熊珊珊

摘 要：信息時(shí)代以其諸多特性對(duì)高校檔案工作提出了多重挑戰(zhàn)，高校檔案部門應(yīng)從以下六個(gè)方面積極應(yīng)對(duì)：1、館藏優(yōu)化；2、開展檔案利用情況分析研究；3、開展現(xiàn)行文件服務(wù)；4、加快檔案信息化建設(shè)；5、重視開展檔案編研工作；6、現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校；檔案管理

一、信息時(shí)代的特征

1、 信息量劇增：隨著科學(xué)的進(jìn)步，社會(huì)文明的發(fā)展，人類各種生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)與日俱增，各類信息量呈幾何數(shù)級(jí)增加，知識(shí)爆炸，信息爆炸。

2、 信息傳遞迅速：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和各種傳媒的日漸豐富，信息的傳播打破物理空間上的有形界限，變得更加迅速、

便捷。

3、 信息載體多樣化：信息載體多樣化，現(xiàn)代化，僅靠人腦記憶和紙媒記錄的傳統(tǒng)知識(shí)積累手段被徹底改變。

4、 信息管理現(xiàn)代化：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息處理與傳遞的高度現(xiàn)代化，使得用智能化的管理系統(tǒng)來實(shí)施信息管理成為現(xiàn)實(shí)。

二、信息時(shí)代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的普及，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，其保管與利用方式對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了

挑戰(zhàn)。

2. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的傳遞利用不受時(shí)空限制，方便快捷，信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案利用方式提出了挑戰(zhàn)。

3、信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的存儲(chǔ)、處理、數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞，實(shí)現(xiàn)了分散于不同地區(qū)檔案信息資源的及時(shí)利用，資源共享，檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)技能、綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。

4、信息時(shí)代，各種檔案信息泥沙俱下，魚目混珠，嚴(yán)重影響了人們獲取有效信息的效率，信息的海量增長與開放共享對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作提出了挑戰(zhàn)。

三、信息時(shí)代如何做好高校檔案管理工作

1、館藏優(yōu)化策略

優(yōu)化館藏，即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價(jià)值鑒定，是優(yōu)化館藏的重要途徑。檔案價(jià)值鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵循“效益原則”，在決定檔案的去留和保管期限的長短時(shí)要從整體上把檔案的保管費(fèi)用即成本因素考慮進(jìn)去，力求以最小的成本保存最有價(jià)值的檔案。高校檔案部門應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作的開展，成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證有計(jì)劃、有步驟地開展此項(xiàng)工作，把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān)，以達(dá)到優(yōu)化館藏，方便利用的目的。

2、重視做好檔案查借閱登記和利用效果登記，并定期開展利用情況的分析研究

要堅(jiān)持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個(gè)檔案工作成果的一種反映，也是我們開展檔案收集工作的重要依據(jù)。在接待查閱利用時(shí)要多問，多記，登記的重點(diǎn)是利用檔案的內(nèi)容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門查閱的要登記，電話或來函查詢的也要登記。通過對(duì)檔案查借閱登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助我們掌握各門類檔案的利用情況，哪一類的檔案利用率比較高，哪一類的檔案基本沒有得到利用，哪一類檔案沒有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對(duì)整個(gè)檔案管理工作有所思考，相應(yīng)地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進(jìn)。

3、開展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過時(shí)的文件”，開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)，實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。開展現(xiàn)行文件服務(wù)一是可采用閱覽服務(wù)，即設(shè)置閱文室，提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù)，即以現(xiàn)行文件以及有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。高校開展現(xiàn)行文件服務(wù)，不僅拓展了檔案館（室）的社會(huì)服務(wù)功能，提升了檔案工作的社會(huì)影響力，而且可以有效提高檔案利用率，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。

4、加快檔案信息化建設(shè)步伐

加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作。當(dāng)今信息時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制，使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來講，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先要建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上，遵循優(yōu)先、實(shí)用原則對(duì)庫存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行選擇性的數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息，并逐步以此為依托，借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。

5、積極開展檔案編研工作

開展檔案編研工作是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用率的重要手段，可以增強(qiáng)檔案提供利用的針對(duì)性和主動(dòng)性。通過檔案編研資料，利用者可不必查閱分散在各個(gè)案卷中的大批檔案就能滿足自己的需要，即使是必須要利用檔案原件，編研資料也能夠提供較為系統(tǒng)的線索，在檔案利用服務(wù)中發(fā)揮雙重作用。因此，高校檔案工作者必須高度重視檔案編研工作，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量分散的信息按專題重新組合，為用戶提供更豐富、更全面系統(tǒng)的編研精品，使檔案信息的潛在效用得到充分發(fā)揮，更好為廣大用戶服務(wù)。

6、重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

一名優(yōu)秀的現(xiàn)代檔案工作者，必須具備高知識(shí)素質(zhì)，包括高文化素質(zhì)、高專業(yè)知識(shí)素質(zhì)、現(xiàn)代科學(xué)管理素質(zhì)及心理素質(zhì)以及高尚的職業(yè)道德素質(zhì)。特別在現(xiàn)代化技能方面，應(yīng)具有較強(qiáng)的信息素質(zhì)，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，了解檔案信息資源的分布、查找與發(fā)布情況，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具的使用，能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

當(dāng)前，專業(yè)檔案工作者中的“兩多”、“兩少”現(xiàn)象較為普遍，即低學(xué)歷者多，非檔案專業(yè)畢業(yè)者多、檔案專業(yè)畢業(yè)者少，懂信息管理技術(shù)者更少，并且現(xiàn)有的專職檔案人員由于缺乏知識(shí)更新的繼續(xù)教育，知識(shí)老化現(xiàn)象十分嚴(yán)重。因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)迫在眉睫。一、高校檔案部門應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、多層次地對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行新業(yè)務(wù)知識(shí)、新技術(shù)技能的培訓(xùn)，應(yīng)突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育。二、積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，引進(jìn)高科技及專業(yè)對(duì)口人才。三、要鼓勵(lì)員工自學(xué)現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能，在部門內(nèi)營造濃厚學(xué)習(xí)氛圍，多訂一些檔案專業(yè)雜志，定期組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)研討，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣。四、兄弟院校之間互相參觀，學(xué)習(xí)，加強(qiáng)同行間的學(xué)術(shù)、工作交流，相互促進(jìn)、相互提高。

參考文獻(xiàn)

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