葛旸

【摘 要】隨著網絡信息時代的到來，電子檔案管理的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)，能夠更加適應當今時代的檔案管理工作，加強對電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。

【關鍵詞】電子檔案；檔案管理；優(yōu)越性；利用方法；管理制度

1.電子檔案的優(yōu)越性

在檔案存儲和歸檔工作上，電子檔案極大地提高了統(tǒng)計、分析、歸檔等的速度?，F(xiàn)今社會是信息的、網絡的快捷式生活節(jié)奏。信息獲取和處理的速度體現(xiàn)出了其自身在當今社會的競爭水平和生存能力。電子檔案是將文檔使用掃描形式錄入電腦，避免了人工抄錄錯誤的幾率，即使是人工輸入，電子檔案的信息材料修改起來也非常方便，如果采用專業(yè)的高技術系統(tǒng)，還能自得識別相關錯誤信息，可使其得到及時修正。檔案管理工作實行微機化工作方式后，就可以按“件”進行方便快捷的整理歸檔。由于進行隨機管檔，就可進行隨時整理立卷。通過計算機編碼排序后，只要按照電腦呈現(xiàn)的秩序編排，就能清晰地現(xiàn)實文檔歸置位置，省去了人工費時費力的編排工作。同時，電子檔案的存儲更為穩(wěn)定，可采用光盤、U盤、硬盤、存儲卡等載體進行存儲，其受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，且儲存時間長和信息存儲量大大超過了其他介質，具有很強的穩(wěn)定性。

在檔案信息應用上，使用電子檔案，利用信息化手段，可以很好地實現(xiàn)檔案的體系管理，實現(xiàn)充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時，由于采用了信息、網絡傳輸?shù)燃夹g，使得電子檔案能根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，更加有利于檔案的管理和調度，極大發(fā)揮了占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點。電子檔案使檔案在現(xiàn)實應用中實現(xiàn)了網絡化、遠程化的自動化操作，加快了信息檢索速度，促進了文檔信息的交流和共享。在知識經濟高速發(fā)展的形式下，現(xiàn)代網絡環(huán)境不僅為歸檔提供了方便有效的工作方式，并且對信息利用的快速途徑也起到了一定的促進作用，廢除了立卷歸檔與檢索查找的繁瑣工作，改變了繁瑣低效率的工作強度，歸檔質量和檢索速度也產生了本質的變化。在傳統(tǒng)的工作形式下，各單位、各部門相互間都是靠紙來傳輸信息，以計算機為載體的電子檔案管理系統(tǒng)，可以將各種檔案信息通過網絡傳送出去，不論身在何地都能及時閱覽到相關信息。

在檔案管理模式上，電子檔案在以電子信息技術為支撐的數(shù)字化管理模式下，文檔的規(guī)范性和科學性進一步提高。

傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔，可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積。微機管理省時省力，可以給工作人員充分的時間去提高業(yè)務水平。微機管理更有利于文檔的保密，將整卷檔案內容改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸整卷檔案中其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

2.加強電子檔案管理制度

電子檔案的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理的流程，在內容、時間及順序等諸多方面發(fā)生了巨大的變化。由于電子檔案對軟硬件設備的依賴性更強，且更易更改、流失等特點，常常會使人們對電子檔案的信息真實性產生質疑，因為電子檔案信息的載體與存放地點均可以不固定，復制后真?zhèn)坞y辨，存在難以認定是否為“原件”的問題。因此，只有通過規(guī)范的管理制度使電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)得到有效約束，并在每個環(huán)節(jié)上采用制度與技術相結合的方式，切實避免信息失真的隱患，這樣既可以保證電子檔案的規(guī)范管理，又能維護電子檔案信息的真實性與原始性，使人們對電子檔案產生信心。然而，傳統(tǒng)管理制度已無法適應電子檔案文件的管理，必須結合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套完善、健全和科學的電子檔案管理制度。

2.1電子檔案的形成制度要進一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

2.2電子檔案要執(zhí)行更為科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯(lián)的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規(guī)定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應以國家有關規(guī)定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺，確保了電子檔案在歸檔過程中的科學性和規(guī)范性。

2.3建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

2.4規(guī)范電子檔案的利用制度

在電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權限進行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

3.結語

檔案工作要緊跟時代步伐，電子檔案是新生事物，也是社會潮流的產物，迎合了信息時代的信息豐富、傳遞迅速的社會特點，我們要全力以赴采取多種措施管理好電子檔案，利用好電子檔案，使其更好的為我們工作、學習、生活服務。

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