王勝榮 王雅迪
(武鋼股份有限公司計(jì)財(cái)部 湖北 武漢:430083)
采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的源頭,構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營前端的“實(shí)物流”與“資金流”。制造企業(yè)的采購成本往往占總成本的比例較高,因此采購被視為低成本策略的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是企業(yè)贏取競爭優(yōu)勢的命門。采購業(yè)務(wù)中采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購物資定價(jià)及質(zhì)量檢測、采購方式、采購合同的訂立及管理、物資驗(yàn)收、付款制度及應(yīng)付賬款管理等,環(huán)環(huán)相扣,相輔相成,構(gòu)成了一條完整的采購鏈,共同影響著企業(yè)的采購成本和資金占用,對企業(yè)經(jīng)營效益起重要作用。采購流程雖不復(fù)雜,但每個(gè)環(huán)節(jié)都蘊(yùn)含著巨大風(fēng)險(xiǎn),稍有疏漏便極有可能造成資產(chǎn)流失、成本危機(jī)。由此看來,企業(yè)引入采購內(nèi)控管理理念并將嚴(yán)格的內(nèi)控管理制度運(yùn)用于采購的全流程,對優(yōu)化采購、降低采購成本及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。本文將主要以武漢鋼鐵股份有限公司為例,研究企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理。
采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范中的采購,是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。企業(yè)采購業(yè)務(wù)容易存在“五不”風(fēng)險(xiǎn),即采購需求或請購申請編制不合理、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購定價(jià)不合理、采購合同或框架協(xié)議訂立不當(dāng)、付款流程及賬務(wù)管理不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)內(nèi)控管理,審視現(xiàn)有采購流程的合理性、高效性能否跟上企業(yè)發(fā)展步伐,相關(guān)管理制度的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性能否為企業(yè)規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),由此確保采購物資高質(zhì)準(zhǔn)量按時(shí),與后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)高效銜接。本文將企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理要點(diǎn)歸納為以下五大方面:
無采購計(jì)劃或采購計(jì)劃編制不合理、都會(huì)造成后期采購行為偏差,給企業(yè)帶來高庫存量、高資金占用或保產(chǎn)困難等風(fēng)險(xiǎn)。因此企業(yè)應(yīng)建立完善的請購制度,統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃并納入預(yù)算管理,具體做法如下:
(1)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營或項(xiàng)目建設(shè)單位結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營需求,準(zhǔn)確、及時(shí)編制采購需求上報(bào)歸口管理部門,歸口管理部門結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)、采購物資庫存及在途情況,統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃;(2)授予歸口管理部門或?qū)I(yè)人員審批權(quán)限,對采購申請內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合理性嚴(yán)格審核;(3)將采購計(jì)劃的制定納入預(yù)算管理體系,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后,作為剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。
選擇供應(yīng)商,即確定采購渠道,正確的選擇對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營如虎添翼,若選擇不良供應(yīng)商,則可能出現(xiàn)舞弊行為,導(dǎo)致購買物資質(zhì)次價(jià)高,給采購成本添加無謂的砝碼。企業(yè)對于選則供應(yīng)商應(yīng)從以下三方面把握:
(1)創(chuàng)建系統(tǒng)的供應(yīng)商評估、準(zhǔn)入機(jī)制,對供應(yīng)商的供貨資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、質(zhì)保體系、物流配送、產(chǎn)品適配能力、企業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行全方位評估審查,與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)保協(xié)議;(2)企業(yè)選擇供應(yīng)商應(yīng)通過招標(biāo)競選等方法,以公平競爭、公正判斷為原則,優(yōu)勝劣汰;(3)建立完善的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),對供應(yīng)商質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格執(zhí)行率以及其供貨條件、信譽(yù)及經(jīng)營狀況等進(jìn)行考核評價(jià),形成淘汰制。
“高性價(jià)比”采購是企業(yè)采購部門孜孜不倦追求的永恒目標(biāo),合理制定采購價(jià)格起關(guān)鍵作用。錯(cuò)誤的定價(jià)方式或盲目定價(jià)、缺乏市場價(jià)格比對監(jiān)控,都會(huì)造成定價(jià)不合理,增加企業(yè)的成本負(fù)擔(dān)和資金損失。對此,應(yīng)從以下三方面予以內(nèi)控管理:
(1)建立有效的采購物資定價(jià)機(jī)制,選擇合適企業(yè)自身狀況的科學(xué)的定價(jià)方法,如長期協(xié)議定價(jià)法、招標(biāo)定價(jià)法、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等;(2)采購部門應(yīng)設(shè)置專業(yè)人員或機(jī)構(gòu)了解生產(chǎn)用大宗通用物資的成本構(gòu)成,并結(jié)合市場供求形勢、技術(shù)發(fā)展情況、市場調(diào)研結(jié)果等研究近期及全年價(jià)格變動(dòng)走勢,得出采購物資的參考價(jià)格,并結(jié)合相關(guān)定價(jià)方法確定采購最終執(zhí)行價(jià)[1]。建立一套系統(tǒng)的采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫,對市場供求形勢及價(jià)格變動(dòng)走勢進(jìn)行商情分析并合理利用;(3)有大宗物資采購的中大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立于價(jià)格制定機(jī)構(gòu)以外的監(jiān)督機(jī)構(gòu),保證競價(jià)公平、公正、透明的開展。
采購合同或框架協(xié)議的訂立意味著購買方與供應(yīng)商在目標(biāo)物資的交易價(jià)格、交易明細(xì)、交易方式等各條件及雙方權(quán)利和義務(wù)上達(dá)成一致,對后期實(shí)物交易起監(jiān)管作用。若訂立不當(dāng)可能會(huì)導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn),對企業(yè)的合法權(quán)益造成威脅。應(yīng)從以下三方面對該風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施管控:
(1)合同訂立前的評估階段:確保供應(yīng)商具有相關(guān)供貨資質(zhì)、信用狀況良好等;(2)合同訂立階段:以自愿、公平、雙贏為原則做好合同談判工作;細(xì)化合同條款,做到張弛有度;合同主體雙方按規(guī)定權(quán)限簽署并加蓋合同專業(yè)章,合同正式生效;(3)合同執(zhí)行和后評估階段:企業(yè)應(yīng)對合同實(shí)施有效監(jiān)控,定期分析、檢查及驗(yàn)收其履行情況,完善,健全合同管理制度。
合同執(zhí)行完成后,企業(yè)財(cái)務(wù)部門對計(jì)量單、質(zhì)檢單、驗(yàn)收單等原始憑證結(jié)合對應(yīng)合同或者框架協(xié)議審核無誤后,按約定形式向供應(yīng)商支付貨款,標(biāo)志該物資采購流程的完結(jié)。付款流程及應(yīng)付賬款管理不當(dāng)可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表失準(zhǔn)、企業(yè)資金損失或信用受損。相關(guān)內(nèi)控管理措施如下:
(1)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審查各項(xiàng)原始憑證的真實(shí)性、合法性和有效性,一旦發(fā)現(xiàn)異常,及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決,或拒結(jié)貨款;(2)應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定,結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況,確定合理的付款方式,并嚴(yán)格遵循合同條款約定?,F(xiàn)金短缺時(shí)可選擇銀行承兌匯票支付方式,現(xiàn)金充足時(shí)可選擇銀行轉(zhuǎn)賬支付方式,或現(xiàn)金與票據(jù)結(jié)合支付。付款方式應(yīng)在定價(jià)時(shí)予以區(qū)分,并在合同中明確;(3)應(yīng)付賬款及預(yù)付賬款的賬務(wù)處理應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí),切忌金額錄入錯(cuò)誤、掛賬單位混淆、遺漏沖抵預(yù)付款、拖延掛賬時(shí)間等人工失誤。定期與供應(yīng)商核對往來款項(xiàng)余額,防止錯(cuò)付現(xiàn)象的發(fā)生。
在近幾年鋼鐵行業(yè)一直處于低潮期,前景不明朗的形勢下,防范采購風(fēng)險(xiǎn)、減少采購成本顯得格外重要。作為年產(chǎn)鋼千萬噸以上的大型國有鋼鐵企業(yè),武漢鋼鐵股份有限公司需長期對外采購大量物資,隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和采購經(jīng)驗(yàn)累積,其采購方面內(nèi)控措施逐漸得到完善,值得借鑒,以下將從六個(gè)方面簡要介紹一下其內(nèi)控優(yōu)勢。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是制定采購計(jì)劃、消耗定額、簽訂合同的基礎(chǔ)。武鋼股份公司采購材料、備件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由主管部門根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合企業(yè)具體情況制定。對于初次使用的新材料,先組織試驗(yàn),得出基本數(shù)據(jù)后,符合要求的才能確定是否使用,并下達(dá)標(biāo)準(zhǔn)。
2.2.1 大宗原燃料的采購計(jì)劃內(nèi)控管理
2.2.2 輔材、備件的申購流程及內(nèi)控管理
武鋼股份公司采購輔材、備件有一套規(guī)范的申購流程:首先由用料單位提出請購計(jì)劃,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核后申報(bào),再由公司主管部門審核,最后采購部門實(shí)施采購,具體操作如圖2所示。
圖1 武鋼股份采購計(jì)劃內(nèi)控流程
圖2 武鋼股份輔材備件采購流程
對于確實(shí)需要調(diào)整的計(jì)劃,向公司主管部門提出計(jì)劃調(diào)整申請報(bào)告,闡述計(jì)劃執(zhí)行的具體情況、客觀因素變化情況及其影響程度,經(jīng)主管部門審核批準(zhǔn)后在ERP系統(tǒng)中重走上述采購流程,重大調(diào)整事項(xiàng)則需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對計(jì)劃的嚴(yán)格控制,旨在杜絕無效采購,減少資金占用。
武鋼股份公司建立了科學(xué)的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制和評價(jià)機(jī)制,并形成了供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),合理規(guī)避供應(yīng)商選擇不合理帶來的采購風(fēng)險(xiǎn)。
公司專門制定了相關(guān)物資采購供方管理辦法來規(guī)范對供應(yīng)商的選擇行為,具體供方準(zhǔn)入流程如圖3。
此外,為加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理,防范采購物資質(zhì)次價(jià)高的風(fēng)險(xiǎn),其采購部門設(shè)置了兩套管理機(jī)制——供方日常動(dòng)態(tài)管理及供方年度評價(jià),以保證及時(shí)全面對供應(yīng)商監(jiān)管。
對于供應(yīng)商資質(zhì)資料的管理,采購部門在供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)中設(shè)置自動(dòng)預(yù)警功能,在相關(guān)資質(zhì)資料失效期限前提示,以減少人為操作出現(xiàn)疏漏的可能性。
(1)武鋼股份采購部門設(shè)置了多個(gè)不同專職的科室對采購定價(jià)實(shí)行矩陣階梯式管理,展示出“縱向分工”和“橫向合作”的優(yōu)越性,從不同層面共同管控采購定價(jià),有效規(guī)避不合理定價(jià)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
公司設(shè)置商情部門,對經(jīng)營業(yè)務(wù)中涉及產(chǎn)品及服務(wù)的市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)研、商情研究并按“季度定價(jià)、月度調(diào)整”的基本原則,擬定公司整體性的采購價(jià)格及價(jià)格政策方案,規(guī)避采購定價(jià)與市場行情偏離的風(fēng)險(xiǎn);設(shè)置專業(yè)價(jià)格工作管理部門,對公司擬定采購價(jià)格及價(jià)格政策方案進(jìn)行審定,在定價(jià)管理中起決策性作用;設(shè)置采購監(jiān)督部門,對競價(jià)(即招標(biāo)、比價(jià))的價(jià)格形成過程合法、結(jié)果有效負(fù)責(zé)等。
12月25日晚間,三七互娛公告稱,代理董事長李衛(wèi)偉提議公司回購股份,回購資金總額不低于3億元,不超過6億元,回購價(jià)格不超過15元/股。若全額回購且按回購總金額上限和價(jià)格上限測算,預(yù)計(jì)可回購約4000萬股,回購比例約占公司總股本的1.88%。
(2)該公司采購價(jià)格定價(jià)管理遵循“兩不高于”原則(不高于市場,不高于行業(yè)),以高性價(jià)比采購、提高采購效率、降低采購成本為目標(biāo),規(guī)避不合理定價(jià)帶來的成本風(fēng)險(xiǎn)。
(1)設(shè)置完善的合同管理體系,規(guī)范各管理部門的合同管理權(quán)限,在相互合作和監(jiān)督的雙向作用下,合理控制風(fēng)險(xiǎn)見圖4。
(2)創(chuàng)建完整的采購合同審核方法及規(guī)范的審核流程,對風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生起二次防范作用。
圖4 武鋼股份的合同管理體系
公司對于采購合同審核有多項(xiàng)內(nèi)控管理要求:
①合同文本的相關(guān)條款必須符合《合同法》和武鋼內(nèi)部制定的《合同管理辦法》相關(guān)規(guī)定,合同中除基礎(chǔ)條款應(yīng)詳實(shí)明確外還應(yīng)包括合同標(biāo)的質(zhì)量等級的加扣款標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量問題的處罰標(biāo)準(zhǔn)、合同兌現(xiàn)率要求、質(zhì)保期和售后服務(wù)內(nèi)容、保險(xiǎn)條款等。
②對于特殊采購合同,由各專業(yè)部門與供應(yīng)商協(xié)商擬定合同文本,經(jīng)法律、財(cái)務(wù)部門和歸口管理部門對條款審查后方能確定文本。
③采購合同條款中產(chǎn)品的質(zhì)量技術(shù)交付標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司相關(guān)制度或文件規(guī)定,要選擇適用的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如無適用標(biāo)準(zhǔn),檢查是否有詳細(xì)的質(zhì)量技術(shù)文件和圖紙作為合同附件。
④對于需要進(jìn)行質(zhì)量或數(shù)量檢測后方能驗(yàn)收的物資,應(yīng)在合同中明確質(zhì)量和數(shù)量確定方式,必要時(shí)還應(yīng)明確質(zhì)量和數(shù)量的異議處理方式。
公司有一套規(guī)范的采購合同審核流程,并制定相關(guān)授權(quán)管理制度,具體規(guī)定對外簽署采購合同的權(quán)限,具體如圖5。
圖5 武鋼股份采購合同審核流程
(3)對采購合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理,形成動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)控制。武鋼股份公司做法:采購的物資必須送到規(guī)定的倉庫儲(chǔ)位,在規(guī)定地點(diǎn)計(jì)量,由專業(yè)質(zhì)檢部門抽樣檢驗(yàn),質(zhì)量合格才能正式入庫,不合格品則退貨或換貨。計(jì)量數(shù)據(jù)、質(zhì)檢報(bào)告、驗(yàn)收確認(rèn)均上拋ERP系統(tǒng)。對于外港口交貨的大宗原燃料,由國家商檢確認(rèn)數(shù)量及質(zhì)量,代管港口和公司采購部門聯(lián)合簽認(rèn),才能確認(rèn)驗(yàn)收,并在到廠后,由公司計(jì)量部門及質(zhì)檢部門進(jìn)行復(fù)驗(yàn),最后正式辦理入廠驗(yàn)收手續(xù)。
專業(yè)采購部門負(fù)責(zé)比對合同條款,跟蹤合同執(zhí)行情況,若出現(xiàn)影響保產(chǎn)的異常情況,及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并研究解決方案,保證采購物資供應(yīng)的時(shí)效性。發(fā)生重大物資供應(yīng)短缺時(shí)(危及保產(chǎn)),按公司要求實(shí)施緊急采購,并做好相關(guān)記錄。
2.6.1 完善的結(jié)算流程
結(jié)算付款是采購流程的最后環(huán)節(jié),是控制風(fēng)險(xiǎn)的重要關(guān)口。武鋼股份公司結(jié)算管控嚴(yán)格,結(jié)算人員首先要通過各種驗(yàn)收單據(jù)比對合同條款,檢查執(zhí)行情況,完全符合才能結(jié)算。重點(diǎn)比對各驗(yàn)收單上的送貨單位是否為合同主體;執(zhí)行時(shí)間是否在合同期內(nèi);數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求,超出合同規(guī)定范圍時(shí)要扣款準(zhǔn)確;若數(shù)量、質(zhì)量等達(dá)到不合格品范圍的則退回拒結(jié),等等;此外發(fā)票是否在認(rèn)證期內(nèi)也是必檢項(xiàng)目之一。單據(jù)一應(yīng)俱全后方可辦理結(jié)算。整個(gè)結(jié)算流程可用圖6歸納:
圖6 武鋼股份財(cái)務(wù)結(jié)算流程
另對于貨已驗(yàn)收但發(fā)票未收到的情況,財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉儲(chǔ)部門提供的到貨信息進(jìn)行應(yīng)付賬款暫估入賬,避免存貨管理上的賬實(shí)不符風(fēng)險(xiǎn)。
2.6.2 采取合理高效的支付方式
鑒于近年來鋼鐵行業(yè)形勢嚴(yán)峻,武鋼股份公司資金支配嚴(yán)格按照量入為出的原則,在公司資金平衡前提下,逐級審批后使用。該公司采購付款采取限定支付比例、票據(jù)和現(xiàn)款銀行轉(zhuǎn)賬配比支付等形式,層級設(shè)置明確、審批權(quán)限明晰。為保證公平,同質(zhì)同價(jià)相同付款條件,合同執(zhí)行中信譽(yù)優(yōu)良的給予一定的付款優(yōu)惠條件。財(cái)務(wù)部門按月集中安排付款計(jì)劃,逐級審批后執(zhí)行。對于領(lǐng)取票據(jù)的供貨商要求授權(quán)委托書、收據(jù)、領(lǐng)票人身份證等資料齊全方予辦理并當(dāng)場背書轉(zhuǎn)讓,有效防范資金危險(xiǎn)。
2.6.3 有效的往來賬務(wù)管理
武鋼股份財(cái)務(wù)部門執(zhí)行不定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng),并在年末審計(jì)時(shí)通過外部審計(jì)發(fā)送詢證函的方式統(tǒng)一進(jìn)行供應(yīng)商對賬。對于外部單位對賬有專門限定,對賬人員必須為該企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)員,對于非相關(guān)企業(yè)人員不提供任何賬務(wù)信息,防止他人利用相關(guān)掛賬信息辦理抵押貸款等影響武鋼利益的情況出現(xiàn);外部單位對賬必須先出具詢證函或?qū)Ψ綊熨~金額,財(cái)務(wù)部門方予以查詢辦理,做好賬務(wù)信息保密工作,防止外部單位瞞報(bào)掛賬信息,導(dǎo)致武鋼錯(cuò)過查找誤差時(shí)機(jī)、款項(xiàng)多付的風(fēng)險(xiǎn)。
2.6.4 采購計(jì)劃的控制與結(jié)算檢查的閉環(huán)管理
每月末財(cái)務(wù)部門匯總統(tǒng)計(jì)本月結(jié)算采購物資的品種、金額、數(shù)量、采購成本、對應(yīng)的合同、供應(yīng)商等信息,制作《原燃料結(jié)算明細(xì)表》,報(bào)公司生產(chǎn)部門、定價(jià)部門及公司主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)簽確認(rèn)。協(xié)助生產(chǎn)部門及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度,掌握采購計(jì)劃執(zhí)行情況,避免超額采購的情況出現(xiàn),形成采購的閉環(huán)管理。
企業(yè)內(nèi)控制度的健全程度反射企業(yè)管理水平的優(yōu)劣,這是經(jīng)無數(shù)國內(nèi)外企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)踐驗(yàn)證的真理。自2008年《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》發(fā)布后,內(nèi)控制度在上市公司和一些未上市大中型企業(yè)大范圍施行,近年來更引入專業(yè)內(nèi)控審計(jì)協(xié)助企業(yè)完善內(nèi)控制度。本文旨在從采購業(yè)務(wù)方面解析內(nèi)控,并以武鋼根據(jù)其自身特點(diǎn)形成的一套規(guī)范的采購內(nèi)控制度為例,加以闡述。也許武鋼內(nèi)控不是最好,但筆者認(rèn)為,其在可控范圍內(nèi)最大限度的控制了采購風(fēng)險(xiǎn),有其獨(dú)到之處。企業(yè)經(jīng)營管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要內(nèi)控,且應(yīng)細(xì)化內(nèi)控細(xì)則,切實(shí)按規(guī)范執(zhí)行。作為企業(yè)的“防火墻”,內(nèi)控體系建設(shè)應(yīng)受到管理層的重視。謹(jǐn)以上文拋磚引玉,與廣大同仁一起探討,帶動(dòng)企業(yè)完善內(nèi)控體系,提升管理水平。
[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)司.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解[M].北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2010.
[2]王金霞.強(qiáng)化物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)部控制[J].科技信息,2012,(29):451-452+472.