摘 要：檔案一直是人們生活必須的，雖然其存在和使用方式并不為一般人所熟知，但是卻實(shí)實(shí)在在的關(guān)系到人們的日常生活。一份檔案記錄著一個人一生的始末，或者一個地區(qū)幾十年的發(fā)展歷程。對于重視傳統(tǒng)和歷史的中國人來說，檔案的重要性不言而喻。隨著時間的推移和社會的發(fā)展，檔案的呈現(xiàn)形式從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)為電子形式。電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了方便，但也存在一些問題。本文就紙質(zhì)檔案和電子檔案在存檔方式、存檔時間和空間、存檔特殊性和存檔意義四個方面對這兩種檔案進(jìn)行比較研究，以期為檔案管理工作提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；精準(zhǔn)度；存留時間

檔案的存在的歷史可以追溯到王朝制度開始之時。自人們創(chuàng)造文字之時，檔案也隨之存在了，古時候的檔案大多以“志”“考”的形式存在于歷史典籍之中，因為記錄于竹簡、絲帛或紙張上，歷經(jīng)歲月，有很多遺失[1]。隨著第三次可以革命的到來，檔案的存在方式也得到了創(chuàng)新，電子檔案的出現(xiàn)，為創(chuàng)建和管理檔案提供了新的方式?，F(xiàn)在檔案管理工作人員接觸的主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，其中的異同，值得我們探究。

1 檔案的簡介

1.1 檔案的定義

檔案存在歷史已久，其含義不言而明，是直接形成的歷史記錄。因為其“直接形成”的內(nèi)涵，即表明檔案文件是原始的，而其“歷史記錄”的闡述，即說明檔案是能夠闡述事實(shí)真實(shí)情況的原始文獻(xiàn)，因此檔案和圖書情報、文物等是不同的。

1.2 檔案的作用

檔案的形成者是由社會各個群體組成的，其中包括官方和半官方機(jī)構(gòu)，也包括自由組織和個人、家庭及家族等。因為檔案是建立在其他真實(shí)的資料基礎(chǔ)上的，這些資料包括語言、文字、圖像等。因此，檔案的最主要作用，是其對真實(shí)歷史的承載[2]。

1.3 檔案的價值

檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類活動的產(chǎn)物，是人類精神文明的一部分，它既有現(xiàn)實(shí)價值，又有歷史價值。檔案的現(xiàn)實(shí)價值體現(xiàn)在它的現(xiàn)實(shí)作用上，即檔案可以作為解釋某事或某狀態(tài)發(fā)生的依據(jù)，而其歷史價值體現(xiàn)在它的回溯作用上，即檔案能夠用來進(jìn)行歷史研究，以便人們總結(jié)過去事件的經(jīng)驗和教訓(xùn)?，F(xiàn)實(shí)作用和回溯作用相輔相成，建構(gòu)了檔案的價值體系。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)系

檔案的呈現(xiàn)方式有很多種，但總結(jié)來說分為紙質(zhì)和電子兩大類。紙質(zhì)檔案不言而明，是以文字方式或者圖片方式記錄上紙張上的信息的體現(xiàn)，而電子檔案則包含很多，傳統(tǒng)的電子檔案有錄音、錄像等，現(xiàn)在，電子檔案也包括在互聯(lián)網(wǎng)上建立的信息。紙質(zhì)和電子檔案雖然呈現(xiàn)方式不同，但存在內(nèi)在聯(lián)系[3]。

2.1 記錄內(nèi)容的傳承性

無論是紙質(zhì)還是電子檔案，都秉承著檔案的特點(diǎn)，即對歷史直接的記錄。在記錄內(nèi)容方面，無論是書寫在紙上還是錄在磁帶、光盤或是以音頻格式記錄上電腦上的資料，都是當(dāng)時發(fā)生的事件的真實(shí)體現(xiàn)。例如法庭上一名證人的證詞，無論是在紙質(zhì)檔案上還是電子檔案上，其內(nèi)容都應(yīng)該是一樣的，而且，技術(shù)上來講，可以實(shí)現(xiàn)紙筆記錄和錄音方式的互相轉(zhuǎn)移。因此說，紙質(zhì)檔案和電子檔案是記錄方式不同的，但是內(nèi)容相同的檔案建立方法，在記錄內(nèi)容上，是有傳承性質(zhì)的。

2.2 記錄作用的一致性

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其存在的作用是一致的，都體現(xiàn)著檔案的現(xiàn)實(shí)價值和回溯價值，這是由檔案本省的特征決定的。紙質(zhì)檔案更為直觀，可以直接由人眼直接獲取所得信息，電子檔案更加豐富，可以提供給人們更細(xì)節(jié)的信息。但是兩種檔案的作用都是記錄真實(shí)發(fā)生的事件，對閱讀檔案的人來說，其可研究和可取證、可鑒定的價值是相同的[4]。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案與電子檔案雖然都記錄真實(shí)歷史的方式，其本質(zhì)并無差別，但在記錄方式、記錄時空上和保存方式上是有區(qū)別的。

3.1 記錄方式上的區(qū)別

記錄方式是紙質(zhì)與電子檔案最明顯的區(qū)別。紙質(zhì)檔案是記錄在紙張上的信息。無論其以文字、符號或者圖像方式呈現(xiàn)信息，這些信息都是在紙張上被保留的。紙張是紙質(zhì)檔案存在的唯一載體，紙質(zhì)檔案被閱讀的方式也只有一種[5]。電子檔案的形式有很多，如影像資料和編碼程序等。因此電子檔案的載體和閱讀方式也有多種。人們在進(jìn)行記錄和使用這些檔案的時候，需要用到多種設(shè)備才能夠完成。

3.2 記錄時空上的區(qū)別

紙質(zhì)與電子檔案還存在著記錄時空上的區(qū)別。紙質(zhì)檔案可以形成在事情產(chǎn)生和發(fā)展的當(dāng)時，也可以在事情發(fā)生之后，由當(dāng)事人或者旁觀者根據(jù)事實(shí)整理得到。因此可以說紙質(zhì)檔案有記錄的延遲性，即使當(dāng)場記錄的口述筆錄，也不可能與事件發(fā)生同時進(jìn)行。而電子檔案卻能夠在事情發(fā)生的當(dāng)下進(jìn)行記錄，電子檔案的形成過程與事情發(fā)展可以是同步的，這是兩種檔案形式的最主要區(qū)別。

3.3 保存方式上的區(qū)別

另外，紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存方式不同。由于信息的載體不同，兩種檔案被要求以截然不同的方式存放，以便于人們查閱。除了普遍意義上的外圍防護(hù)和豹紋、隔熱、防潮、放水、避免紫外線和其他污染破壞檔案之外，紙質(zhì)檔案一般還要求一定的溫度與濕度，而電子檔案則要求要遠(yuǎn)離一定的輻射源，以免數(shù)據(jù)丟失。另外，紙質(zhì)檔案與電子檔案的保管方式有很大區(qū)別：紙質(zhì)檔案是實(shí)體存在的，只要防止實(shí)體泄露即可，而i案子檔案因為有保存在網(wǎng)絡(luò)上和計算機(jī)上的可能，因此除了預(yù)防實(shí)體泄露之外，還要注意防止病毒、和其他方式的數(shù)據(jù)泄露。

4 結(jié)語

由以上闡述，我們可以看出，紙質(zhì)檔案和電子檔案都是歷史事實(shí)的記錄方式，其價值和作用是一樣的，但在記錄方式、記錄時空與保存方式上存在很大的區(qū)別，如何收集和記錄有效信息建立檔案和對不同類型的檔案進(jìn)行存放和管理，是檔案工作人員工作中的重點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡錦濤同志在會見出席全國檔案工作表彰會代表時的講話.

[2]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃.

[3]李伯富.從檔案行政執(zhí)法檢查看中央、國家機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展[J].中國檔案，2001，（11）：24.

[4]王學(xué)禮.加緊檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，確保檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展[J].中國檔案，2001，（10）：4.

[5]張曉嫻.信息時代高校檔案信息服務(wù)的思考[J].學(xué)校檔案，2003，（1）：15

作者簡介

冉緋（1966-），男，重慶江津人，重慶港務(wù)物流集團(tuán)有限公司果園港埠公司檔案室。