羅孝騫，郭娜娜

(1.黑龍江工業(yè)學(xué)院，黑龍江 雞西 158100； 2.華能黑龍江發(fā)電有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090)

Excel在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用技巧探究

羅孝騫1，郭娜娜2

(1.黑龍江工業(yè)學(xué)院，黑龍江 雞西 158100； 2.華能黑龍江發(fā)電有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090)

在財(cái)務(wù)處理中我們經(jīng)常要面對(duì)大量數(shù)據(jù)，要從中總結(jié)出一些數(shù)據(jù)規(guī)律和報(bào)表元素，雖然現(xiàn)在大多都有財(cái)務(wù)軟件支持，但也有很多數(shù)據(jù)需要我們自行處理，excel給了我們一個(gè)很好的平臺(tái)，筆者根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其常用函數(shù)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用進(jìn)行總結(jié)。

excel;round;vloopup;分類匯總

在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中我們經(jīng)常要面對(duì)大量數(shù)據(jù)，要從中總結(jié)出規(guī)律，有時(shí)也要從財(cái)務(wù)軟件中導(dǎo)出大量數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行處理。工資表的制作與發(fā)放也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這時(shí)我們就需要有一個(gè)良好的工具來(lái)加快我們的工作效率，excel無(wú)疑是一個(gè)最好的選擇。Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時(shí)間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計(jì)算平均值、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。現(xiàn)對(duì)幾個(gè)函數(shù)進(jìn)行介紹，并且說(shuō)明具體使用情況及相關(guān)技巧。

一 ROUND 函數(shù)可將某個(gè)數(shù)字四舍五入為指定的位數(shù)

例如，如果單元格 A1 含有 53.2689并且希望將該數(shù)字四舍五入為小數(shù)點(diǎn)后兩位，則可以使用以下公式：=ROUND(A1, 2) 此函數(shù)的結(jié)果為 53.27。語(yǔ)法為：ROUND(number, num_digits)，如果 num_digits 大于 0(零)，則將數(shù)字四舍五入到指定的小數(shù)位。 如果 num_digits 等于 0，則將數(shù)字四舍五入到最接近的整數(shù)。 如果 num_digits 小于 0，則在小數(shù)點(diǎn)左側(cè)進(jìn)行四舍五入。

我們?cè)谧龉べY表的時(shí)候，要計(jì)算五險(xiǎn)一金及個(gè)人所得稅，通常用公式進(jìn)行運(yùn)算，但得出的數(shù)據(jù)并不是規(guī)范的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可能在excel里設(shè)置保留二位小數(shù)，實(shí)際上這是不夠的。例如，養(yǎng)老保險(xiǎn)是工資的8%，工資為3018.12,那么我們實(shí)際excel計(jì)算出來(lái)的養(yǎng)老保險(xiǎn)結(jié)果為241.4496,而并不是我們看到的241.45，由于五險(xiǎn)一金及個(gè)稅的繳納，工資的發(fā)放多要形成報(bào)表，導(dǎo)入第三方系統(tǒng)，如果出現(xiàn)這樣的數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)差錢的情況，數(shù)額并不大，應(yīng)該不到1元，但如果這樣的數(shù)據(jù)形成的報(bào)表，可能通不過(guò)對(duì)方系統(tǒng)的驗(yàn)證，或造成工資表上的金額和上繳金額不一致的情況。所以當(dāng)我們做工資的時(shí)候應(yīng)該用round函數(shù)對(duì)計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)一一進(jìn)行處理，這樣就不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)了(加減運(yùn)算除外)。

二 函數(shù)vlookup的用法和功能

用VLOOKUP來(lái)實(shí)現(xiàn)查找和引用功能。vlookup函數(shù)在表格左側(cè)的行標(biāo)題中查找指定的內(nèi)容，當(dāng)找到時(shí)，再挑選出該行對(duì)應(yīng)的指定列的單元格內(nèi)容。

vlookup函數(shù)的語(yǔ)法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

以筆者工作為例，在送存工資款中，需要報(bào)工資表給銀行，工作表里需要這幾項(xiàng)數(shù)據(jù)：序號(hào)、姓名、銀行賬號(hào)、金額。賬號(hào)庫(kù)和工資原表如下。

帳號(hào)庫(kù)

工資表

現(xiàn)在我們?nèi)绾螌①~號(hào)加入到工資表中，是我們需要解決的問(wèn)題。首先我們?cè)诠べY表D1單元格內(nèi)插入函數(shù)—查找與引用—vloopup，這時(shí)出現(xiàn)如圖：

1.lookup_value：lookup是查找的意思，value是值，就是要查找的值。

2.table_array：“你要到哪去查找這個(gè)值？”就在這個(gè)table_array的區(qū)域里。選定這個(gè)區(qū)域，公式將在這個(gè)區(qū)域?qū)ookup_value進(jìn)行查找。

3.col_index_num：col是column單詞的縮寫，是列的意思，index是索引的意思，合起來(lái)就是你在table_array區(qū)域中要找的值所在的列數(shù)，比如你要找一列電話號(hào)碼，是在table_array區(qū)域的第三列，那么col_index_num就是3，這是一個(gè)相對(duì)引用的概念。

4.range_lookup：為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯(cuò)誤值 #N/A。

說(shuō)明：如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 為 TRUE，則使用小于等于 lookup_value 的最大值。

如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小數(shù)值，函數(shù) VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A。

如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A。

注意：如果二個(gè)工作表都在一個(gè)excel文件中進(jìn)行引用時(shí)，我們選定的區(qū)域的相對(duì)地址為sheet1!B1:C17，這時(shí)我們要把它變?yōu)榻^對(duì)地址sheet1!$B$1:$C$17，如果是相對(duì)地址，向下填充時(shí)有些值會(huì)引索不到，如不在一個(gè)excel文件中，則不會(huì)出現(xiàn)上述問(wèn)題。

下拉填充后結(jié)果如下圖：

Vloopup函數(shù)應(yīng)用廣泛，我們要舉一反三，在二表或多表之間的比對(duì)，找錯(cuò)都可以用到，熟練掌握該函數(shù)的用法對(duì)提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理有相當(dāng)大的幫助。

三 分類匯總及其一些技巧

Excel的分類匯總對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理無(wú)疑是雪中送炭，功能強(qiáng)大，不用再使用VF，access等一些數(shù)據(jù)庫(kù)操作來(lái)匯總我們需要的結(jié)果。用一例來(lái)詳細(xì)說(shuō)明(其中也涉及一些其它小函數(shù))。

報(bào)表要求你單位職工平均月收入，公式很簡(jiǎn)單，就是每個(gè)人全年收入除以12，但快速做出報(bào)表就不容易了，具體操作如下。

1.將全校教職工的收入(工資、獎(jiǎng)金等)做成統(tǒng)一格式(第一列為姓名、第二列為金額)。

2.新建工作表，將所有收入復(fù)制到新工作表中。

3.按姓名進(jìn)行排序(注：升序、降序都可以，但一定要排序，這里我們沒(méi)有考慮重名的情況，如果有重名最好按身份證號(hào)操作，如沒(méi)有身份證號(hào)重名一定要特殊記錄)。

4.排序后選定工作表，選擇工具—分類匯總，如圖所示：

以姓名為分類字段，求和項(xiàng)(匯總項(xiàng))為工資，確定，結(jié)果如下圖：

完成分類匯總，但是我們要將分類匯總結(jié)果制成報(bào)表也需要一些小技巧，需要二步操作：

1.我們要選定分類匯總結(jié)果，點(diǎn)編輯—定位—條件定位—可見單元格點(diǎn)確定后，復(fù)制，然后粘貼到別一個(gè)新表中(如果直接復(fù)制粘貼的話，會(huì)把整個(gè)表的數(shù)據(jù)都粘貼過(guò)去)。

2.替換掉匯總字樣和空格(空格一定要替換掉，因?yàn)榭崭褚菜阕址?，李剛和李?，在計(jì)算機(jī)里并不是一個(gè)人)，用平均值函數(shù)求出平均值，這樣我們需要的平均工資數(shù)據(jù)就出來(lái)了。

在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理中，excel有很多函數(shù)和模塊可以用到，比如說(shuō)分列(在有身份證號(hào)的情況下，分離出人員的出生日期)，條件函數(shù)，篩選，有效性里的序列等都是常用的，如果能熟練地掌握這些函數(shù)的用法，活學(xué)活用，也可以制作出適應(yīng)我們需要的函數(shù)公式，會(huì)大大加快我們的工作效率。

ClassNo.:F224-39DocumentMark：A

(責(zé)任編輯：鄭英玲)

AppliedTechniquesofExcelinHandlingtheFinancialData

Luo Xiaoqian，Guo Na’na

(1.Heilongjiang University of Technology,Jixi, Heilongjiang 158100, China ； 2.Hei Longjiang Hua Neng Generation Co. Ltd. Harbin, Hei Longjiang 150090,China)

It is necessary to summarize of the data and report entities in financial transaction which involves the vast amount of data. Even there are accounting software supports, manual handling is still commonly used . Excel provided a good platform to deal with the data. Based on author's experience, common mathematical functions of Excel in accounting are summarized.

excel; round; vlookup; subtotal

羅孝騫，助理研究員，黑龍江工業(yè)學(xué)院。

郭娜娜，經(jīng)濟(jì)師，華能黑龍江發(fā)電有限公司。

1672-6758(2013)10-0052-2

F224-39

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