fā)生差錯及營私舞弊行為。
為了保證企業(yè)內(nèi)控制度的有效實施,并使之不斷完善,管理層需要經(jīng)常對內(nèi)部控制各要素進行了解,以便及時發(fā)現(xiàn)漏洞并采取措施。要注意識別容易發(fā)生問題的風險點并要確定是否遺漏了必要的控制。在了解內(nèi)控的執(zhí)行情況以后,要對內(nèi)控的執(zhí)行進行評估,以判斷內(nèi)控制度是否有效。
要推進項目審計工作,落實獎懲機制和項目評價制度,對于嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的部門和個人,應給予適當?shù)莫剟?,反之則進行處罰,以提高項目管理人員的積極性,進而提高企業(yè)的內(nèi)控水平。通過施工過程中的嚴查嚴管和嚴控,促進各項管理工作規(guī)范化運作,查堵漏洞,降低項目成本,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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