文／楊春玲 常曉潔 厲曉華

知識(shí)工作者在處理工作相關(guān)的文檔時(shí)，所參考的資源中，有41.6%來(lái)自于郵箱，這從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明：郵箱是知識(shí)工作者維護(hù)個(gè)人文檔資源庫(kù)的重要平臺(tái)，從更便捷的個(gè)人信息管理的角度分析郵件系統(tǒng)升級(jí)能夠明顯提高師生效率。

升級(jí)背景

校園網(wǎng)郵件系統(tǒng)的郵件服務(wù)器架設(shè)在校園網(wǎng)內(nèi)，是校內(nèi)師生對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通聯(lián)系的信息交換平臺(tái)，一般郵件地址和學(xué)校域名一致。因?yàn)槠浼茉O(shè)在校園網(wǎng)內(nèi)，具有較好的可管理性，因?yàn)槠溆脩魹閷W(xué)校師生，是師生個(gè)人信息管理的重要工具，所以郵件服務(wù)的升級(jí)惠及全校師生。

郵件服務(wù)是相對(duì)成熟的技術(shù)服務(wù)，是常用的也是主要的個(gè)人信息管理媒介。然而關(guān)于校園網(wǎng)郵件系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和可以參考的標(biāo)準(zhǔn)并不多。中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會(huì)于2004年出臺(tái)了“中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會(huì)互聯(lián)網(wǎng)公共電子郵件服務(wù)規(guī)范”，2012年出臺(tái)“電子郵件服務(wù)指南V1.1”，用于規(guī)范公共電子郵件服務(wù)。然而這并非針對(duì)高校，據(jù)我們所知，高校郵件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，多是因需而定。我們從更便捷的個(gè)人信息管理的角度分析郵件系統(tǒng)升級(jí)能夠明顯提高師生效率。

郵件功能分析

郵件服務(wù)，是校園網(wǎng)基礎(chǔ)服務(wù)，與校園師生關(guān)系密切，作為個(gè)人交往的主要聯(lián)系方式，郵件地址和電話號(hào)碼一樣被列在個(gè)人主頁(yè)上、印在名片上。我們隨機(jī)調(diào)查了清華大學(xué)、北京大學(xué)、浙江大學(xué)各20名教授的個(gè)人主頁(yè)，發(fā)現(xiàn)他們主頁(yè)上的聯(lián)系方式所顯示的郵箱，如表1，幾乎全部是校園網(wǎng)郵箱。我們隨機(jī)抽查了50篇浙江大學(xué)2013年2月份發(fā)表的SCI論文，發(fā)現(xiàn)在作者的電子郵箱類(lèi)型中，校園網(wǎng)郵箱占了62%的比例，如表2所示。我們隨機(jī)調(diào)研了8個(gè)校園網(wǎng)郵箱的使用情況，發(fā)現(xiàn)50%的郵箱郵件數(shù)量超過(guò)500封，說(shuō)明50%的師生喜歡把資源存放在郵箱內(nèi)，以方便后期管理查詢。據(jù)Carlos Jensen等研究，知識(shí)工作者在處理工作相關(guān)的文檔時(shí)，所參考的資源中，有41.6%來(lái)自于郵箱，這從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明郵箱，是知識(shí)工作者維護(hù)個(gè)人文檔資源庫(kù)的重要平臺(tái)。

郵箱是知識(shí)工作者維護(hù)個(gè)人文檔資源庫(kù)的重要平臺(tái)。

表1 三大高校主頁(yè)上的郵箱統(tǒng)計(jì)

由表1、表2可知，校園網(wǎng)郵箱是高校師生聯(lián)系的重要媒介，是師生工作的一塊虛擬陣地。校園網(wǎng)郵箱服務(wù)和在校師生個(gè)人密切相關(guān)。由表3可知，大多數(shù)人已經(jīng)習(xí)慣于把工作來(lái)往信件放在郵箱內(nèi)，便捷的信件管理可以為師生節(jié)約腦力體力。于是我們考慮升級(jí)校園網(wǎng)郵件服務(wù)系統(tǒng)，優(yōu)化師生的閱讀體驗(yàn)，提高師生收信發(fā)信讀信管信效率，保障師生收信發(fā)信安全。

綜上所述，從應(yīng)用的角度來(lái)講，郵件系統(tǒng)有三個(gè)職能，第一，能夠順利收發(fā)郵件；第二，聯(lián)系人管理，要能夠有效組織管理聯(lián)系人；第三，作為工作平臺(tái)，能夠方便地閱讀、查找、管理郵件。

表2 浙江大學(xué)2月份發(fā)表的SCI論文的作者的郵箱類(lèi)別

表3 郵箱使用狀況

表4 升級(jí)前后對(duì)比

升級(jí)對(duì)比

主要升級(jí)點(diǎn)

針對(duì)順利收發(fā)郵件，我們提高了附件大小限額，由原來(lái)的30M提升到一般附件50M，并支持1G超大附件上傳。這是因?yàn)楫?dāng)前工作過(guò)程中需傳遞的文件已經(jīng)不再是單獨(dú)的文本，還有多種媒體方式，比如一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目驗(yàn)收的PPT大概35M，原來(lái)郵件系統(tǒng)僅支持最大30M的附件，就不能通過(guò)校園網(wǎng)郵箱來(lái)發(fā)送了；一次專(zhuān)題會(huì)議的錄音材料為132M，就不能用傳統(tǒng)的郵件方式來(lái)傳遞，我們新增的超大附件功能可以提供1G的為期一周的中轉(zhuǎn)服務(wù)，以一種便捷的方式實(shí)現(xiàn)了信息的傳遞。為能夠順利收件，我們提高了垃圾郵件的過(guò)濾率，使得95.3%的垃圾郵件被過(guò)濾掉，減少了垃圾郵件對(duì)用戶的干擾。針對(duì)順利收發(fā)郵件，我們做的還有支持快速添加收信人，支持站內(nèi)未讀郵件召回，支持個(gè)性簽名檔，支持群發(fā)單顯，支持定時(shí)發(fā)信等，詳見(jiàn)表4。

針對(duì)郵箱的聯(lián)系人管理職能，郵件系統(tǒng)通常是用“地址薄”或者“通訊錄”來(lái)實(shí)現(xiàn)的。原郵件系統(tǒng)使用“地址薄”來(lái)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系人的管理，以記錄聯(lián)系人的郵箱地址為主，支持CSV格式的導(dǎo)入導(dǎo)出。新的系統(tǒng)使用“個(gè)人通訊錄”來(lái)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系人的管理，同時(shí)支持CSV和VCF格式的導(dǎo)入導(dǎo)出。VCF格式的文件是移動(dòng)設(shè)備，如Android系統(tǒng)的手機(jī)、平板，IOS系統(tǒng)的手機(jī)平板等通訊錄導(dǎo)入導(dǎo)出的標(biāo)準(zhǔn)格式。增加對(duì)VCF文件的支持，減少了師生在不同設(shè)備間同步通訊錄的麻煩。新系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別新收信人，提示添加到通訊錄。另外新的系統(tǒng)優(yōu)化了聯(lián)系人分組管理。

針對(duì)工作平臺(tái)職能，我們的一個(gè)重要升級(jí)是由原來(lái)的單標(biāo)簽顯示變?yōu)槎鄻?biāo)簽顯示。我們跟蹤了7個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收PPT產(chǎn)生過(guò)程中郵件往來(lái)的過(guò)程，抽象出圖1的模型。通常一個(gè)項(xiàng)目由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人總體負(fù)責(zé)，圖中假設(shè)負(fù)責(zé)人為P，分設(shè)若干小組完成不同的模塊，這里假設(shè)分為三個(gè)小組，小組長(zhǎng)分別為A，B，C。如果P需要準(zhǔn)備項(xiàng)目驗(yàn)收PPT，他通常先將PPT大綱P0分發(fā)給A，B，C，各小組長(zhǎng)分頭完美P0，分別形成A0，B0，C0文件，回復(fù)給P，P將P0， A0， B0， C0 整合為P1，分發(fā)出去，A，B，C針對(duì)P1做出各自的修訂A1，B1，C回復(fù)給P，P最終形成的項(xiàng)目驗(yàn)收PPT稿件PF。在P，A，B，C完成任務(wù)的過(guò)程中，不時(shí)要參考以前的郵件，舊的系統(tǒng)需要打開(kāi)多個(gè)郵件窗口，不同窗口間的切換費(fèi)時(shí)費(fèi)力，會(huì)影響到他們的工作效率。我們現(xiàn)在采用的多標(biāo)簽顯示，能夠讓不同的任務(wù)在同一個(gè)窗口顯示，從而提高了工作效率。針對(duì)工作平臺(tái)職能，我們做的升級(jí)還有能夠支持IPv6，對(duì)移動(dòng)終端更友好等，詳見(jiàn)表4。

圖1 某項(xiàng)目驗(yàn)收PPT的產(chǎn)生過(guò)程

表5 部分高校教師郵箱現(xiàn)狀

升級(jí)影響

我校郵件系統(tǒng)用戶數(shù)為19萬(wàn)，每天平均收73.6萬(wàn)封郵件，平均每人收3.87封，收件讀信操作與舊系統(tǒng)相比，可為每個(gè)用戶節(jié)省4秒，共為用戶節(jié)省76萬(wàn)秒；發(fā)44.3萬(wàn)封郵件，平均每人發(fā)出2.33封郵件，平均為每個(gè)用戶節(jié)約5秒，共為用戶節(jié)省95萬(wàn)秒。從收發(fā)信的角度，共為用戶節(jié)省182.6萬(wàn)秒，約507.2小時(shí)；每天拒收垃圾郵件的成功率比原系統(tǒng)提升了8.3%，與原系統(tǒng)相比，每天少給用戶發(fā)5.8萬(wàn)封垃圾郵件，如果用戶處理一個(gè)垃圾郵件需要2個(gè)操作，一個(gè)操作用時(shí)1秒，共為用戶節(jié)省11.6萬(wàn)秒。從工作平臺(tái)的角度，新系統(tǒng)帶來(lái)的效率提升難以估算，用戶不再受設(shè)備和所處網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型的限制，更便捷更自由地使用郵箱。

部分高校郵箱現(xiàn)狀

通過(guò)升級(jí)浙江大學(xué)郵件系統(tǒng)，提升了師生的讀信體驗(yàn)，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯(lián)系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此我們認(rèn)為，升級(jí)郵件系統(tǒng)，是提升高校軟實(shí)力的一種間接方式。我們調(diào)查了上海交通大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、南京大學(xué)和清華大學(xué)面向老師的郵箱服務(wù)現(xiàn)狀，如表5所示。從表5可知，郵件作為個(gè)人虛擬平臺(tái)的職能還沒(méi)有得到足夠的重視，大容量傳遞附件的支持率也不高。

高校是一個(gè)特殊的社會(huì)單位，信息資源是高校重要的生產(chǎn)力資源，保障信息交流的通暢，是提高學(xué)校協(xié)同創(chuàng)新的必要措施，郵件系統(tǒng)的升級(jí)，是保障信息交流的一個(gè)手段。郵件系統(tǒng)升級(jí)，僅涉及硬件、技術(shù)和人力的投入，這些投入是可控可操作的。對(duì)于我國(guó)高校而言，是提高學(xué)校生產(chǎn)力，長(zhǎng)遠(yuǎn)地看，提高學(xué)校軟實(shí)力的一個(gè)抓手。

通過(guò)升級(jí)浙江大學(xué)郵件系統(tǒng)，提升了我校師生的讀信體驗(yàn)，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯(lián)系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此可以認(rèn)為，升級(jí)郵件系統(tǒng)，是提升高校軟實(shí)力的一種間接方式，我們還希望在容量存儲(chǔ)，日程管理等方面做進(jìn)一步的優(yōu)化。在調(diào)查了國(guó)內(nèi)別的高校的郵箱現(xiàn)狀后，發(fā)現(xiàn)部分高校的郵箱系統(tǒng)有升級(jí)的余地，因此可以認(rèn)為提升郵件服務(wù)的易用性易管性和安全性，能夠改善師生每天的工作效率，是我國(guó)高校提升軟實(shí)力的一個(gè)可操作的抓手。